A produtividade é o resultado daquilo que é produtivo, que se produz, que é rentável. É a capacidade de produzir e gerar um produto associado à técnica e ao capital empregado.
Melhorar a produtividade é uma meta que donos de clínicas e consultórios odontológicos estão sempre em busca. E existem técnicas que auxiliarão na melhoria desse aspecto.
Continue a leitura deste texto e aprenda como aumentar a produtividade do seu negócio!
O que é produtividade?
Produtividade é a expressão da eficiência de qualquer negócio. Para uma indústria, por exemplo, a produtividade está diretamente ligada à eficácia e eficiência na produção.
Os indicadores da produtividade de uma empresa estão relacionados ao processo de produção para geração de produtos e/ou serviços. E pode ser medida pelo EBITDA (Earnings Before, Interest, Taxes, Depreciation and Amortization), que significa “Lucro antes de juros, impostos, depreciação e amortização”.
Representa quanto uma empresa gera de recursos, através de suas atividades operacionais, sem contar impostos e outros efeitos financeiros. É um indicador financeiro muito utilizado por analistas financeiros.
TPM (Total Produtive Maintenance),que significa em português, Manutenção Produtiva Total, é um sistema criado no Japão, tem como objetivo eliminar perdas, diminuir custos e ainda aumentar a produtividade das empresas e a sua competitividade.
O que significa ser produtivo ?
Ser produtivo é saber organizar suas responsabilidades e ter disciplina para fazer o que for estabelecido. Quando se tem foco e planejamento fica mais fácil otimizar os seus resultados, e enxergar as oportunidades de aprimorar o seu trabalho.
Uma pessoa produtiva não é aquela que trabalha no 220v. Ou a que corre para fazer a atividade atual. A produtividade tem mais a ver com o planejamento do que a própria execução das atividades.
Uma dica é: estruturar tarefas de forma que elas sejam realizadas em uma hierarquia de prioridade, disponibilidade e disposição. Respeitando os limites do profissional e atendendo as demandas mais importantes.
Por que a sua clínica precisa ser mais produtiva?
É importante entender os valores do seu negócio e, então, pensar em medidas que façam sentido para o seu dia a dia. Na saúde, não é diferente, a produtividade é algo importante, mas ela não deve ser a única medida a ser avaliada na empresa. Mesmo porque estamos lidando com seres humanos e é essencial a individualidade de cada um.
Mesmo que se tente criar uma padronização, como por exemplo as consultas com o mesmo intervalo de tempo, é necessário ter flexibilidade. De forma a priorizar a qualidade para os seus pacientes (e ainda conseguir bons resultados).
Afinal, para saber se a sua clínica precisa ou não ser mais produtiva, é importante avaliar o posicionamento e a oferta de valor da sua empresa, sempre considerando o nível de serviço que você deseja oferecer e entregar.
Seu consultório odontológico é a sua empresa! Sua clínica odontológica é a sua empresa!
E a produtividade está diretamente ligada à eficácia e eficiência dos seus atendimentos, ou dos atendimentos que sua equipe proporciona. Portanto, avaliar a produtividade do seu negócio é importante para a saúde financeira da empresa.
Colaboradores e pacientes mais satisfeitos
Toda a equipe deve ser treinada. Todos com o mesmo propósito trabalhando juntos proporcionam o melhor serviço para o seu cliente.
A entrega da produtividade dentro de uma empresa com propósitos, só faz sentido se a entrega vier com a satisfação do cliente. E dentro do seu consultório ou clínica não é diferente. É a satisfação do seu cliente que irá proporcionar a fidelização do mesmo, e consequentemente a indicação de outros clientes.
Alcance de melhores resultados
Alcançar os melhores resultados dentro da sua empresa está relacionado em produzir bem em um menor tempo, em tratar seus pacientes com eficácia e eficiência.
Tenha sempre em mente o propósito da sua empresa para trabalhar e seguir em frente, para que tudo faça sentido. Assim, os objetivos ficam esclarecidos e ter bons resultados se torna mais fácil.
Se o administrador ou o responsável por assumir as decisões dentro do seu consultório/clínica quiser trazer uma proposta de produtividade diferenciada, comparando a sua empresa com outras do mesmo ramo e que tenham valores distintos do seu, poderá comprometer a qualidade e a essência do serviço, podendo inclusive perder clientes.
Economia de tempo
Trabalhar com planejamento e organização é sem dúvida os grandes aliados do tempo. Então se você quer trabalhar com eficácia e eficiência, pense nisso. Seus clientes agradecem e valorizam. Afinal, ninguém gosta de perder tempo, não é mesmo ?
3 Ações que tornam a sua clínica improdutiva
A burocracia em excesso torna os processos lentos e prejudica a produtividade do seu consultório ou clínica. Novas soluções nos modelos de gestão, têm mostrado resultados efetivos, como a delegação de atividades, organização, modernização e automação para aumentar a produtividade.
Processos burocráticos
O excesso de burocracia pode ser o grande vilão dos gestores e administradores. Protocolos, documentação, assinaturas, autorizações e guias/formulários estão presentes nas rotinas de trabalho dos consultórios ou clínicas, mas a tendência é modernizar e fazer uso da tecnologia.
A autonomia dos colaboradores deve ser equilibrada para que a equipe tenha a capacidade de dar respostas autônomas, ou seja, é importante estar sempre investindo em treinamentos para toda a equipe com constância.
Funcionários sobrecarregados
A sobrecarga é um dos problemas que afeta os funcionários, os desmotiva e isso reflete direto no desenvolvimento e sucesso do seu negócio.
É importante saber dividir as tarefas e ajudar a identificar quem da sua equipe está sobrecarregado. Para que assim aconteça uma distribuição dos afazeres de forma mais justa, mantendo o equilíbrio e o bem estar de toda a equipe.
Afinal, aquele troca troca de funcionário afeta o dia a dia da sua empresa, a organização e efetividade na conclusão dos afazeres diários.
O ideal é ter funcionários felizes e dispostos no seu consultório ou clínica odontológica, recebendo bem os pacientes e ajudando na fidelização dos mesmos.
Não uso de tecnologias
Agenda de papel, preenchimento de guias de forma manual, papelada por toda a parte. Fichas clínicas e exames de pacientes impressos; e assim vai. Tudo isso ocupa espaço, dificulta a organização e demanda mais tempo para a realização.
A tecnologia pode otimizar tudo isso, além de não precisar de armários para toda a papelada. Auxilia na gestão do seu consultório, seja através do uso de aplicativos e sistemas que permitem automatizar processos, seja para organizar e unificar agendas digitais, a rotina e, muito mais.
A verdade é que não tem como fugir da nossa realidade. E portanto não vemos hoje um consultório ou clínica odontológica sem o uso da tecnologia para quaisquer que sejam os resultados a serem alcançados.
6 Dicas para aumentar a produtividade no seu consultório Odontológico
Melhorar a produtividade é uma meta que donos de clínicas e consultórios odontológicos estão sempre em busca. E existem algumas dicas para te ajudar neste processo. Veja a seguir:
1) Mantenha o espaço organizado
A capacidade de organização pode interferir na eficiência. O ambiente, a área de trabalho e os seus instrumentais, tudo deve ser levado em conta e em uma ordem que facilite sua visualização e o raciocínio. O “como fazer isso” varia de pessoa a pessoa, mas a organização é invariavelmente aliada da velocidade na ação.
Um consultório ou clínica odontológica organizada, passa uma imagem de cuidado, de zelo para com o próximo. Uma sala de espera com um ambiente que transmite calma, que o seu cliente tenha prazer em estar. Uma equipe organizada faz toda a diferença, e é claro que o seu cliente percebe isso tudo.
2) Treine a sua equipe
A equipe deve ser preparada, treinada e ter o mesmo desempenho na empresa. Quando todos têm o mesmo objetivo e lutam pelo mesmo propósito, fica mais fácil trabalhar em equipe. Seu paciente também percebe e valoriza uma equipe qualificada e eficiente.
3) Organize a sua agenda de atendimentos
Organizar a sua agenda de atendimentos é essencial para garantir uma gestão de excelência na empresa (consultório/clínica), além de oferecer uma boa experiência para o seu cliente.
Para te ajudar na organização da sua agenda, sugerimos algumas dicas a seguir:
Agenda Online:
Pode ser utilizada em software pago ou gratuito, então não tem desculpas. Comece a utilizar a agenda online, seja no computador ou no seu aparelho de celular.
Com a agenda online é possível agendar os procedimentos com cores diferentes e intercalar diferentes tempos de consulta.
Distribuição de horários:
Estabeleça um intervalo fixo entre as consultas para ter tempo de preencher a ficha clínica por exemplo e bloqueie horários, para uma possível atender uma emergência que possa aparecer.
É importante ter horário para resolver pendências de pacientes ou mesmo reorganizar os horários depois de se atrasar em uma consulta que demandou maior tempo.
Conheça os perfis dos pacientes que atrasam:
Existe software que consegue avaliar pelas anotações da agenda quais pacientes atrasaram para a consulta, ou mesmo aqueles que faltaram, através de relatórios automáticos.
Ao analisar o perfil de cada um desses pacientes, provavelmente você vai encontrar um padrão de comportamento, ou pelo menos saber identificar quem sempre se atrasa.
Assim, ao agendar novamente esse paciente, o profissional da recepção pode deixá-lo para o final do dia, por exemplo, assim nenhuma consulta será atrasada ou pelo menos reduzirá as chances de atraso.
Envie lembretes de consulta para os pacientes
Os lembretes de consulta ou mensagens automáticas são uma ótima opção para quem quer automatizar essa demanda e reduzir faltas.
Assim, a recepcionista foca em recepcionar quem está na clínica, e não fica sobrecarregada com outros afazeres.
Tenha uma lista de espera
É comum acontecer desmarcações em menos de 24 horas para uma consulta. Aquele paciente que liga para informar que teve uma emergência e não poderá comparecer ao atendimento agendado.
Em seguida, a sua recepcionista poderá entrar em contato com as pessoas registradas na lista de espera, e tentar preencher o repentino espaço vazio.
O paciente que foi informado há algumas semanas que os próximos horários vagos seriam apenas daqui a alguns meses, recebe uma ligação e é avisado sobre uma consulta para aquele mesmo dia. Ele fica surpreso porque não pensou que a clínica fosse se lembrar de sua tentativa de agendamento, e consegue ser atendido antes que o imaginado.
4) Utilize a tecnologia a seu favor
A agenda inteligente ou agenda online, por exemplo, permite salvar os dados de cadastro e contato dos pacientes. Ela permite automatizar o processo de agendamento de consultas.
Além disso, o prontuário eletrônico pode se integrar ao site e à caixa de e-mail da clínica, permitindo que a pessoa agende um horário de forma online e que um e-mail seja enviado de maneira automatizada pelo sistema para confirmar o horário e o endereço agendado do seu cliente.
Existe software de gestão financeira completa, otimizando a organização e os resultados financeiros do seu negócio. A redução da papelada nos consultórios, e a liberação de espaço também são reconhecidos para quem está investindo no uso da tecnologia a seu favor.
Outra informação importante a ser considerada é que é possível ter o prontuário eletrônico hospedado na nuvem, e pode ser acessado por qualquer dispositivo com acesso à Internet. Em casos de emergência ter facilidade no prontuário de um paciente pode ser fundamental na escolha do tratamento.
Além da nuvem, o prontuário eletrônico consegue garantir a segurança da informação no mundo digital graças à organização e disposição dos dados. E eliminar falhas na comunicação devido a problemas na caligrafia dos profissionais.
5) Estabeleça metas diárias e mensais
O ideal é planejar metas diárias inicialmente. Assim você consegue visualizar o volume de tarefas que tem em cada dia e ter uma noção se será possível realizar todas ou não.
Com o planejamento realizado, se torna mais prático perseguir os objetivos. Pois, o compromisso de realizar as tarefas parece aumentar quando há essa distribuição de atividades em dias diversos.
Planeje com toda a equipe as metas diárias, semanais e mensais do seu consultório ou clínica odontológica e tenha a certeza do crescimento. Afinal, o comprimento de metas mensais impactam nos resultados da empresa.
Metas audaciosas e alcançadas devem ser reconhecidas e bonificadas aos profissionais que trabalharam juntos para alcançar. Assim, toda a equipe fica estimulada a alcançar os objetivos das próximas oportunidades.
6) Pontue as suas prioridades
Estruturar tarefas de forma que elas sejam realizadas em uma hierarquia de prioridade, disponibilidade e disposição. Respeitando os limites de cada profissional e atendendo as demandas mais importantes, é fundamental para organização e rendimento da equipe.
Programas que podem ajudar na produtividade da sua clínica
A tecnologia tem evoluído e se mostrado uma grande aliada na rotina de consultórios odontológicos. Veja a seguir algumas programas que podem ajudar na produtividade do seu negócio:
– Software de gestão
O Software de gestão é um sistema desenvolvido para ajudar e otimizar a digitalização e gerenciamento de clínicas, consultórios e unidades de saúde.
Criado para atender demandas de diversos estabelecimentos, o software de gestão na área da saúde dá suporte para organizar e automatizar a rotina do dia a dia, como: agendamento de consultas, preenchimentos de prontuários, arquivamento de exames, procedimentos, controle de estoque e materiais, entre outros.
O investimento em um software é imprescindível para quem quer alcançar resultados e crescer. Pois fornece dados e avaliações que uma gestão manual não conseguiria.
– Trello
O Trello é uma ferramenta inteligente para simplificar e agilizar o dia a dia da sua equipe, criada para organizar projetos pessoais e corporativos. Ele funciona como um painel de gerenciamento de projetos e permite personalizar os trabalhos para uso pessoal, profissional ou de uma equipe com um mesmo objetivo.
Essa ferramenta é gratuita para acesso mais simples, útil e de fácil acesso. Pode ser uma boa estratégia para ajudar na organização da gestão administrativa, gestão de pessoas/equipe do seu consultório ou clínica.
– Google Agenda
O aplicativo do Google Agenda foi desenvolvido para ajudar a poupar tempo. Facilitando a organização diária do seu consultório/clínica.
Com ele é possível marcar pacientes de acordo com o tempo que julgar necessário para o atendimento, separar procedimentos por cores, bloquear agendar, sinalizar observações, dentre tantas outras funções. O ideal é fazer um teste para ver a aplicabilidade no seu negócio.
Conclusão
A produtividade do seu consultório ou clínica odontológica está diretamente relacionada à eficácia e eficiência dos atendimentos aos pacientes. Portanto, avaliar a produtividade do seu negócio é importante para a saúde financeira da empresa.
Além disso, a entrega da produtividade dentro de uma empresa com propósitos, só faz sentido se a entrega vier com a satisfação do cliente. E dentro do seu consultório ou clínica não é diferente. É a satisfação do seu cliente que irá proporcionar a fidelização do mesmo, e consequentemente a indicação de outros clientes. Mesmo porque estamos lidando com seres humanos e é essencial a individualidade de cada um.
A seguir postaremos textos importantíssimos para a saúde financeira da sua empresa. Continue nos acompanhando e fique ligado nas dicas que estão por vir!
