Manter a produtividade, a estabilidade financeira e um atendimento de qualidade são preocupações constantes de um consultório odontológico e o procedimento de confirmação de consulta pode ajudar a tornar esse processo mais fácil.
Afinal, o não comparecimento dos pacientes pode ser uma das principais fontes de incerteza de um consultório odontológico. E como resultado, isso afetará a produtividade e a estabilidade financeira do consultório.
Por isso, a confirmação de consulta pode ajudar a lidar com essa incerteza e isso pode ser feito de duas maneiras:
- Otimizar o agendamento dos atendimentos;
- Desenvolver e implementar estratégias de confirmação de consulta para que os pacientes não esqueçam suas consultas.
A princípio, otimizar apenas o agendamento dos atendimentos não vai resolver a incerteza que é causada pelo não comparecimento de pacientes.
Por isso é importante desenvolver um fluxo de trabalho e um processo de acompanhamento que ajudará a reduzir sua taxa de não comparecimento.
Um processo bem executado de confirmação de consulta suporta e constrói relações entre os pacientes e a equipe do consultório.
Além disso, os telefonemas de confirmação de consultas fornecem informações importantes para o plano diário e ajudam a equipe de atendimento na maximização da eficiência durante a visita do paciente.
Para maior impacto, a confirmação de consulta requer planejamento e deve ser feito de forma consistente. Por isso neste artigo falaremos sobre como funciona a confirmação de consulta e como implementar no seu consultório odontológico.
Como funciona a confirmação de consulta?
Diante da constante necessidade de adaptação dos compromissos, os pacientes faltam às consultas e as clínicas enfrentam grandes dificuldades para monitorar e gerenciar essas faltas.
Mas o que muitos profissionais não sabem é que existem ferramentas e táticas bastante eficientes para lidar com esses imprevistos e ainda permitir um gerenciamento de alta qualidade para reduzir as faltas no consultório e aumentar o faturamento da clínica.
A princípio, a confirmação de consulta nada mais é do que uma estratégia para verificar se o paciente realmente irá comparecer à clínica ou consultório no dia e horário combinado.
Sendo assim, a confirmação de consulta exerce um papel importante na gestão do consultório odontológico. Afinal, através dela é possível saber quando o seu paciente faltará e a partir disso encaixar outro paciente naquele horário.
Além disso, esse gesto aumenta as chances do paciente comparecer à consulta e evita prejuízos ocasionados por lacunas na agenda do profissional de saúde.
Quais são as vantagens de realizar a confirmação de consulta?
Os seus pacientes estão faltando muito ou costumam chegar atrasados para as consultas marcadas?
Reduzir faltas de pacientes e eliminar os atrasos dos seus atendimentos pode parecer uma situação sem solução.
Como dentista e empreendedor, a boa gestão da sua agenda de atendimentos é fundamental.
Por exemplo, através dela você tem o poder de ver quais de seus pacientes irão comparecer à consulta e quais não, como resultado, sua produtividade e rentabilidade aumentam.
Além disso, realizar a confirmação de consulta pode trazer diversas vantagens, entre elas:
- Redução do índice de absenteísmo;
- Melhor organização da agenda do consultório;
- Otimiza o faturamento do seu consultório;
- Melhorar a experiência do paciente e otimizar o seu tempo.
Como resultado, você pode preencher o horário de cada consulta, todos os dias, e aumentar de forma significativa a lucratividade do seu consultório.
Reduz o índice de absenteísmo
Os principais motivos que geram o absenteísmo dos pacientes são:
- esquecimento;
- imprevistos na agenda do paciente;
- falta de tempo;
- desinteresse do paciente;
- longas filas de espera;
- qualidade do atendimento no momento do agendamento da consulta;
- falta de opções práticas e ágeis para desmarcar a consulta.
Dito isso, é importante adotar a confirmação de consulta para reduzir essas faltas. Por exemplo, se o paciente tiver esquecido da consulta o mesmo será lembrado dela e caso tenha perdido o interesse em se consultar poderá desmarcar.
Além disso, treine a sua equipe de atendimento para gerar uma sensação de comprometimento no seu paciente, oriente a equipe a perguntar na finalização da comunicação com qualquer paciente:
“Sua consulta está confirmada no dia X, as N horas. Em caso de mudança de planos, por favor, você pode nos avisar com antecedência?”.
Leia também sobre Como Evitar A Falta E O Atraso Dos Funcionários No Seu Consultório.
Permite melhor organização da agenda do seu consultório
Ter o controle da agenda é fundamental para manter a dinâmica de funcionamento dentro de uma clínica ou consultório odontológico.
Dessa forma, através da confirmação de consulta é possível manter o controle da agenda médica e verificar quais pacientes vão faltar ou não.
Afinal, através de uma agenda organizada é possível saber os horários vagos e encaixar outros pacientes no lugar.
Em outras palavras, se um paciente desmarcar a consulta com antecedência, a secretária poderá encaixar outras pessoas no lugar.
Otimiza o faturamento do seu consultório
Um dos grandes problemas nas clínicas e em consultórios odontológicos é a ausência dos pacientes em procedimentos e atendimentos previamente agendados.
Afinal, essa falta gera prejuízos para o empreendimento, que não recebe o valor da consulta, além do horário do profissional, que fica ocioso no horário que deveria ser realizado o atendimento.
Melhora a experiência do paciente
Oferecer uma boa experiência de atendimento é um requisito básico para qualquer consultório odontológico.
No segmento da saúde, essa é uma necessidade ainda maior, já que apresenta características particulares que tornam essa tarefa mais difícil.
Por exemplo, na maior parte dos casos, os pacientes estão em um momento delicado, sentindo dores, ansiosos pelo fim do tratamento.
Como resultado, isso normalmente gera expectativas e muita ansiedade em relação à forma como são atendidos e a atenção recebida em todas as etapas do atendimento.
Logo, a forma de lidar com o paciente em todas as etapas, o que envolve inclusive o período anterior à consulta em si, é o que fará a diferença na maneira com que ele irá ver essa experiência.
Nesse sentido, ao enviar uma confirmação de consulta, já se cria um relacionamento de confiança e credibilidade entre o paciente, profissional e consultório.
Otimiza o seu tempo
O paciente que se ausenta no horário que foi marcado pode provocar uma série de problemas na agenda do profissional e impactar no tempo das consultas.
Primeiro, a ausência do paciente significa uma consulta a menos nas receitas. Segundo que, ao deixar de remarcar ou cancelar, você perde a oportunidade de encaixar outro paciente no horário vago, que cobriria o buraco na agenda.
Quais são as formas de fazer a confirmação de consulta?
Confirmar a consulta alguns dias antes da data é uma ótima forma de evitar que o seu paciente perca o atendimento devido ao esquecimento.
Além de ligações e mensagens por Whatsapp, atualmente existem softwares de gestão odontológica fazem envio automático de SMS ou e-mail com lembretes e confirmação de consultas para todos os pacientes marcados
Agora que você já entendeu o quão importante é implementar a confirmação de consulta na rotina do seu consultório odontológico, vem conferir algumas maneiras de colocá-la em prática!
Ligações para confirmar a consulta
Tradicionalmente, a confirmação da consulta é feita por contato telefônico. Um ou dois dias antes da data marcada, a secretária entra em contato com o paciente para confirmar a presença na consulta.
Esse procedimento consiste em ligar para cada um de seus pacientes, um por um, para confirmar a presença dele em seu agendamento.
Entretanto, devido ao seu custo elevado e a alta demanda de tempo das secretarias para realizar as ligações, não é uma das formas mais eficazes.
Além disso, nem sempre os pacientes terão disponibilidade para atender ligações durante o dia, resultando em uma falha na tentativa de comunicação.
Envio de SMS
Uma forma mais simples de se comunicar com os pacientes é via mensagens de texto (ou SMS). Além disso, é uma forma muito útil para estabelecer uma comunicação pontual, curta e objetiva.
Sob o mesmo ponto de vista, a confirmação de consulta por SMS consiste no envio de mensagens de texto, que pode ser feito de forma manual ou por algum software que automatiza esses envios.
Entretanto, o envio de SMS é considerado ultrapassado em relação aos envios por aplicativos de conversa como o WhatsApp.
Confirmação de consulta via WhatsApp
O WhatsApp é um dos principais aplicativos de bate-papo do mercado mundial. No Brasil, seu uso é quase unânime, como resultado ele é uma ótima ferramenta para você se comunicar com seu paciente.
O atendimento por WhatsApp vem sendo mais utilizado tanto para marcações de consultas quanto também para confirmações. Além disso, ele é um meio de não “incomodar” o paciente, uma vez que ele responde somente quando conseguir e também se ele quiser.
Assim, é um meio de entrar em contato e confirmar sem criar confusões, além de não haver custos para o empreendimento.
Softwares para confirmação de consulta
Melhor do que reduzir a sua taxa de ausências não justificadas nas consultas, é conseguir fazer isso de uma forma prática e assertiva e o software para confirmação de consulta podem ser uma ótima alternativa.
Utilizando a ferramenta certa, você pode automatizar os serviços de uma secretária e ainda configurar o envio e recebimento de todas as mensagens, realizações de chamadas e determinar comandos que possibilitem respostas inteligentes para cada solicitação do paciente.
Como os envios das mensagens são automáticos, você ou a secretária, não precisa ficar atento ao horário para fazer ligações e confirmar os atendimentos. Pois, os próprios sistemas oferecem esse recurso e disponibilizam uma configuração de horário e mensagem.
Exemplo de mensagem de confirmação de consulta
“Boa tarde, (Nome do Paciente)! Gostaríamos de lembrar de sua consulta com a Dr. Emanuele foi agendada para amanhã às 9 da manhã. Responda 1 para confirmar e 2 para cancelar”.
“Caro paciente, gostaríamos de lembrar a você que sua consulta agendada é amanhã às 9 horas. Responda 1 caso não possa comparecer”.
“Prezada (o) Paciente, obrigado por escolher o nosso consultório.
Seu (s) exame (s) estão agendados para o dia 15/06/2022 (quarta-feira) às 14:00 hs.
Recomendações :
* Levar os exames anteriores caso tenha.
* Levar acompanhante somente em caso de necessidade.
* Comparecer 15 min. antes do horário marcado.
CASO NÃO POSSA COMPARECER, ENTRE EM CONTATO CONOSCO. FAVOR CONFIRMAR O RECEBIMENTO DESTA MENSAGEM.”
Conheça algumas dicas para te ajudar na confirmação de consulta
Confira abaixo algumas dicas que podem ajudar o seu consultório odontológico na hora de confirmar a consulta.
Programe um lembrete para o dia anterior à consulta
Algumas clínicas têm o costume de enviar o lembrete no dia do agendamento. Porém, caso o paciente não consiga ir, pode ficar em cima da hora para fazer uma realocação.
E se tratando da confirmação de consulta existem algumas estratégias que proporcionam um maior alcance das mensagens. O ideal é que o envio seja feito no dia anterior, assim, há tempo de remarcar o horário.
Sugira a remarcação para não comparecimentos
Caso o paciente não possa comparecer na consulta agendada é fundamental sugerir a remarcação da consulta para outro dia. Essa é uma forma de fidelizar o paciente e manter um bom relacionamento.
Crie uma lista de espera
Uma lista de espera é uma lista com todos os pacientes que não conseguiram marcar uma consulta no dia e horário desejado e ficam esperando por uma desistência.
Desse modo, quando um paciente desmarcar é possível ligar para esse paciente da lista de espera, que ao invés de esperar meses pelo atendimento será atendido no dia seguinte, por exemplo.
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Conclusão
Quando um paciente não comparece à consulta, não avisa e nem remarca, isso gera um problema para o profissional, que não tem como encaixar outra pessoa no horário, o que faz o dentista perder tempo e dinheiro.
Sendo assim, implementar uma estratégia de confirmação de consulta em seu consultório é fundamental para evitar o alto índice de faltas que geram perda de dinheiro e de tempo.
A confirmação de consulta traz muitos benefícios para o consultório e clínica odontológica.
Pois, além de reduzir faltas indesejadas, facilita o encaixe de pacientes, não prejudica o financeiro, otimiza o trabalho da secretária e melhora a experiência do paciente.
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