A faculdade de Odontologia nos prepara para muitas coisas, de menos para enfrentar o mercado de trabalho, saber gerenciar um consultório e saber passar um orçamento odontológico.
Excelentes dentistas podem ter seus ganhos reduzidos ou dificuldades no consultório por não saber precificar seus tratamentos e não saber como passar um planejamento financeiro que o paciente aprove sem pedir grandes descontos.
Se você tem dificuldade em elaborar e passar um orçamento odontológico para seu paciente leia esse texto.
O que levar em conta na hora de fazer um orçamento odontológico?
A primeira pergunta que se passa na cabeça do dentista quando ele precisa passar valor de tratamento e como precificar esse tratamento. Muitos dentistas baseiam seus preços olhando os concorrentes, usando tabelas de convênios ou de entidades, como os conselhos regionais ou até mesmo supondo o preço pelo valor que irá gastar com materiais ou laboratórios.
Obviamente essas não são estratégias sustentáveis para elaborar planejamento financeiro e pode te levar a dificuldades financeiras em um consultório. Por isso, o ideal é que você construa a sua própria tabela de valores. Uma tabela que esteja alinhada a sua realidade e que irá te trazer bons rendimentos.
Com uma tabela adequada a sua vida ficará mais fácil, pois quando fizer uma lista das necessidades do paciente basta recorrer a tabela para elaborar o orçamento odontológico.
Para elaborar a sua tabela de honorários você deve considerar vários fatores, como os seus custos, quanto vale a sua hora clínica, quais serão os gastos com o procedimento, tempo de cadeira necessário para realizar o tratamento, entre outros fatores. Se você quiser saber mais sobre precificação de tratamento, preparamos um texto completo para você.
Veja abaixo alguns fatores que você deve levar em consideração na hora de elaborar o seu orçamento odontológico.
Complexidade do procedimento
O ideal na sua tabela de procedimento e honorários é dividi-la em complexidade de casos. Assim você poderá ter valores A e B. A de casos mais simples e B de casos mais complexos que você sabe que te darão mais trabalho e que certamente você terá mais tempo de cadeira para finalizá-lo.
Seu fluxo de caixa
Em resumo, um fluxo de caixa é o montante em dinheiro que a empresa recebe e gasta por meio de pagamentos aos credores. Sendo assim, a sua análise é utilizada para analisar a posição de liquidez da empresa. Pois ele informa a quantidade de caixa que entra na empresa, de onde e a quantidade que sai.
Além disso, ele pode ser positivo ou negativo. Se a diferença for positiva, isso significa que seu consultório tem mais dinheiro no final de um determinado período.
Porém, se a diferença for negativa, significa que você tem menos dinheiro no final de um determinado período quando comparado com o saldo no início do período analisado.
Finalmente, um bom controle do fluxo de caixa pode dar aos proprietários do consultório odontológico uma visão sobre se seus fluxos de caixa no estágio atual do ciclo de vida de sua empresa.
Por exemplo, um consultório odontológico estabelecido deve estar gerando fluxo de caixa suficiente das operações para atender suas necessidades diárias. Um consultório odontológico em expansão, por outro lado, pode estar obtendo a maior parte de seu fluxo de caixa do financiamento em vez de operações.
Além disso, pode ter grandes saídas de caixa para investimento e pode até mesmo ter um fluxo de caixa operacional negativo, uma vez que trabalha para aumentar sua base de clientes.
Tempo de duração
Para elaborar de maneira correta o seu orçamento odontológico considere todo o tempo de cadeira que irá gastar com seu paciente até finalizar o tratamento. Considere pequenos atrasos e possíveis repetições de procedimentos.
Ter que repetir um tratamento pode acabar com sua margem de lucro! Por isso, dependendo do tipo de tratamento, vale a pena dobrar o valor do procedimento.
Assim, você trabalha com uma margem de erros e não acaba com o seu lucro. Além, claro, de garantir a satisfação do seu paciente!
Honorários
Não trabalhamos só para pagar contas, certo? Por isso, um fator muito importante na precificação de serviços odontológicos é considerar a margem de lucro que você deseja ter, ou seja, definir o seu honorário.
Para fazer esse cálculo, você pode determinar, por exemplo, quanto deseja ganhar por hora e o que acredita ser justo de acordo com o tempo e conhecimento investido em cada atendimento.
De maneira prática, o lucro será a diferença entre o faturamento obtido com as vendas do tratamento odontológico e o custo do trabalho para realizar o esse serviço (lucro bruto).
Vamos parar um pouco e entender alguns conceitos!
O lucro bruto é o valor total do faturamento menos os custos de produção dos serviços. Esse lucro pode ser calculado com a seguinte fórmula: LB (lucro bruto) = RT (receitas totais) – (CV (custo variável+CF (custo fixo))
Mas, para saber, especificamente, o ganho de determinado tratamento odontológico, devemos calcular o MLB (margem de lucro bruto). A margem de lucro é a porcentagem inserida aos custos totais do serviço para gerar o preço final do procedimento.
Veja o exemplo:
MLB (margem de lucro bruto)= (LB (lucro bruto)/RT (receitas totais)) X 100
Considerando uma margem de lucro de 30%, em um tratamento de R$ 181, o lucro será:
30% de R$ 181, que é igual a: R$ 54,30.
Por isso, o preço final para o paciente sera a soma do gasto da clínica com o tratamento mais 30% desses gastos, que é o lucro. Sendo assim, nesse exemplo o procedimento teria o valor de R$ 181 + R$ 54,30 = R$ 235,30.
O lucro líquido é o que sobra no seu bolso após pagar todos os gastos e impostos. Outras questões que devem ser avaliadas ao fazer a sua precificação seria a avaliação do seu público alvo e analisar os seus concorrentes
Agenda
Ter a agenda cheia e evitar remarcações é fundamental para você conseguir manter o preço competitivo e que faça atingir sua meta de faturamento mensal.
Como os seus custos são fixos e sua meta de remuneração também, se você tiver uma agenda cheia de desmarques isso irá onerar os seus tratamentos! Treine a sua secretária para otimizar a sua agenda e evitar reagendamentos.
Quem deve apresentar o orçamento odontológico?
Não existe uma regra para apresentar o orçamento odontológico. O fato é que quem apresenta deve estar preparado para tal função. Geralmente, quem faz a apresentação do plano odontológico é o dentista ou a secretaria. O cirurgião-dentista pode negociar diretamente com o cliente, explicar como será o procedimento, o preço e as formas de pagamento.
Em algumas clínicas maiores existe a figura do gerente ou gerente financeiro que faz essa parte de negociação com o paciente.
Se você é dentista e tem facilidade na negociação, utilize esse dom para fechar os orçamentos. Caso contrário, se você tem dificuldades ou acaba cedendo muito no preço, é o momento de dividir a apresentação com um funcionário da clínica.
Independente de quem faz essa função a pessoa deve estar preparada, treinada e seguir as mesmas diretrizes para todos os pacientes.
Dicas para apresentar o tratamento odontológico e obter sucesso
Agora que vimos alguns cuidados na precificação vamos ver algumas dicas sobre a apresentação do plano de tratamento e como obter mais sucesso no fechamento dos orçamentos.
Explique o procedimento com calma e na linguagem do paciente
O momento de passar o planejamento é, sem dúvidas, um dos mais importantes. Essa consulta deve ser conduzida com calma, sem pressa. Você, ou o responsável deve explicar o tratamento de forma detalhada de maneira que o paciente compreenda o que será feito.
Traduza a linguagem técnica mais difícil para linguagem leiga mas sem infantilizar ou vulgarizar o tratamento. Se necessário for, utilize desenhos e imagens para ajudar a esclarecer possíveis dúvidas. Você também pode usar um modelo para ilustrar as intervenções.
Tenha o seu plano de tratamento em mãos e entregue tudo por escrito para o seu paciente.
Mostre os bons resultados de outros pacientes
É natural que o paciente que não te conhece tenha dúvidas em relação a qualidade do seu tratamento. Uma atitude que pode ajudar nesse sentido e mostrar resultados de casos semelhantes.
Mostrar casos parecidos e seus resultados tranquiliza o paciente e o ajuda a entender sequências de tratamentos e onde ele irá chegar.
Nesse sentido os planeamento digitais também podem ser uma boa opção. Alguns softwares de planejamento oferecem a visualização de um provável resultado com o tratamento. Esse processo facilita a visualização por parte do paciente e facilita o aceite do orçamento odontológico.
Ofereça boas condições de pagamento
Outro fator facilitador na hora de fechar tratamentos é ter opções de pagamento flexíveis. Isso não quer dizer dar desconto de maneira inadvertida! Isso significa oferecer condições para que o seu paciente consiga fechar o tratamento.
Nem todo paciente vai conseguir desembolsar um valor à vista ou com parcelamento reduzido. Portanto, busque trabalhar com máquina de cartão, boleto, Pix e carnê. Diversificar as formas de pagamento pode ser uma boa alternativa para fazer com que o valor do tratamento se torne acessível ao seu paciente.
Seja simpático
Uma das atitudes mais interessantes para fechar um planejamento financeiro é ser empático e simpático. Esteja aberto a compreender as expectativas, medos e objeções do seu paciente. Pergunte o que ele gostaria de ver quando o tratamento chegasse ao fim.
Ao desenvolver essas atitudes você vai ganhar a confiança do paciente e saber se o que ele tem em mente é uma expectativa que pode ser alcançada ou se é irreal. Não se esqueça de informar sobre resultados, dificuldades existentes e possíveis intercorrências do tratamento.
Outro ponto importante é preparar o ambiente para receber o paciente com todo carinho. Deixe a mesa organizada e o ambiente bem iluminado. Utilize aromas agradáveis e música ambiente para proporcionar uma experiência única.
Apresente o valor por último
Após ter criado conexos, entender as expectativas do seu paciente, ter apresentado o planejamento, resultados semelhantes e esclarecer todas as dúvidas do paciente, está na hora de passar o preço do tratamento.
Você não deve chegar falando logo do preço, uma vez que, em diversos tratamentos e procedimentos, eles tendem a ser volumosos, o que pode assustar o paciente em um primeiro momento.
Passe o valor de todos os procedimentos de maneira individualizada, o valor total e todas as formas de pagamento possíveis. Pergunte se o valor está dentro da expectativa do paciente. Veja como poderia ajudá-lo a deixar o pagamento viável dentro da realidade dele.
Como fechar orçamento com um paciente?
Para fechar tratamentos você precisa sistematizar a sua forma de passar planejamentos e passar segurança para o seu paciente. Uma das piores sensações que o seu paciente pode ter é o sentimento de ser enganado.
Sistematize sua forma de planejar o caso. Monte apresentações com fotos, ilustrações, casos semelhantes. Faça um planejamento escrito claro e que esclareça as dúvidas do paciente. Passe o valor por último e ofereça várias formas de pagamento para seu paciente.
Uma coisa importante é saber o que o seu paciente deseja. Se ele quer X e você oferece Y ele não irá fechar o tratamento. Entenda as expectativas e apresente um planejamento que vá atendê-las. Tenha um atendimento humanizado!
Conecte-se com o seu paciente! Ache gostou em comum com ele, converse de assuntos aleatórios! O paciente precisa sentir conexão e confiança.
Após passar o planejamento certifique que o paciente entendeu, não tem dúvidas e que as formas de pagamento o atende. Caso ele não feche na hora, combine uma data para entrar em contato com o paciente e verificar se ele já está pronto para fechar o planejamento.
Como entrar em contato com os pacientes que não fecharam orçamento?
Quando o paciente não fecha, geralmente, a primeira impressão que o dentista tem é que cobrou caro demais, e acredita que a solução é dar um desconto ou oferecer um procedimento extra gratuitamente. Mas essa não é a melhor solução!
O primeiro passo é saber do paciente os motivos que o levaram a não fechar. Se o paciente achar caro, na verdade, ele vai reconhecer todo o seu valor, não sentiu confiança ou acha que o seu trabalho não vale aquele investimento. Pode acontecer também que as formas de pagamento não se enquadram na realidade dele.
Reconhecer o que deu errado na sua apresentação de planejamento é o fator fundamental que te fará melhorar! Quase sempre o melhor a fazer é investir em agregar valor ao seu tratamento. E como valor queremos dizer que o paciente deve te ver como autoridade no assunto!
Você deve proporcionar uma ótima experiência para o seu cliente e mostrar credibilidade. Dessa forma o paciente irá pensar que o preço cobrado vale toda a experiência e qualidade que ele terá de atendimento. Assim, você fechará mais orçamentos.
Conclusão
Passar um orçamento odontológico é uma das grandes dúvidas do cirurgião dentista. De que forma fazer e quanto cobrar pelo tratamento! Para ter mais sucesso nos seus fechamento, recomendamos primeiro que você faça uma tabela de procedimentos personalizada para sua realidade. Dessa forma você terá ganhos reais!
Segundo, é preciso sistematizar a forma de passar o seu orçamento! Utilize fotografias, mostre resultados, crie conexões e empatia com seu paciente. Saiba entender as suas necessidades e monte um planejamento que as atenda. Seja claro, simpático e empático.
Passe o preço da consulta por último e forneça várias formas de pagamento, para atender as necessidades do seu paciente. Em caso de não fechamento, entenda as razões que o fizeram falhar para melhorar o seu processo e aumentar sua taxa de conversão!
