Dentista: Saiba o que uma secretária não deve fazer na sua clínica

Uma secretaria é, entre outras coisas, a representante de um consultório odontológico. Elas são a primeira pessoa com quem um paciente fala, e são uma parte importante para estabelecer a relação do paciente com o consultório. Mas, você sabe o que uma secretária não deve fazer?

Uma secretária odontológica é responsável por garantir que as operações de um consultório funcionem sem problemas para que os profissionais possam se concentrar no atendimento e tratamento do paciente.

Sendo assim, elas desempenham um papel importante no consultório de um dentista e executam uma série de tarefas administrativas e relacionadas ao atendimento ao paciente.

As tarefas comuns de uma secretária odontológica incluem agendar consultas, responder e fazer chamadas telefônicas e responder perguntas de pacientes.

Por isso, as secretárias devem ter experiência administrativa e certas habilidades para serem bem sucedidas em suas posições.

Neste artigo, discutimos o que uma secretária faz, os deveres mais comuns e o que uma secretária não deve fazer. Continue lendo!

O que faz uma recepcionista de uma clínica odontológica?

Uma recepcionista de uma clínica odontológica é uma profissional que trabalha no consultório de um dentista e cuida das tarefas administrativas dentro do local de trabalho.

Elas assistem o dentista e os assistentes odontológicos, assim como atendem os pacientes que vêm ao consultório.

Além disso, as recepcionistas são frequentemente a primeira pessoa que os pacientes vêem quando chegam ao consultório e às vezes são consideradas as representantes do consultório odontológico.

Pois, o primeiro contato entre o paciente e o consultório odontológico será por meio da recepcionista.

Afinal, o que é e o que não é função da secretária do dentista?

As funções de uma secretária variam de acordo com seu local de trabalho, mas a maioria das secretárias executam as seguintes tarefas no dia a dia:

• Cumprimentar os pacientes quando chegam ao consultório;
• Agendamento de consultas para pacientes;
• Manter a agenda do dentista em ordem e reagendar consultas caso o paciente desmarque;
• Manter os registros dos pacientes;
• Preparar e enviar os orçamentos e cobranças aos pacientes;
• Auxiliar os pacientes no preenchimento de formulários;
• Confirmar consultas com os pacientes via telefone ou WhatsApp;
• Manter o controle do material de escritório e fazer pedidos de mais suprimentos quando necessário;
• Realizar tarefas básicas de contabilidade, tais como receber pagamentos de pacientes e organizar as contas do consultório;
• Assegurar que todos os equipamentos do escritório estejam funcionando corretamente, como por exemplo o computador, a impressora, o telefone, etc;
• Assegurar que a área da recepção e do consultório esteja sempre limpa e organizada.

O que uma secretária não deve fazer?

A secretária não tem relação direta com o trabalho do dentista. Suas funções são basicamente administrativas.

A secretária não ser desorganizada, desinformada, ou mesmo ter uma má apresentação pessoal, esses e outros erros são considerados inadmissíveis e o líder deve saber orientar a sua secretária para saber como evitá-los. Mais à frente falaremos sobre cada um desses possíveis erros inadmissíveis.

Uma secretária não deve alterar o tom de voz com um paciente ou colega de trabalho. Deve sempre apresentar postura e tranquilidade.

Uma secretária não deve se vestir de qualquer jeito. Sua roupa deve ser formal, ou usar o uniforme da empresa. De preferência usar sapatos fechados e cabelos presos.

Uma secretária não deve ficar sem fazer as unhas da mão. E sempre usar uma maquiagem leve no seu dia a dia. A formalidade e boa aparência elevam sua posição dentro do ambiente de trabalho, e os pacientes valorizam por isso.

Uma secretária não deve escrever errado. Deve falar bem e escrever bem. De forma a conversar, seja pessoalmente ou por telefone com os pacientes ou representantes do consultório. A caligrafia é importante para a documentação do consultório e personaliza o serviço de forma mais agradável.

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Como é a rotina da secretária de uma clínica odontológica

A secretária deve assumir funções específicas e ajudar no gerenciamento do dia a dia do consultório. Normalmente, a rotina de uma secretária de uma clínica odontológica inclui:

1. Organizar o ambiente da recepção e do consultório;
2. Atender o telefone e realizar o agendamento de pacientes;
3. Executar os controles financeiros do consultório;
4. Providenciar os atestados e marcar as consultas de retorno;
5. Facilitar o pré-atendimento do paciente;
6. Fornecer informações gerais sobre atendimento aos pacientes;
7. Ser um filtro a fim de resolver problemas e economizar o tempo do profissional.

A importância da secretária na sua clínica odontológica

As secretárias odontológicas lidam com uma ampla gama de tarefas, desde agendar consultas até atender telefones e interagir com os pacientes.

As secretárias também podem ser responsáveis por tomar notas durante as reuniões ou procedimentos, manter o controle do inventário, encomendar suprimentos e outras tarefas administrativas.

O papel da secretária de um consultório é assegurar o bom funcionamento do consultório para qualquer coisa não relacionada a procedimentos odontológicos. A secretária é a primeira pessoa que os pacientes encontram, seja ao telefone ou ao chegar à clínica.

Quais as principais habilidades que uma secretária odontológica deve ter

As secretárias odontológicas precisam de diversas habilidades para serem bem sucedidas em suas posições. As habilidades mais importantes para essas profissionais incluem:

Habilidades técnicas da secretária do dentista

Entre as habilidades técnicas desejadas, certamente uma das mais essenciais é o domínio de informática e internet.

• A secretária precisa conseguir trabalhar usando software de gestão e de marcação de consultas;
• É importante também constar no seu currículo conhecimentos gerais de como usar o e-mail, o Google e os programas do Office, como Word e Excel;
• Uso correto da língua portuguesa, seja na escrita ou na fala, erros recorrentes de português podem causar uma má impressão nos pacientes.

Habilidades comportamentais da secretária do dentista

As secretárias odontológicas interagem regularmente com pacientes, dentistas, assistentes odontológicos e outros indivíduos no consultório de um dentista.

Fortes habilidades interpessoais e comportamentais permitem que as secretárias se comuniquem e se relacionem com os outros de forma eficaz, assim como ajudam esses profissionais a construir relacionamentos dentro de sua posição e carreira.

As habilidades comportamentais necessárias as secretárias odontológicas incluem:

• Responsabilidade;
• Trabalho em equipe;
• Escuta ativa;
• Empatia;
• Paciência;
• Liderança;
• Confiabilidade;
• Inteligência emocional;
• Flexibilidade.

Além disso, as secretárias devem manter o profissionalismo durante todo o seu dia de trabalho.

Como treinar a secretária do seu consultório odontológico

A secretária é um dos profissionais mais importantes de qualquer clínica odontológica.

Afinal, ela é o primeiro contato do paciente com sua marca e é responsável pela gestão de vários assuntos-chave, tais como: a agenda, fornecedores e outros profissionais de saúde.

No entanto, nem todos os dentistas sabem como proporcionar um bom treinamento para a sua secretária e por que ele é tão importante.

Afinal, para que a profissional seja o mais competente possível, é essencial fornecer os meios para que ela possa desempenhar bem seu papel.

Estas exigências incluem cursos de treinamento, cursos de atualização e orientação específica.

Tudo começa com um bom processo de recrutamento e seleção; afinal, se você não contratar uma pessoa adequada, não há treinamento que ajude.

Portanto, é importante procurar um profissional que tenha habilidades complementares às suas (vocês trabalharão juntos e precisarão de ajuda).

Certifique-se também de que ela tenha experiência no atendimento ao cliente e desfrute deste tipo de relacionamento, pois as situações nem sempre são fáceis e é preciso um “jogo de cintura” para atender os pacientes.

E, é claro, seja organizada, bem educada, tenha uma boa escrita e entenda sobre a área da saúde e da Odontologia.

Como investir no aprimoramento da sua secretária odontológica

Depois da contratação, você deve padronizar as rotinas e procedimentos do consultório. Afinal, os processos internos são muito importantes e você não pode esperar que cada secretária decida como realizar as rotinas.

Então crie processos muito específicos como: pré-consulta e sala de espera, organização de mesas de escritório, formas de atendimento telefônico, gerenciamento de agenda, atendimento pessoal, o que fazer em casos de urgência e emergência, entre outros.

Quanto mais autonomia sua secretária tiver para resolver conflitos, melhor ela trabalhará, mas para isso ela precisa de alguns conhecimentos básicos como: os valores de sua empresa, as formas de lidar com estas situações, o controle emocional, entre outras coisas.

Se você planeja continuar trabalhando com a sua secretária, avalie a possibilidade de investir na formação profissional dela. Atualmente, existem bons cursos voltados especificamente para esse tipo de profissional, abordando técnicas importantíssimas para o seu desenvolvimento.

O que uma secretária não deve fazer: Erros inadmissíveis e como evitá-los

As secretárias são membros importantes da equipe em qualquer organização. Para ter sucesso, uma secretária deve ter boas maneiras e possuir as habilidades corretas e a compreensão das políticas e procedimentos do consultório.

Sendo assim, listamos abaixo os erros inadmissíveis de uma secretária.

Desorganização

Como dito ao longo do texto, a secretária de um consultório odontológico exerce diversas funções dentro da empresa. Desde atendimento aos pacientes, parte financeira e o relacionamento com fornecedores.

Para isso, é fundamental que a secretária seja organizada e tenha um bom controle de tempo e de funções. Pois, assim ela conseguirá manter o consultório funcionando de forma correta e sem que aconteçam problemas.

Desinformação

A secretária deve compreender como o consultório que ela trabalha funciona, pois isso é fundamental para fornecer informações importantes aos pacientes.

Antes de se concentrar em qualquer tecnologia e software, uma secretária deve se concentrar nas operações básicas do consultório e entender o quadro geral.

Por exemplo, quais são as formas de pagamento aceitas? Há algum tipo de desconto? Quais procedimentos são executados no consultório? Quais são os fornecedores?

Ela deve ser capaz de fornecer informações importantes em todos os momentos. O que tem a ver com administração, finanças ou procedimentos do consultório. Desse modo, ela atenderá tanto os pacientes quanto os profissionais de forma correta e clara.

Má apresentação pessoal

As secretárias são a primeira pessoa a quem os pacientes, funcionários, fornecedores e qualquer outro visitante vê quando entra no consultório.

Por este motivo, elas devem se vestir de acordo com a política da empresa. Se o código de vestimenta da empresa especificar um uniforme, as secretárias devem dar o exemplo para o resto do pessoal.

Sendo assim, elas devem usar o uniforme devidamente limpo e estar bem apresentada. Esta prática demonstra respeito pela empresa, seus líderes e aqueles que visitam as instalações do consultório.

Indiscrição e descortesia

Uma boa etiqueta comercial exige que as secretárias sempre tratem os outros, especialmente os pacientes, com cortesia.

Elas devem mostrar respeito a todos e nunca tratar nenhuma pessoa com indiferença. Além disso, a secretária não deve ser indiscreta e perguntar ou questionar os pacientes sobre sua vida pessoal.

O que você precisa saber para contratar uma secretária de dentista

A contratação de funcionários é um dos pontos mais importantes dentro de qualquer empresa, por conta disso, cada vez mais recursos são desenvolvidos para captação e retenção de talentos.

Sendo assim, fazer um planejamento do processo de seleção é muito importante, uma vez que sua falta afetará a reputação da empresa perante futuros candidatos, o que tornará difícil a futura contratação de funcionários.

Confira abaixo algumas dicas para contratar uma secretária para o seu consultório.

Como descrever a vaga de secretária odontológica

Em primeiro lugar, para descrever a vaga de secretária é importante que o dentista defina o perfil do profissional que ele procura.

Por exemplo, o nível de escolaridade, habilidades comportamentais e técnicas, deve-se levar em conta também, se você prefere uma pessoa com experiência ou se quer alguém sem experiência.

Feito isso, você deve definir as principais funções que serão executadas pela profissional, o horário de trabalho e tudo mais que for pertinente. Desse modo, apenas as pessoas que atenderem aos requisitos enviarão seu currículo.

Como avaliar os currículos recebidos

Um dos primeiros aspectos que devem ser observados é a qualidade formal e estética do currículo. Isso permite verificar o cuidado do candidato no momento da elaboração.

É muito importante verificar se as experiências profissionais do candidato se apresentam em ordem cronológica.

A partir desse histórico, pode-se avaliar a evolução e o desenvolvimento profissional dele. O ideal é que o candidato apresente um histórico de progresso em áreas de maior responsabilidade.

É fácil se deixar levar pelas realizações de sucesso de um candidato, mas tente ver essas atividades em termos das necessidades de seu próprio negócio e se elas podem ajudar sua empresa a alcançar sucessos semelhantes.

Quanto ganha a secretária de dentista?

Segundo o site Talent.com a média salarial de uma secretária odontológica em 2022 é de R$1.515,00 reais.

Lembre-se que, além do salário, você precisará contabilizar outros encargos, como:

• Férias remuneradas: podem ser pagas quando o funcionário completar 12 meses na empresa;
• 13º salário: é uma gratificação salarial paga por lei no mês de dezembro de cada ano a todo trabalhador que atua com carteira assinada;
• INSS: contribuição mensal que corresponde a 20% do salário. Uma parte é custeada pela contratante e outra pela funcionária, com desconto direto no salário;
• FGTS: contribuição mensal que corresponde a 8% do salário da profissional e é custeada integralmente por quem contrata;
• Vale-transporte: é um benefício garantido pela lei trabalhista destinado a custear o deslocamento do colaborador de sua casa até seu local de trabalho, e vice-versa. Pode ser descontado até 6% do salário, o restante deve ser coberto por quem contrata.

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Conclusão

É bastante comum na área da Odontologia os profissionais optarem por abrir seu próprio consultório.

Contudo, quando se abre a própria clínica odontológica, uma nova tarefa é atribuída a estes especialistas – e que muitos deles não avaliaram antecipadamente: a gestão do consultório odontológico.

Para se ter um consultório odontológico de sucesso são muitos os fatores que precisam ser levados em consideração, entre eles:

O excelente atendimento, o conhecimento da sua especialidade, a captação e fidelização dos pacientes, a gestão financeira da clínica e, é claro, contar com uma equipe preparada e eficiente.

Esquecer o tamanho da importância da secretária é um erro, principalmente quando pensamos na fidelização de pacientes.

Afinal, a secretária odontológica é a primeira pessoa com quem o paciente entra em contato, seja no agendamento nas redes sociais ou por telefone, ou mesmo na hora que ele entra no seu consultório.

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