Ao se formar em Odontologia, muitos profissionais optam por montar seu próprio consultório. Entretanto, esta atividade requer muito mais do que os conhecimentos adquiridos durante a faculdade. É preciso possuir uma série de competências para conseguir realizar a administração de consultório odontológico.
Além de trabalhar em sua área, o dentista precisa conhecer algumas regras elementares de administração, uma vez que ele deverá gerenciar, contratar e administrar serviços de colaboradores e de prestadores de serviços, controlar o faturamento, efetuar as cobranças e fazer o atendimento de seus pacientes.
Existem algumas tarefas rotineiras que facilitam a gestão de consultório odontológico. E é por isso que preparamos esse guia completo sobre administração de consultório odontológico.
O que é Administração de Consultório Odontológico?
A administração de consultório odontológico é o controle de todos os processos realizados dentro de uma empresa para que alcance as metas e os objetivos.
Atualmente, a gestão de uma clínica envolve não apenas o conhecimento técnico de administração, mas também toda a parte estratégica, influenciando e incentivando a equipe de profissionais envolvidos, e estando sempre atenta às tendências, inovações e aos hábitos, preferências e comportamentos do público.
Ou seja, fazer a administração de consultório odontológico não significa somente ter o controle das entradas e saídas financeiras ou não deixar faltar insumos. Além disso, é necessário que o gestor tenha pensamento empreendedor e de liderança, para aproveitar todas as oportunidades que possam surgir.
Qual a CNAE para Consultório Odontológico?
A Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) para consultório odontológico é 8630-5/04.
Q – SAÚDE HUMANA E SERVIÇOS SOCIAIS
86 – ATIVIDADES DE ATENÇÃO À SAÚDE HUMANA
863 – Atividades de atenção ambulatorial executadas por médicos e odontólogos
8630-5 – Atividades de atenção ambulatorial executadas por médicos e odontólogos
8630-5/04 – Atividade odontológica
Esta subclasse compreende as seguintes atividades:
- Consultas e tratamento odontológico prestadas a pacientes em clínicas e consultórios odontológicos, em hospitais, clínicas de empresas, quando estes locais são equipados com a infraestrutura necessária para a realização de procedimentos cirúrgicos odontológicos;
- Unidades móveis terrestres equipadas de consultório odontológico;
- Unidades móveis fluviais equipadas de consultório odontológico.
Entretanto, esta subclasse não compreende:
- Os laboratórios de prótese dentária (3250-7/06);
- A atividade odontológica sem recursos para realização de procedimentos cirúrgicos (8630-5/05)
Como administrar um Consultório Odontológico?
A administração de consultório odontológico não é uma tarefa tão simples, porém quem o faz de maneira adequada alcança melhores resultados do que os concorrentes.
Conheça então algumas práticas imprescindíveis para o sucesso de uma empresa, neste caso, um consultório odontológico.
Faça um planejamento estratégico
Esta é uma forma de gestão essencial para estimar metas e determinar os rumos do seu consultório odontológico. Para isso é preciso definir os objetivos organizacionais e escolher os procedimentos e métodos para chegar onde se deseja.
Sempre revise o planejamento estratégico
É muito importante rever o planejamento estratégico para acompanhar as mudanças de cenário e também para analisar o andamento de tudo que foi traçado a pequeno, médio e longo prazo.
Otimize os processos
Esta prática pode ajudar a clínica a crescer de forma eficiente e organizada, economizando tempo e dinheiro. É muito importante que a gestão dos processos administrativos esteja ligada diretamente a formação de uma equipe talentosa, cuidadosa e disposta a agarrar com confiança e determinação cada decisão tomada em conjunto. Essa gestão inclui a prestação dos serviços relacionados aos pacientes, os processos administrativos, financeiros e relacionados aos fornecedores. Além disso, também é essencial que o profissional siga processos técnicos, identificando o problema de cada paciente, avaliando as possíveis soluções e sem deixar de lado o atendimento humanizado.
Mantenha o ambiente organizado
Os consultórios precisam passar aos pacientes credibilidade e confiança, já que lida diretamente com a saúde das pessoas. Para isso é importante escolher móveis confortáveis e bonitos, organizar os móveis para facilitar o fluxo dos pacientes, oferecer água ou café, deixar todas as ferramentas necessárias no balcão da recepcionista, criar distrações como TV, música ambiente ou Wi-Fi grátis.
Invista em tecnologia
Ela pode gerar ainda mais facilidades e menos riscos aos clientes, modernizando o ambiente.
Coloque o paciente em primeiro lugar
De nada adianta saber como administrar um consultório odontológico se o paciente não está satisfeito. Por isso essa é uma das regras essenciais para uma boa administração.
Monitore os concorrentes
É importante que o dentista esteja atento ao mercado em que atua e como os demais profissionais estão prestando o mesmo atendimento.
Separe as finanças pessoais das finanças profissionais
Confundir as duas finanças é um dos principais erros cometidos em consultórios odontológicos. Quando o dentista consegue separar o pessoal do profissional, a gestão flui com maior facilidade.
Contrate profissionais qualificados
Um bom atendimento é capaz de fidelizar o paciente. Além disso, este pode fazer o marketing boca a boca, levando mais pessoas até o consultório.
Como escolher o Público Alvo do seu Consultório Odontológico?
Antes mesmo de iniciar as atividades relativas à administração de consultório odontológico é fundamental estabelecer qual será o seu público alvo.
É importante se perguntar: para qual público você quer direcionar o seu trabalho? Será algo mais voltado para qual faixa de renda salarial? Qual a faixa etária? Quais suas prioridades e o que valorizam?
Definir o público alvo é necessário, pois cada um deles tem suas peculiaridades e exige estratégias de marketing distintas. De nada adianta querer cativar seu público aplicando peças genéricas e sem qualquer segmentação, o resultado disso poderá ser um enorme prejuízo.
Na hora de escolher o público alvo do seu consultório odontológico é importante fazer uma pesquisa de mercado para enxergar oportunidades. Também avalie como a concorrência atua, como são seus produtos e serviços, os diferenciais, como é a forma de atendimento ao público, quais canais de comunicação utilizam e a forma de linguagem.
Além disso, o profissional que deseja abrir um consultório também deve conversar com as pessoas interessadas e criar grupos de segmentação, de forma a encontrar quem realmente pode se interessar pelos seus produtos ou serviços.
Seguindo essas dicas, você será capaz de criar boas formas de divulgação para o seu negócio, atraindo o público certo e mantendo a agenda cheia.
Como conquistar mais pacientes para o seu Consultório Odontológico?
Conquistar mais pacientes é o objetivo de todo consultório odontológico, entretanto requer foco no mercado, profissionalismo e, além de tudo, algum investimento. Confira algumas dicas que vão contribuir para aumentar o fluxo de pessoas na clínica:
- Descubra como os pacientes preferem ser abordados e monte uma estratégia de comunicação;
- Use redes sociais de forma estratégica;
- Ofereça agendamento pelo Facebook ou Whatsapp;
- Avalie a experiência que você oferece, neste caso, o conforto térmico, visual e acústico tanto à equipe como os pacientes;
- Faça os clientes se sentirem especiais não apenas durante a consulta, mas também em datas especiais;
- Envolva-se em uma causa, pois isso traz a possibilidade de conhecer pessoas diferentes;
- Crie eventos que leve pessoas até o consultório, como uma semana de prevenção ou avaliações de cortesia.
Essas são apenas algumas estratégias que podem ser utilizadas para conquistar mais pacientes para o seu consultório. Mas se forem colocadas em prática, com certeza renderá um ótimo resultado.
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Como organizar a agenda de um Consultório Odontológico?
O aumento da produtividade de um consultório odontológico pode estar diretamente ligado à organização da agenda. Isso porque uma agenda desorganizada afasta e desagrada pacientes, que ou esperam demais pelo atendimento ou não conseguem vagas.
A agenda de consultório tem o papel de ajudar no trabalho da secretária e do dentista para que eles consigam gerenciar o tempo das consultas, encaixar pacientes entre um atendimento e outro e confirmar presenças com antecedência.
Por isso, uma sugestão para organizar a agenda de um consultório odontológico é ter uma agenda online, pois assim todos podem ter acesso à grade de agendamentos.
Outro ponto importante é saber equilibrar a agenda (entre pacientes novos, cuja consulta é mais demorada, e pacientes antigos) para conseguir fazer encaixes durante os intervalos dessas consultas.
Também é necessário reservar um intervalo de segurança entre as consultas, para que os pacientes não esperem muito tempo e também para que o profissional consiga se preparar para o próximo atendimento.
Realizar a confirmação das consultas com pelo menos um dia de antecedência reduz o índice de faltas no consultório e também ajuda o dentista a reorganizar a agenda, caso alguém desista.
Como você pode perceber, a organização da agenda de dentista é um dos passos para o bom funcionamento do consultório.
Como administrar a equipe do seu Consultório Odontológico?
A experiência de um paciente com o consultório odontológico começa com o primeiro ponto de contato, que é com a recepcionista. É importante que o dentista saiba que a sua equipe é essencial para a captação de novos pacientes e também para a manutenção de clientes atuais.
O sucesso da administração de consultório odontológico depende das pessoas que estão atuando no dia a dia e por isso elas precisam estar motivadas e interessadas. E isso é possível através de uma boa administração de equipe.
Não basta apenas pagar um salário justo e estar em dia com as obrigações trabalhistas. Os colaboradores precisam enxergar o dentista como um líder, que vai motivá-los e incentivá-los a desenvolver o seu potencial e aplicá-lo em benefício do consultório e da sua própria carreira.
É importante ressaltar que a gestão de pessoas precisa ser feita com base em diversas habilidades, como empatia, diplomacia, autoridade, sinceridade e coerência. E vale lembrar ainda que o gestor de equipes é um modelo, portanto, ele deve atuar de forma ética e profissional.
Como fazer um Livro Caixa para Consultório Odontológico?
A organização das finanças de um consultório consultório odontológico é fundamental para que o profissional encontre oportunidades de economia no dia a dia. Além disso, saber quais são os procedimentos que mais fornecem receita, pode ajudar a clínica no ponto de vista estratégico e também financeiro.
Outro ponto importante da administração de consultório odontológico é estar a par de suas responsabilidades fiscais, se protegendo de problemas futuros com a Receita Federal.
E, para facilitar a gestão de um consultório odontológico, principalmente na questão tributária, um grande aliado é o Livro Caixa.
Os registros de pagamentos e recebimentos no Livro Caixa servem, além de uma ferramenta financeira, para fins de imposto de renda, uma vez que muitas das despesas ali registradas podem ser deduzidas da base de tributação.
Entretanto, é preciso obedecer algumas formalidades, como data do registro, breve histórico, além das entradas e saídas em ordem cronológica (contendo dia, mês e ano) e saldo atual utilizando a metodologia de débito e crédito.
No Livro Caixa, também é necessário anotar qualquer tipo de movimentação financeira envolvendo a empresa, desde contas de água e luz até reparos e pagamentos referentes a vendas ou outros serviços.
Se sua empresa não conseguir comprovar os gastos e ganhos, é possível que a Receita Federal autue o seu consultório por uma situação que é denominada como “omissão de receita”.
Caso isso aconteça, o seu negócio receberá uma documentação requerendo os atributos de ICMS, ISS, IPI, PIS, COFINS, IRPJ, CSLL ou Simples Nacional, para que seja feita uma análise dos possíveis problemas por falta de comprovação.
Como fidelizar os pacientes do seu Consultório Odontológico?
Fidelizar os pacientes do seu consultório odontológico também requer dedicação e alguns cuidados.
Por outro lado, ter clientes fiéis é essencial para o bom funcionamento de um consultório odontológico a longo prazo, pois essa é a garantia de que eles voltarão para serem atendidos, gerando fluxo de atendimentos, agenda sempre cheia e, como consequência, movimentação de caixa.
A fidelização de um paciente se inicia com um bom relacionamento com o cliente e também com uma ótima estratégia de marketing. Ela só será efetiva quando o paciente se sentir realmente confortável em seu ambiente e seguro com seu atendimento.
Para que você possa entender como fidelizar pacientes, listamos algumas dicas que vão te ajudar a aumentar a lucratividade do seu negócio com mais pacientes todos os dias.
Aposte em estratégia de marketing digital
Levando em consideração que a experiência do seu cliente começa no momento em que ele entra em contato com sua clínica, as estratégias de marketing digital são importantes para que ele encontre credibilidade e então agende uma consulta.
Tenha um ambiente aconchegante
Todos os ambientes do consultório precisam ser aconchegantes, para garantir que o paciente se sinta bem tanto na sala de espera quanto durante a realização de algum procedimento. Por isso, é fundamental apostar em poltronas confortáveis, iluminação e pontos de distração (TV, internet e revistas).
Tenha uma agenda flexível
É importante saber equilibrar a agenda para poder fazer encaixes, quando preciso. E para isso é fundamental contar com a ajuda de uma secretária atenciosa e disponível para entender as necessidades de cada paciente.
Faça um atendimento exclusivo
O dentista deve atender o seu paciente com profissionalismo, mas ao mesmo tempo conseguir manter um diálogo para que ele se sinta em casa. É muito importante chamar o paciente pelo nome, ser cuidadoso com os procedimentos e, se precisar, explicar algo para seu cliente de forma compreensível.
Tenha presença online
Atualmente, o universo digital tem sido a principal ferramenta para se relacionar com seu cliente, uma vez que ele permite uma interação e um relacionamento mais duradouro, sem muita dificuldade.
Para isso, é fundamental ter páginas nas redes sociais, postar conteúdo relevante e ser ativo (responder os comentários, curtir e compartilhar postagens em que você foi marcado).
Software de gestão
Os software de gestão para clínica odontológica podem facilitar desde o relacionamento com pacientes até o controle de estoque e finanças. Para fazer a escolha certa, é preciso analisar a sua funcionalidade, facilidade de uso e possibilidade de backup.
Conclusão
Como você pode notar ao longo deste artigo, a administração de consultório odontológico não é uma tarefa simples, mas também não é nada tão complexo que não possa ser feito dentro dos padrões necessários.
Caso o profissional responsável pela clínica não se sinta seguro em realizar todas as tarefas para uma boa gestão, é indicado que ele procure a assessoria de profissionais capacitados para orientar na condução de seus negócios.
É importante lembrar que, para que um consultório odontológico seja bem sucedido é preciso: conhecer o mercado em que está atuando e definir o público-alvo com ações de marketing; coordenar as finanças, gerenciando de forma a conseguir lucratividade para a clínica, com ações do setor financeiro; e atender os pacientes com as melhores técnicas e com alto padrão de atendimento.
Administrar um consultório odontológico envolve muito mais do que a formação do profissional em Odontologia. Ele precisa desenvolver o seu perfil empreendedor e conhecer todas as funções de sua clínica para conseguir retorno financeiro e reconhecimento no mercado.
