Você já parou para pensar sobre a sua agenda de dentista? Consegue organizá-la de maneira adequada ou vive encaixando pacientes e sem tempo para nada? A marcação de consultas online pode ser uma boa opção para organizar a sua clínica.
Para ser um empreendedor dentista organizado e de sucesso você vai precisar organizar a sua agenda. Uma agenda organizada garante um melhor atendimento para seus pacientes, otimização dos horários das clínicas e mais qualidade de vida para você.
Saber como utilizar um sistema de marcação de consulta virtual é fundamental nos dias de hoje. Por isso preparamos esse texto completo para você se organizar. Boa leitura!
O que é a marcação de consultas online?
Fazer o controle da agenda de papel é mais complicado e é por isso que ela está caindo em desuso. Atualmente a forma mais adequada de agendamento de consultas é utilizar um sistema de marcação de consulta on-line através de agendas virtuais.
A agenda digital otimiza melhor a produtividade do consultório. Além de poder ser compartilhada e visualizada de qualquer lugar pelo dentista e secretárias.
Existem agendas virtuais pagas e gratuitas. Muitos softwares odontológicos possuem a função agenda bem completa e interativa. Alguns ainda possuem um sistema que integra a parte financeira com a agenda, o que pode ser uma função interessante para você.
Adotar uma agenda eletrônica traz muitos benefícios para você e para seus pacientes. Você só precisa estar disposto a conhecer as opções do mercado e decidir por aquela que for ideal para seu consultório.
Quais os benefícios de se ter um bom sistema de marcação de consultas online?
Certamente as agendas digitais são a melhor opção para o dentista na atualidade. Além de serem práticas, elas permitem a extração de relatórios, remarcações fáceis, envio de notificações e lembretes. Além de armazenar os dados nas nuvens e possibilitar o seu acesso de qualquer lugar.
Os aplicativos de agendamento de consulta online são ferramentas que permitem que os pacientes reservem, de forma conveniente e segura, seus compromissos e reservas online por meio de qualquer dispositivo conectado à internet, tal como um computador, smartphone ou tablet.
A flexibilidade de um software odontológico de agendamento de consulta online é tão grande que permite que ele seja utilizado para uma variedade de serviços para todo tipo de clínica, consultório ou estabelecimento odontológico.
Confira abaixo mais algumas vantagens de se realizar a marcação de consultas online:
Redução de custos
A economia de tempo experimentada por um sistema de agendamento virtual pode se traduzir em economia, já que ambos, profissionais e pacientes, também se traduzem em despesas e receitas, respectivamente.
Com o sistema de marcação de consultas online sua secretaria terá mais tempo para outras tarefas, uma vez que o tempo de marcação e confirmação de agendamento não serão mais necessários.
A grande maioria dos sistemas de agendamento online possuem serviço de confirmação gratuita da consulta através de SMS, email ou whatsapp. Isso facilita muito a gestão de processos internos de uma clínica odontológica.
Ampliação do período de marcação de consultas
Esqueça a ideia de adquirir outros pontos de telefone ou de estender o horário de funcionamento da clínica para garantir as marcações de consulta. Com o agendamento de consultas online, essas despesas são eliminadas.
O software permite a consulta de disponibilidade dos profissionais em qualquer dia e horário. Todas as informações são solicitadas pelo próprio sistema no momento em que o paciente busca marcar a consulta.
Assim, um sistema de agendamento de consulta online garante acesso à agenda do profissional 24 horas por dia, não apenas durante o horário de expediente. Essa é uma ótima opção tendo em vista a vida corrida que todos nós vivemos.
Importância de estar atualizado com os sistemas de agendamento mais modernos utilizados pelo mercado
O gerenciamento de pacientes é feito de forma mais fácil e eficiente com os sistemas online de software odontológico. Alguns sistemas de agendamento de consulta online também têm gerenciamento de registros e prontuários de saúde como parte do serviço.
A clínica pode criar um único ponto a partir do qual as informações do paciente podem ser salvas, atualizadas, gerenciadas e analisadas.
Todas essas informações do paciente registradas regularmente, juntamente com um histórico de consultas, podem ser usadas para a tomada de decisões consideradas importantes para o dentista. Isso pode reduzir a documentação em massa e arquivos físicos, reduzindo o tempo de acesso.
Ter acesso a sistemas mais modernos garante uma melhor interação entre os dados da clínica, geração de relatórios e aumento da produtividade.
Otimização da agenda
A otimização da agenda é um ótimo benefício do sistema de marcação de consultas online, isso porque o sistema gera um acompanhamento contínuo, pois é comum que o sistema envie lembretes sobre a data e o horário agendados. É possível, então, acompanhar o paciente desde a marcação da consulta até o pós-atendimento.
Por isso, o agendamento de consultas online é uma estratégia com benefícios reais. De um lado há a redução de custos operacionais e o aumento da produtividade e, de outro, há a satisfação dos pacientes com a utilização de uma ferramenta eficiente.
Ou seja, a incorporação de novas tecnologias para o atendimento ao paciente ajuda a melhorar os serviços prestados pela clínica e o fluxo de trabalho.
Mais facilidade e satisfação para o paciente
Quando o paciente liga para a clínica, é comum que tenha preferências de horário de acordo com suas rotinas pessoal e profissional. Nesse momento, a recepcionista informa os horários disponíveis.
Esse processo pode ser demorado, pois a marcação da consulta deve atender a ambos os lados. Pode acontecer, inclusive, de o paciente desistir pela incompatibilidade de horários ou pelo fato de o médico simplesmente não estar disponível.
O agendamento de consultas online evita isso, pois o paciente avalia as melhores opções sem precisar dialogar sobre possíveis remanejamentos. Além disso, pode marcar para mais adiante sem recorrer a negociações com o atendente.
Dicas para se montar um bom sistema de marcação de consultas online na clínica
Antes de pensar em qual método ou que tipo de agenda virtual é a melhor, você precisa pensar sobre a sua rotina e o que o funciona para você. Pois de nada adianta implementar agendas que não são práticas e que vão cair no desuso.
Analise a sua clínica para entender bem as suas necessidades. Abaixo listamos algumas perguntas que vão fazer você compreender melhor as suas necessidades:
- Qual é o porte da sua clínica?
- Você trabalha com quantas cadeiras odontológicas?
- Quantos funcionários você tem?
- Quantos dentistas trabalham na sua clínica?
- Quais especialidades são oferecidas no seu consultório?
- Quantos pacientes você atende, em média, por dia/ semana?
- Qual é o tempo médio dos procedimentos executados na sua clínica?
- Qual é o período de funcionamento da clínica (dias na semana e horários)?
Existem agendas digitais pagas e gratuitas. Abaixo vamos listar para vocês todas as possibilidades de agendamento virtual para você ter um consultório online hoje mesmo.
Google Agenda
O Google agenda é uma versão gratuita e fácil de usar. Os seus agendamentos de pacientes podem ser visualizados e editados tanto na versão para desktop quanto para smartphone.
Se você trabalha em uma clínica com mais dentistas, é possível sincronizar as agendas, separar em tags coloridas os compromissos pessoais e profissionais e inserir lembretes.
Você ainda pode alterar a sua visualização da agenda, para diária, semanal ou mensal, escolhendo qual atende melhor suas necessidades.
Seus eventos no Gmail estão sincronizados. Com isso, você não irá mais marcar um compromisso no mesmo horário.
Outra facilidade incrível para consultórios odontológicos é que você pode salvar o contato do seu paciente do google e mandar email de marcação de consulta e conservação de maneira simples e rápida.
Você também pode configurar a sua agenda para emitir lembretes 10 minutos antes de cada consulta. Assim, mesmo durante o atendimento você poderá ser avisado sobre o tempo restante para o próximo atendimento e assim evitar atrasos.
Software odontológico
Com um software de gestão odontológico, você estará dado o primeiro passo para ter um consultório online, e assim, otimizar e unificar todas as informações. Com um programa assim, é possível alterar facilmente as informações dos pacientes, bem como gerenciar de forma mais prática a sua agenda.
Será muito mais fácil gerenciar fichas clínicas, atestados e até mesmo as suas finanças. Muitos desses programas possuem lembretes automáticos de marcação e confirmação de consulta. Além disso, alguns ainda conseguem integrar um sistema de marcação online de consulta com a sua agenda.
Veja abaixo alguns tipos de softwares que apresentam a função de agenda para dentista.
Dentista Organizado
O Dentista Organizado é um software odontológico especializado no atendimento odontológico.
O sistema de agenda do Dentista Organizado é bem interessante. Envia SMS para os pacientes um dia antes da consulta e altera o status da agenda conforme a resposta do paciente.
Você pode ainda receber o cronograma da sua agenda no dia seguinte por email. Além disso, esse software é parceiro do Whatsapp. Um dia antes da consulta o paciente pode receber a mensagem de confirmação via Whatsapp.
Sem dúvidas essas facilidades ajudam a manter a sua agenda organizada e produtiva. Vale a pena conferir.
Simples Dental
O Simples Dental é um dos softwares odontológicos mais utilizados no Brasil. Com ele a utilização de agenda eletrônica e simples e eficaz.
Você pode marcar e confirmar suas consultas via SMS, além de controlar horários de atendimento, compromissos e alertas de retorno na sua agenda online, onde quer que você esteja.
O sistema também permite que você marque e confirme suas consultas, acesse sua lista de pacientes e gerencie sua equipe pelo seu celular a qualquer hora. Por possuir uma ótima relação custo benefício vale a pena você fazer o teste gratuito e ver se funcionará para você!
Global Free Clínicas
O Global Free Clínicas é um sistema FREE que atende a área médica e odontológica. É principalmente utilizado pelos profissionais que estão no início da carreira ou que possuem um consultório pequeno.
O objetivo do sistema de gestão é disponibilizar uma ferramenta de qualidade para os estudantes e consultórios de pequeno porte. Ao baixar o sistema a Global Soluções liberará por um ano o sistema YEAR que contempla:
- Um controle múltiplo de agendamentos com até 10 agendas;
- Cadastro de pacientes com fotos;
- Controle do faturamento de múltiplos convênios;
- Emissão de recibo médico/odontológico;
- Lembretes de pendências no cadastro do paciente;
- Agenda da semana;
- Controle de retorno dos pacientes;
- Extrato de conta;
- Lançamento de procedimentos realizados;
- Relatórios administrativos;
- Relatórios de faturamento;
- Backup;
- Relatórios estatísticos;
- Rotinas de segurança Global, padrão Nível 2 ANS;
- Tecnologia SMS GRATUITA;
- Controle Anti Glosas.
O Global YEAR não tem qualquer restrição a uso e não possui limite de cadastros, agendamentos, usuários ou fechamentos. Após um ano de uso gratuito você poderá renovar a sua licença.
Agenda Gongo
O Gongo é uma agenda inteligente que confirma as consultas automaticamente. Os pacientes podem marcar os próprios horários de atendimento na página da clinica no Facebook. Uma grande vantagem é que você pode ver no Google Agenda todos os horários marcados no Gongo.
Com essa agenda você pode lembrar seus pacientes de todas as consultas sem precisar ligar, acessar a agenda quando e como quiser e marcar as consultas de forma simples e amigável.
A marcação de consultas online como importante ferramenta para o Marketing Digital
A marcação de consultas online pode ser uma grande ferramenta de auxílio no seu processo de marketing on e off line. Isso porque quando você analisa a sua agenda você consegue entender melhor o seu tipo de público.
Conhecer o seu público alvo é fundamental para qualquer estratégia de marketing. Podemos citar duas principais vantagens de marketing que sistema de marcação de consultas online pode te trazer, confira:
Formação de banco de dados completo, eficiente, organizado e de fácil acesso
Uma grande vantagem do sistema de marcação online é promover a organização dos dados, já que é possível levantar todas as informações do paciente de forma simples e prática.
Para marcar a consulta, o paciente preenche o cadastro e todas as informações são resgatadas automaticamente. Ao final, o software pode elaborar relatórios com esses dados, o que permite traçar um panorama do perfil socioeconômico dos pacientes.
Fidelização de pacientes e oferecimento de novos serviços em âmbito digital
Com as informações do paciente coletadas você pode utilizar os dados para desenvolver a prática do marketing digital e elaborar protocolos de fidelização de pacientes para a sua clínica.
Você pode gerar campanhas com os dados coletados, oferecendo pacotes de saúde, campanhas de conscientização, etc. Isso pode trazer mais visitas e agendamentos de pacientes ou trazer novos pacientes.
Novos serviços nos quais os pacientes podem se interessar também podem ser facilmente anunciados. As informações fornecidas ao agendar compromissos online podem ser confiáveis, pois serão atualizadas.
Os pacientes que retornam também são bons para atualizarem seus endereços de email e números de telefone para novos agendamentos e outros serviços ofertados. Assim, as informações de contato serão atualizadas no banco de dados online, ao invés de ter tudo em papel.
Importância dos meios de marcação de consultas online a partir das implicações trazidas pela Covid-19
A chegada da pandemia afetou e muito a rotina dos consultórios odontológicos. Muitas das atividades realizadas de forma física ou tradicional tiveram que sofrer atualizações.
Ter um sistema de marcação de consultas online na pandemia é essencial. Isso facilita o acesso do paciente! Além de ter uma agenda virtual ou um aplicativo para consulta, o atendimento do paciente pelo whatsapp virou fundamental.
O ideal nesse momento é oferecer um serviço online de qualidade e eficiência sem perder o conforto da comunicação direta via whatsapp. Por isso, se puder invista nas duas frentes: converse com paciente via whatsapp e ofereça uma plataforma de marcação de consultas na qual o paciente irá marcar a consulta conforme sua disponibilidade.
Outra frente que ganhou atenção nesse período foi a teleconsulta. Nesse caso, além da marcação da consulta online você pode fazer consultas para esclarecer dúvidas ou pedir exames virtualmente. Para fazer isso da maneira correta, você deve consultar o seu CRO e verificar as implicações éticas e como fazer esse processo da melhor forma.
Conclusão
Ser um empreendedor dentista de sucesso envolve organização e alta produtividade. Por isso, ter uma agenda organizada garante um melhor atendimento para seus pacientes e mais qualidade de vida para você.
Temos hoje vários tipos de agenda que podem ser utilizadas pelo dentista. Desde agendas e papel até softwares modernos e com soluções mais completas de gestão para sua clínica. Essas soluções podem ser pagas ou gratuitas, dependendo do seu orçamento e da sua necessidade.
Investir em um sistema de marcação de consulta online traz inúmeros benefícios para você, ainda mais em tempos de pandemia.
Por isso, considere essa opção se você deseja otimizar a sua agenda, reduzir o trabalho da sua secretária, gerar mais comodidade para seu paciente, além de gerar um banco de dados que pode ser utilizado para campanhas de marketing e como estratégias de fidelização de clientes.
