Você possui um consultório e quer melhorar o processo de gestão contratando um software especializado mas está na dúvida sobre como escolher o melhor sistema para clínicas? Preparamos esse texto para você!
Um software de gerenciamento tem como objetivo principal facilitar a vida do dentista e as rotinas da clínica ou consultório, permitindo uma organização funcional muito útil. Entre as suas principais funções estão o controle de agenda de pacientes, o envio de SMS, lembretes, relatórios, além de armazenar todo o histórico do paciente.
No que diz respeito à gestão financeira, através do software é possível visualizar rapidamente quem são os clientes pagantes e os inadimplentes, além de outras funcionalidades como emissão de boleto bancário e integração com maquininha de cartão.
Quer saber mais sobre as vantagens e como escolher o melhor sistema de gestão de clínicas? Convidamos você a continuar a leitura deste texto para tirar todas as suas dúvidas!
O que é um sistema para clínicas?
Implementar um sistema para clínicas nada mais é do que contratar e utilizar as soluções dos software odontológico. Eles têm se tornado cada dia mais essenciais nas clínicas e consultórios. Através desta ferramenta é possível administrar a agenda dos dentistas, lembrar os pacientes das consultas, ter um prontuário eletrônico, controlar o estoque de materiais, gerar relatórios financeiros e até fazer ações de marketing odontológico.
Fato é que sem um software odontológico, o gerenciamento de consultórios fica muito mais complicado, com pilhas de papéis e com baixa otimização do tempo.
A maioria dos softwares odontológicos possuem interface amigável, ou seja, é fácil de usar, intuitiva e com muita automação. E o melhor é que esses gerenciadores funcionam na nuvem, podendo ser acessado também pelo celular ou tablet.
Otimização das atividades por meio de um bom sistema para clínicas
É possível otimizar diversas funções do dia-a-dia de uma clínica com a utilização dos sistemas. O software odontológico possui diversas funcionalidades e possui sistema modular, o que significa que você pode contratar apenas as funções que realmente serão utilizadas no seu consultório.
Listamos abaixo algumas funcionalidades que podem otimizar as funções da sua secretaria, ASB e até as suas, deixando sua rotina mais fácil e digital. Confira:
Agenda do Dentista
Com o software odontológico é possível registrar todos os compromissos do dentista em um único lugar. Assim, fica mais fácil sincronizar os seus horários pessoais com os da clínica.
Além disso, são enviados lembretes, que ajudam a evitar atrasos, e você pode acessar essa informação pelo celular ou tablet.
Acompanhamento de tratamentos
Como todas as informações dos pacientes podem ser salvas no sistema, você consegue acessá-las sempre que for preciso, principalmente antes ou durante a consulta, para mostrar que está por dentro do caso. Não é necessário salvar os documentos em arquivos de papel e nem em servidores locais, pois tudo fica arquivado na nuvem.
Gestão Financeira
Com o software odontológico é possível realizar o controle de contas a pagar e a receber, das faturas, do estoque e outras operações financeiras e administrativas. vale ressaltar que todas essas ações são integradas e atualizadas automaticamente.
Envio de mensagens
Manter a comunicação com todos os pacientes da clínica não é tarefa fácil, pois demanda tempo. Entretanto, é essencial para lembrá-lo que a clínica ou consultório existe e se preocupa com ele.
O uso do sistema de clínica consegue ajudar o seu consultório a descomplicar essa tarefa com o envio de mensagens instantâneas nos smartphones dos pacientes. Isso faz com que haja menos faltas, diminuindo o congestionamento de ligações e aumentando a satisfação dos pacientes.
Redes sociais
Alguns softwares permitem a integração com mídias sociais, tornando mais fácil e ágil a comunicação com os pacientes, uma vez que facilita a troca de mensagens.
Outros
Com a integração com o prontuário eletrônico, você pode fazer prescrições e emitir atestados pelo próprio sistema. Também é possível utilizar modelos já cadastrados com suas informações básicas.
O que observar ao escolher um sistema para clínicas
Agora que você já conhece as funcionalidades e as vantagens de usar um sistema de clínicas para ajudar na administração do seu consultório, chegou a hora de conhecer as principais características que os sistemas devem oferecer para você fazer uma boa contratação.
É importante se atentar para alguns pontos antes de contratar o serviço, como:
- A possibilidade de integração com outros sistemas, como Customer Relationship Management (CRM);
- Fácil migração de informações de outras plataformas e arquivos;
- Interface intuitiva e de fácil utilização;
- Sistema responsivo, que é aquele que se adapta aos diferentes formatos de tela dos dispositivos;
- Atualizações automáticas, sem a perda de informações;
- Capacidade de personalização de acordo com o perfil da clínica;
- Gestão do relacionamento com o paciente, com integração com mídias sociais, chats e emails;
- Suporte gratuito e disponível 24 horas por dia;
- Funcionalidades de atendimento ao paciente como agendamento online, envio de mensagens SMS, lembretes, felicitações de aniversário e campanha de marketing;
- Possuir mecanismos de gestão interna como controle de pagamentos, fluxo de caixa, contas a pagar, gestão de estoque, programar compras a fazer, emitir notas fiscais e calcular porcentagem de dentistas parceiros.
Além dessas funcionalidades é importante observar se o sistema oferece integração com outros tipos de softwares, sua segurança e facilidade de acesso, confira:
Integração de sistemas e operadoras do setor
É fundamental que um sistema de clínicas conte com um suporte técnico capaz de solucionar todos os problemas de forma rápida, o que garantirá que o trabalho não seja interrompido.
Por isso fique atento e verifique se o software possui suporte de diferentes formas, como chat, telefone ou e-mail. Além disso, é importante verificar se o software conta com cursos ou materiais educativos que ofereçam dicas de gestão e como usar as todas as ferramentas da melhor forma.
Alguns softwares odontológicos contam com integração com outros sistemas como máquina de cartão, envio de nota fiscal eletrônica, emissão de boletos e contabilidade. Por isso, se você quiser praticidade opte por sistemas que permitam integração para otimizar ainda mais as atividades de gestão do consultório.
Segurança da informação e manutenção de back-up
Um sistema de gestão para clínicas armazena dados pessoais dos pacientes, como nome, endereço, informações de contato e informações financeiras e de tratamento. Por isso, o software deve ser seguro e oferecer opções de backup.
Antes de contratar o serviço você deve verificar as formas de proteção de dados utilizados pelo sistema bem como a forma de armazenamento e backup de dados para que você não tenha problemas com paciente e para que não perca o seu banco de dados.
Facilidade de acesso ao sistema por diferentes dispositivos
Nada melhor do que verificar sua agenda de trabalho sempre que você precisar, não é mesmo? Os sistemas para clínicas permitem acesso remoto de todas as funcionalidades, pois o processo de armazenamento de dados é na nuvem.
Assim, caso seja necessário consultar algum dado com urgência, fazer uma prescrição de medicamentos ou pedido de exames, você não precisará ir ao consultório, é possível realizar todos esses procedimentos na sua casa.
Qual o melhor sistema para clínicas?
É possível encontrar um software odontológico gratuito, que é muito utilizado por aqueles que estão no início da implantação do consultório. O objetivo desse sistema é facilitar a gestão de clínicas e consultórios, disponibilizando uma ferramenta de qualidade.
Entretanto, é possível que esses softwares tenham limitações no seu formato gratuito, com restrição a uso e um número certo de cadastramentos, agendamentos, usuários ou fechamentos.
Geralmente, ao baixar um software odontológico gratuito, você pode:
- Realizar o cadastro de pacientes com fotos;
- Ter um controle múltiplo de agendamentos com até 10 agendas;
- Controlar o faturamento de múltiplos convênios;
- Emitir recibo;
- Controlar o retorno dos pacientes;
- Extrato de conta.
- Lançar os procedimentos realizados;
- Gerar relatórios administrativos, de faturamento e estatísticos;
- Fazer backup.
Software para clínicas grátis
Geralmente os softwares gratuitos possuem poucas funcionalidades liberadas, até mesmo porque as empresas pretendem fazer com que você contrate o serviço completo.
Portanto as empresas liberam períodos de teste que variam de 7 até 15 dias. Depois disso, você poderá usar funcionalidades limitadas ou terá que contratar o serviço para continuar usando o sistema completo.
Veja abaixo algumas opções de softwares gratuitos para agendamento de pacientes:
Global Free Clínicas
O Global Free Clínicas é um sistema FREE que atende a área médica e odontológica. É principalmente utilizado pelos profissionais que estão no início da carreira ou que possuem um consultório pequeno.
O objetivo do sistema de gestão é disponibilizar uma ferramenta de qualidade para os estudantes e consultórios de pequeno porte. Ao baixar o sistema a Global Soluções liberará por um ano o sistema YEAR que contempla:
- Um controle múltiplo de agendamentos com até 10 agendas;
- Cadastro de pacientes com fotos;
- Controle do faturamento de múltiplos convênios;
- Emissão de recibo médico/odontológico;
- Lembretes de pendências no cadastro do paciente;
- Agenda da semana;
- Controle de retorno dos pacientes;
- Extrato de conta;
- Lançamento de procedimentos realizados;
- Relatórios administrativos;
- Relatórios de faturamento;
- Backup;
- Relatórios estatísticos;
- Rotinas de segurança Global, padrão Nível 2 ANS;
- Tecnologia SMS GRATUITA;
- Controle Anti Glosas.
O Global YEAR não tem qualquer restrição a uso e não possui limite de cadastramentos, agendamentos, usuários ou fechamentos. Após um ano de uso gratuito você poderá renovar a sua licença.
Agenda Gongo
O Gongo é uma agenda inteligente que confirma as consultas automaticamente. Os pacientes podem marcar os próprios horários de atendimento na página da clinica no Facebook. Uma grande vantagem é que você pode ver no Google Agenda todos os horários marcados no Gongo.
Com essa agenda você pode lembrar seus pacientes de todas as consultas sem precisar ligar, acessar a agenda quando e como quiser e marcar as consultas de forma simples e amigável.
Software para clínicas pago
Temos inúmeras opções de softwares odontológicos no mercado. Antes de escolher é preciso testar e ver qual encaixa melhor na sua realidade clínica. Os preços também variam de acordo com as funcionalidades, número de cadeiras, número de dentistas que trabalham na clínica entre outras variáveis.
Por isso faça pesquisa, tire suas dúvidas com o suporte técnico e teste muito antes da contratação. Listamos abaixo alguns dos softwares mais utilizados pelos dentistas. Veja!
Software Odontológico Dentista Organizado
Dentista Organizado é um software odontológico completo. Com confirmação de consultas por Whatsapp e SMS. Emissão de Notas Fiscais Eletrônicas, e muito mais.
Software Odontológico Hi Doctor
O Hi Doctor é um software completo e fácil de usar, com agenda para atendimento online e organizada, prontuário médico, prescrição eletrônica, acesso com ou sem internet. Ele ainda gera faturas para convênios, relatórios, chat com secretária, lembretes e aplicativo para a captura de imagens da tela.
Esse é o único sistema para computador, tablet ou celular que funciona online e offline, atendendo a todas as possibilidades que você pode imaginar.
Software Odontológico iClinic
O software IClinic possui benefícios como: agendamento de consultas, cadastro de pacientes, prontuário eletrônico, controle financeiro e faturamento, recibos, atestados e prescrição eletrônica, além de CID 10 e odontograma.
Ele ainda conta com outros serviços como inserção de imagens, notificações via email, envio de SMS ao paciente e relatórios gerenciais.
Software Odontológico Dental Office
O Dental Office é um software com um serviço mais compacto. Ele oferece:
- Possibilidade de anotações por paciente;
- Ficha de cadastro de pacientes;
- Receituários;
- Atestados;
- Galerias de imagens e de documentos;
- Controle de consultas e retornos;
- Possibilidade de acompanhamento dos agendamentos, evitando faltas;
- Apoio financeiro;
- Ferramentas de captação e fidelização de pacientes como envio de email e SMS;
- Relatórios de controle de estoque, auditorias e serviços protéticos;
- Chat com o suporte do software e entre os colaboradores da clínica.
Software Odontológico ProDoctor
O software ProDoctor permite não só guardar todas as evoluções do paciente como também as anamneses, receitas, laudos e listas com os retornos. Além disso, ele oferece relatórios, controle de guias e um módulo de controle financeiro com configurações personalizadas.
Software Odontológico Blue Dental
Uma das grandes vantagens do Blue Dental é que ele oferece praticidade e auxílio para a sua clínica odontológica.
Entre as principais funcionalidades desse software estão:
- Fácil agendamento;
- Gestão financeira com controle das despesas;
- Odontograma visual com capacidade de criar plano personalizado para cada paciente, com inclusão de procedimentos e impressão do orçamento.
Software Odontológico Simples Dental
As principais funções do Simples Dental, que é uma excelente opção você e seus negócios com clínica odontológica são:
- Tem permissão para que você confirme consultas via SMS;
- Controla horários de atendimento, compromissos e envia alertas de retornos;
- Realiza gerenciamento de fluxo de caixa;
- Gera relatórios diversos;
- Faz acompanhamento de pacientes inadimplentes;
- Realiza emissão de boletos.
- Guarda informações sobre pacientes, como: tratamentos, orçamentos, atestados, anamnese, receituários e outros.
Além de tudo o que listamos acima, esse software tem um diferencial, pois possui integração com notificações de datas de aniversários de pacientes, datas comemorativas, lembretes de retornos e pós-cirúrgico. Isso significa que ele permite que sua clínica sempre esteja em contato com seus pacientes, ajudando na fidelização.
Conclusão
Como você pode notar, existem diversos tipos de sistemas para clínicas disponíveis no mercado e eles são capazes de facilitar a administração da sua clínica.
Eles auxiliam não apenas no agendamento de consultas e no acesso fácil às informações do paciente, como também ajudam na comunicação mais próxima com ele, aumentando a confiança e fidelização.
Como consequência do uso da tecnologia aliado ao ótimo atendimento prestado pela secretária e também pelo profissional, está o crescimento do negócio.
Por isso, se você ainda não utiliza um software para administrar a sua clínica, é hora de procurar aquele que mais se adequa ao seu perfil.
