Você sabia que a função de uma recepcionista de clínica odontológica é fundamental para o seu funcionamento, bem como para a satisfação dos pacientes e até mesmo para o seu desempenho?
São inúmeras as atividades realizadas por uma recepcionista. Ela precisa: agendar consultas e procedimentos, atender ao telefone, receber pacientes, fazer pagamentos, lidar com fornecedores.
Ou seja, é ela quem lida com boa parte dos obstáculos administrativos, permitindo que o dentista exerça sua função com foco e tranquilidade. Além disso, a recepcionista do consultório odontológico é a primeira e a última pessoa que o paciente vê ao chegar e ao sair da clínica respectivamente.
Por tudo isso, é seguro dizer que o papel da recepcionista de clínica odontológica é estratégica e pode auxiliar no crescimento e na credibilidade do estabelecimento. É imprescindível que ela deixe uma boa impressão para que o paciente queira retornar.
O que faz uma recepcionista de clínica odontológica?
É a recepcionista de clínica odontológica que lida diretamente com os pacientes, sendo assim, ela pode ajudar a definir o desempenho e o crescimento da mesma.
Na área da saúde, o atendimento humanizado é mais importante do que a própria estrutura física. Afinal, ninguém quer estar em um local em que é tratado com indiferença.
Por isso, a recepcionista deve se mostrar sempre solícita e simpática, disposta a tirar dúvidas e resolver situações. Por ser o primeiro contato do paciente com o consultório, é importante ser gentil.
Descrição da função de uma recepcionista
Como falamos no início, são diversas as funções de uma recepcionista. Vamos conferir algumas delas:
- Organizar a agenda do dentista, gerenciando e organizando os cronogramas. Apesar de parecer simples, essa tarefa é extremamente importante e pode ser muito complexa caso hajam vários dentistas e muitos pacientes.
- Tranquilizar os pacientes, um pois sabemos que muitos deles, especialmente as crianças, têm pavor de ir ao dentista. Para isso é preciso muita calma e paciência.
- Esclarecer todas as dúvidas que o paciente venha a ter.
- Encaminhar os pacientes para os profissionais apropriados da área odontológica conforme o tipo de tratamento necessitado.
- Gerenciar pagamentos de honorários profissionais e dos planos odontológicos, bem como realizar a cobrança dos pacientes.
- Gerenciar o prontuário dos pacientes, salvando informações como exames, anamneses, tratamentos a fazer, tratamentos já executados e movimentações financeiras do paciente.
- Estar apta para resolver qualquer situação inesperada que venha a contecer, utilizando seus próprios recursos a fim de evitar qualquer mal estar com o paciente.
Qual a importância de uma recepcionista na sua clínica?
É extremamente importante que você contrate uma recepcionista na sua clínica, para que ela, além de assumir as atividades específicas dessa profissão, ainda te ajude no gerenciamento da sua empresa.
Como é ela quem lida diretamente com os pacientes, seja por telefone ou antes e após a consulta, é fundamental que ela consiga exercer o seu papel com autonomia e tranquilidade, elevando a credibilidade da sua clínica.
Mais do que uma recepcionista, ela será a sua parceira, pois enquanto você atende os pacientes, ela é quem cuidará de toda a sua agenda, financeiro e até mesmo de analisar as manutenções necessárias.
Quais são as competências que uma recepcionista deve ter?
Ao chegar em uma clínica odontológica, o paciente é atendido por uma recepcionista. E, como a primeira impressão é a que fica, é fundamental que o modo de atendê-lo seja feito de forma apropriada. O jeito de falar, de agir e de ouvir influencia bastante a satisfação do seu paciente.
Um ponto importante é que a recepcionista de clínica odontológica deve saber se relacionar bem com as pessoas, sejam elas pacientes, médicos ou prestadores de serviços.
Habilidades de uma recepcionista
Listamos algumas habilidade primordiais que toda recepcionista de clínica odontológica tem que saber para manter a excelência no seu trabalho.
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Ter familiaridade com a tecnologia
As inovações tecnológicas estão presentes em várias situações do dia-a- dia e elas facilitam a organização e agilizam os processos. Sendo assim, é fundamental que uma recepcionista de clínica odontológica tenha familiaridade com a tecnologia, como saber enviar emails, criar e atualizar planilhas, além de saber navegar nas plataformas dos planos de saúde.
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Comunicar-se de forma clara e objetiva
Para evitar desentendimentos que podem causar grandes constrangimentos, é importante que a recepcionista se comunique com clareza com o paciente. Para isso, é necessário não utilizar palavras muito difíceis ou técnicas, além de repetir as informações que forem passadas para confirmar se tudo foi compreendido de forma correta.
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Ser gentil
Receber os pacientes com sorriso no rosto é um gesto simples, mas que faz com que eles se sintam acolhidos. Outro ponto importante é saber ouvir os pacientes e entender as suas expectativas com relação ao tratamento. Além disso, a recepcionista de clínica odontológica precisa estar sempre aberta para tirar dúvidas e ouvir críticas com naturalidade.
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Ter organização e planejamento
Para que todos os processos sejam concluídos com sucesso durante o dia, é fundamental que a recepcionista seja organizada. E, para obter o retorno esperado, é preciso ter planejamento.
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Saber lidar com imprevistos
É comum que, no decorrer do dia, aconteça algo inesperado. Seja qual for o caso, é imprescindível manter a calma, tratar a todos com gentileza e buscar soluções rápidas para contornar a situação.
O que faz uma recepcionista para ajudar na gestão administrativa da clínica?
Sabemos que um atendimento de qualidade é requisito básico para criar uma ótima reputação de uma clínica. E a recepcionista exerce papel fundamental de transmitir essa mensagem aos pacientes.
Entretanto, essa não é a única receita do sucesso, visto que a recepcionista pode desempenhar outros papéis importantes para ajudar na gestão administrativa da clínica. Quer saber como ela pode contribuir para o controle de um consultório? Veja abaixo!
- Preparação, organização e planejamento: um bom contato direto com os pacientes pode trazer inúmeros benefícios para melhorar a gestão. E como a recepcionista que lida diariamente com eles, ela pode oferecer dados sobre o perfil de público que procura a clínica e a frequenta, as impressões dos pacientes sobre o local e os serviços oferecidos.
- Noções contábeis, de comunicação e de administração: ao entender sobre essas áreas, a recepcionista consegue detectar pontos a serem melhorados, bem como o uso de ferramentas que auxiliem na tomada de decisões a fim de aumentar a rentabilidade e a qualidade da clínica. Além disso, ela ainda pode realizar a compra de novos equipamentos, recebimento e pagamentos de contas, otimizando o tempo do dentista.
- Familiarização com novas tecnologias: isso ajuda a recepcionista a resolver problemas em sua rotina e na manutenção da clínica, pois proporciona maneiras mais práticas de lidar com a gestão administrativa e financeira da empresa, além de dar uma visão privilegiada das estratégias a serem utilizadas para que a clínica seja reconhecida no mercado.
Entretanto, é preciso que você saiba que nem todas essas profissionais desta área são experientes nesses aspectos. Por isso, é muito bom que os gestores da clínica ofereçam treinamentos, para que a recepcionista possa ajudar na gestão administrativa da clínica.
O que faz um recepcionista para ajudar no atendimento aos pacientes da clínica?
Como na maioria dos casos a recepcionista é o primeiro contato que o paciente tem com a clínica, é fundamental que ela desempenhe um bom trabalho para conquistá-lo.
A recepcionista pode ajudar no atendimento aos pacientes da clínica de uma maneira mais receptiva, recebendo-os de forma carinhosa e paciente, oferecendo informações precisas. Um atendimento humanizado, além de ajudar no tratamento de forma mais eficiente, ainda fideliza os pacientes.
Para isso, é importante abordar cada paciente de forma individual, mostrando empatia e transmitindo confiança. A recepcionista pode conversar com os pacientes antes da consulta, reduzindo a ansiedade e alinhando as expectativas quanto ao atendimento.
Além disso, todas as informações devem ser passadas de forma transparente e com uma linguagem simples e confortante. Outro ponto importante é recepcionar o paciente sempre olhando nos seus olhos, mostrando que está prestando atenção no que ele está falando.
Vale ressaltar que a recepcionista de clínica odontológica é como se um cartão de visita. Quando o atendimento é realizado com empatia, ou seja, humanizado, o paciente acaba ficando com uma boa impressão o que faz com ele retorne outras vezes e também indique os serviços do dentista.
Como deve ser o espaço ideal para a recepcionista na sua clínica?
A recepção de um consultório odontológico merece atenção especial, pois a primeira impressão marca. Esse espaço precisa ser seguro e convidativo, além de confortável para a recepcionista, que passa a maior parte do tempo ali.
O espaço precisa ser planejado, independentemente do seu tamanho, para que transmita uma ideia de limpeza e organização. Para isso, é necessário listar todos os itens que não podem faltar ali.
Para passar a ideia de um ambiente convidativo e aconchegante, a combinação de cores tem papel fundamental na composição da recepção de consultório odontológico. O ideal é escolher tonalidades claras, entre os mais buscados estão o verde água e o azul bebê, que ajudam a manter os pacientes calmos e ainda dão um toque sofisticado ao ambiente. No entanto, para garantir a harmonia, escolha tons como branco, gelo e areia para as paredes restantes e teto.
Na hora de escolher os móveis, é imprescindível que a cadeira da recepcionista seja confortável, para que ela possa se sentir bem durante todo o dia.
Quais os melhores cursos e treinamentos para preparar sua recepcionista?
Uma recepcionista de clínica odontológica deve estar preparada para assumir tal função, pois tão importante quanto aumentar o número de clientes é fidelizar os existentes.
Por esse motivo é importante que, mesmo que a recepcionista da sua clínica seja muito capacitada, você ofereça cursos de reciclagem e atualização. Existem diversas opções de cursos para recepcionistas de clínicas odontológicas, como:
Curso online de recepcionista FOCO
Neste curso online o aluno aprende mais sobre o perfil do profissional, entender o que faz um recepcionista, estudar a fundo sobre as qualidades e habilidades necessárias para desenvolver a função e como funciona o mercado de trabalho.
Além disso, ele tem acesso a dicas super interessantes sobre atendimento de excelência, entendendo os 7 passos para oferecer uma recepção de qualidade, qual a importância para a empresa de um bom atendimento ao cliente, o que devo ou não estar atento na hora de conversar com o público em geral, o que diz o guia de recepcionista, como também terá um treinamento completo de atendimento pelo telefone.
Outro ponto importante deste curso de recepcionista é que ele ajuda o aluno a desenvolver melhor o seu marketing pessoal e a aprender algumas regras de etiqueta. Isso porque, para oferecer um bom atendimento, é preciso ter uma boa postura, delicadeza, empatia e educação, e não apenas receber pessoas e passar informações.
Curso Treinamento de Recepcionista CPT
Este curso, oferecido no formato online ou em livro com DVD, fala sobre o papel da recepcionista dentro da clínica e a importância de desenvolver um trabalho eficaz que contribua para o fluxo produtivo dos clientes internos e externos.
Ele ainda fala que é imprescindível a recepcionista tenha clareza das suas atividades, deveres, direitos, rotinas, responsabilidades, limites de autonomia e expectativas da sua liderança.
Curso Online Treinamento de Recepcionista UOV
Este curso desenvolvido pela Universidade Online de Viçosa – UOV permite que o aluno aprenda sobre o perfil do recepcionista, planejamento e controle de atividades, ética social e profissional, comunicação produtiva, atendimento eficaz e de qualidade.
Quanto ganha um recepcionista de clínica odontológica?
De acordo com pesquisa do Salario.com.br junto a dados oficiais do CAGED, realizada no período de maio de 2019 até dezembro de 2019, com um total de 48.820 salários analisados, um recepcionista de clínica odontológica ganha em média R$ 1.284,46 no mercado de trabalho brasileiro para uma jornada de trabalho de 43 horas semanais.
A faixa salarial do recepcionista de clínica odontológica fica entre R$ 1.172,31 (média do piso salarial 2020 de acordos, convenções coletivas e dissídios), R$ 1.225,00 (salário mediana da pesquisa) e o teto salarial de R$ 2.138,68, levando em consideração os profissionais com carteira assinada em regime CLT de todo o Brasil.
O perfil dos profissionais que trabalham como recepcionista de clínica odontológica é, basicamente, de um trabalhador com 24 anos, Ensino Médio completo, do sexo feminino que trabalha 44h semanais em micro empresas do segmento de atividade odontológica.
A cidade com mais ocorrências de contratações e por consequência com mais vagas de emprego para recepcionista de clínica odontológica é São Paulo.
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Conclusão
Como pudemos observar, o trabalho de uma recepcionista de clínica odontológica é fundamental para o bom funcionamento da mesma. E não apenas no que diz respeito ao atendimento ao paciente, mas também na questão da gestão do local como um todo.
Isso porque um excelente trabalho na recepção é capaz de conquistar e fidelizar pacientes. Para isso é necessário um atendimento humanizado, com empatia e cuidado, pois cada pessoa que entra no consultório é única e possui seus medos e receios. Cabe à recepcionista esclarecer todas as suas dúvidas e acalmá-los.
Contudo, a recepcionista ainda pode e deve facilitar e otimizar a vida do dentista, realizando outros trabalhos pertinentes à sua função, como pagamentos, gerenciamento de prontuários e até mesmo a compra de insumos.
Por isso, é importante que o dentista valorize o seu trabalho, reconhecendo sua importância para a clínica e arcando com os seus deveres como empregador. Motivar a recepcionista e oferecer oportunidades de crescimento é imprescindível para que ela se destaque cada vez mais.
