Não podemos negar que a internet está presente no dia-a-dia das pessoas. Uma pesquisa recente indica que 70% da população brasileira está conectada a internet, o que equivale a 126,9 milhões de pessoas. Neste cenário, a busca por dentistas e por tratamentos odontológicos na internet cresce a cada mês. É a maneira mais fácil de conectar o seu serviço com o seu paciente em potencial é ter um consultório online.
E em quando o assunto é segurança, automação de processos, interatividade e engajamento, ter um consultório online também é uma excelente proposta.
Além de otimizar as suas atividades e processos diários e deixar as suas informações armazenadas de forma segura na nuvem.
Para fazer essa jornada e transformar o seu consultório físico em um consultório online separamos aqui informações detalhadas, para você poder entrar de vez no mundo digital e aumentar a performance do seu consultório.
Confira abaixo o melhor guia para fazer um consultório online.
O que é um consultório online?
O consultório online nada mais é do que a digitalização do consultório odontológico físico. Ou seja, as funcionalidades e informações analógicas são transportadas para o mundo virtual, aumentando a interatividade entre profissionais e pacientes.
Para ter um consultório online precisamos reunir uma série de ferramentas digitais que nos possibilite fazer preenchimento de fichas clínicas, marcação de consultas, gestão financeira e ainda sirva como um canal de comunicação com o paciente.
Assista nosso vídeo completo no Youtube:
Como funciona um consultório online?
Ter um consultório online é poder executar muitas tarefas do dia-a-dia do cirurgião dentista de forma virtual.
Ou seja, com o consultório online podemos automatizar funções que tomam muito tempo de trabalho, tanto do dentista quanto das auxiliares e secretárias.
Para dar o primeiro passo e montar o seu consultório online você precisará entender que a maneira de executar os seus processos irá mudar, e muito. Com isso, você vai precisar ter a sua mão um bom software odontológico, assessoria de marketing digital e um website interativo.
Construir um website
A primeira etapa para informatizar o seu consultório odontológico e fazer um website. O site da sua clínica ou consultório será o seu cartão de visitas virtual.
Ou seja, através dele potenciais clientes irão te encontrar, conhecer o seu trabalho e agendar consultas.
Nesse momento de criação de site é fundamental que você escolha uma equipe capacitada para montar sua página.
A base de construção um site e a sua plataforma são fatores determinante para aumentar o ranqueamento frente ao google.
Uma vez que o site será seu cartão de visitas é importante escolher a paleta de cores que irá trabalhar, colocar a sua logomarca, utilizar fotos e construir uma área de blog.
Ter um blog dentro do seu site e gerar conteúdos autorais é uma ótima maneira de aparecer nas primeiras páginas de busca.
No seu site também é necessário conter algumas informações básicas na sua clínica, como sua história, os profissionais que compõe a sua equipe, os tratamentos realizados, a localização e a forma de contato.
Como forma de diferenciar o seu site e consequentemente a sua clínica, você pode incluir uma agenda de marcação de consultas online. Além disso, você também pode incluir um formulário de preenchimento de ficha clínica, o que certamente irá agregar valor a sua página.
Depois de pronto, se você já não tiver, vale a pena contratar uma agência de marketing digital para que essa empresa faça um planejamento de anúncios pagos no google adwords.
Esses anúncios aumentam a visibilidade da sua página, tendo o seu site mostrando na primeira página de busca, aumentando sua chance de captação de novos pacientes.
Agendamento de consultas
Aposentar a sua agenda física e torná-la uma agenda virtual é um passo fundamental para melhorar a gestão do seu consultório.
A agenda virtual facilita a marcação de consulta por parte do paciente, que muitas vezes não precisa ligar para a sua recepcionista, basta ver a sua disponibilidade e agendar um horário mais conveniente.
Existem algumas formas de ter a sua agenda online. Você pode utilizar alguns softwares odontológicos para isso, ou até mesmo utilizar a agenda do google.
Muitas dessas agendas envia uma confirmação por email ou SMS para o paciente após a marcação da consulta, e você ainda pode fazer a configuração para o paciente receba uma mensagem de confirmação da consulta um dia antes.
Quando fazemos opção por ter uma agenda online não podemos esquecer de eliminar a agenda física. Isso porque , se você não a elimina corre o sério risco de marcar dois pacientes no mesmo horário.
Isso poderia causar uma grande indisposição com os pacientes.
Ficha clínica online
Outra funcionalidade importante do consultório online é ter as fichas clínicas em meio digital. Para isso você pode utilizar softwares de gestão odontológicos.
As fichas clínicas virtuais são uma ótima maneira de organizar os dados dos seus pacientes e poupar espaço de armazenamento no seu consultório. Além disso, esse tipo de ficha gera a facilidade de consultar a história pregressa e evolução do paciente de qualquer lugar.
A maioria das fichas clínicas digitais disponíveis podem ser preenchidas apenas quando o paciente chega ao consultório.
No entanto, já existem aplicativos que você pode disponibilizar ao paciente para fazer o preenchimento antes da consulta.
É importante observar a parte jurídica de fichas virtuais. A utilização dessas fichas dentro de uma plataforma já são autorizadas pelos órgãos de fiscalização, no entanto, elas não substituem o termo de consentimento.
Sugerimos que você tenha a ficha virtual, mas que imprima o termo de consentimento e peça para o paciente assinar.
Solicitação de exames complementares
Alguns softwares odontológicos possuem uma funcionalidade que permite a solicitação de exames complementares, como radiografias, tomografias, fotografias, ressonâncias etc. Essa ferramenta pode facilitar o dia- a- dia do dentista e do paciente.
Sendo assim, você não precisa estar no consultório para fazer uma solicitação de exame ao paciente. Basta entrar na plataforma, fazer o pedido e enviar por email para seu paciente ou para o centro de imagem.
Prescrição e receituário
Os formulários de prescrição e receituários virtuais presentes nos softwares são um grande facilitador na odontologia.
Através dessa funcionalidade o cirurgião dentista seleciona o nome do paciente, a medicação desejada e o software já carrega as informações automaticamente.
Além disso, todas as prescrições dos pacientes ficam armazenadas no sistema para o controle do profissional.
A prescrição eletrônica também evita alguns inconvenientes como o fato de o paciente não entender a letra do dentista. Isso pode fazer com que o medicamento seja tomado da forma errada.
Presença nas redes sociais
Não podemos falar de um consultório digital se o profissional ou a clínica não estão inseridos nas redes sociais. Estar presente nas mídias e plataformas digitais é fundamental para tornar completa a experiência digital do paciente.
Para saber em qual rede social estar, é necessário definir o seu público alvo ou persona. Sabendo o seu público ideal você irá descobrir quais redes sociais eles mais frequenta e dessa forma poderá direcionar sua estratégia de marketing.
As principais redes sociais utilizadas atualmente são: o instagram, facebook, linkedin, whatsapp e telegram.
No entanto, não podemos esquecer de outras mídias digitais importantes utilizadas como veículos de comunicação entre profissional e paciente que seriam o youtube, o google meu negócio e o blog do seu site.
Um outro passo importante para a sua estratégia de marketing é linkar todos os seus veículos digitais. O seu site deve conter informações sobre as suas redes sociais para que o seu paciente seja facilmente direcionado a ter uma relação mais próxima com você.
Em contrapartida, a sua rede social, como por exemplo o instagram, deve conter informações sobre o seu site e número de whatsapp para que o paciente possa entrar em contato facilmente com a sua clínica.
Quais são as vantagens de adotar um consultório online?
Como você deve ter percebido, existem uma série de passos para serem executados para fazer a transformação do consultório físico em um consultório online.
No entanto, quando feita essa transição você verá muitas vantagens em relação ao jeito tradicional de se realizar as coisas. As principais vantagens são:
- Melhora na interação com o paciente;
- Maior facilidade de acesso aos dados;
- Melhora da gestão do consultório;
- Facilidade de gerenciar os seus horários;
- Controle total da agenda, com a possibilidade de preencher horários que ficariam vagos;
- Automatização de tarefas operacionais e sistemas do consultório;
- Aumento da produtividade;
- Organização e gestão de espaço
Como transformar um consultório tradicional em um consultório online?
Se você quiser enfrentar esse desafio e ter o seu consultório online, certamente irá precisar contratar dois serviços: assessoria de marketing digital e um software de gestão odontológico.
Assessoria de marketing digital
Para entrar de vez no mundo online com qualidade você vai precisar de assessoria. Claro, que se você quiser se aventurar e fazer tudo sozinho provavelmente vai conseguir, porém isso requer muito esforço, tempo e dedicação. Muitos dentistas não possuem esse tempo no seu dia-a-dia para dedicar ao marketing, dessa forma, se você não tiver assessoria toda a estratégia de marketing poderá ser perdida. Dessa forma entendemos que contratar uma empresa para cuidar do seu marketing digital é uma boa opção.
Para escolher a assessoria de marketing digital ideal é importante verificar a expertise da empresa na odontologia. Isso porque atualmente temos inúmeras empresas trabalhado com marketing digital porém nem todas estão acostumadas a fazer marketing para atrair pacientes para consultórios odontológicos.
Seguindo esse ponto de vista, a assessoria adequada irá fazer um planejamento estratégico de campanha para você que envolva todas as suas mídias digitais, como site, blog, e redes sociais.
Faz parte do trabalho da agência de marketing criar um editorial com cronograma de postagens em redes sociais, criar a arte e design das publicações, criar conteúdo, identidade visual e branding. Além disso, eles podem fazer e gerenciar campanhas pagas nas redes sociais para aumentar o seu alcance e oportunidades de negócios.
Software de gestão em odontologia
A utilização de um software de gestão em odontologia é fundamental para ter um consultório online. Através da contratação do software você conseguirá colocar todos os seus pacientes em um plataforma online, fará toda a gestão financeira, agendamento e confirmação de consultas, dentre outras funcionalidades.
Porém, existe hoje uma infinidade de softwares odontológicos que possuem diferentes funcionalidades e valores de investimento. Para facilitar a sua vida, fizemos aqui uma lista com os principais softwares de odontologia para você tomar uma decisão bem informada.
Melhores softwares de gestão em odontologia
Para saber escolher o software odontológico ideal para você precisa considerar alguns fatores, como as funcionalidades básicas oferecidas, funcionalidades extra, preço, simplicidade, praticidade, suporte ao cliente e tecnologia adotada.
Consideramos como básicas as seguintes funcionalidades:
- Prontuário odontológico online completo, podendo inclusive anexar imagens e documentos;
- Controle financeiro;
- Gestão de estoque;
- Emissão de orçamento, receituário e atestados;
- Envio de lembretes automáticos aos pacientes;
- Controle de retornos.
Vamos então conhecer os três principais softwares odontológicos:
Simples dental
É um software odontológico que apresenta o melhor custo benefício do mercado, pois ele apresenta muitas funcionalidades por uma mensalidade de R$99. O simples dental é o software mais usado(segundo o site, são mais de 22 mil dentistas) e mais procurado pelos dentistas.
Com o simples dental você consegue fazer o gerenciamento completo da sua clínica utilizando um número ilimitado de agendas, profissionais e pacientes. A mensalidade também engloba o envio de 100 SMS/ mês. Caso você precise enviar mais mensagens um valor de pacote a parte é cobrado.
As seguintes funcionalidades básicas estão incluídas no pacote de contratação do software:
- Controle financeiro;
- Controle de estoque;
- Emissão de orçamentos, receituário e atestados;
- Prontuário online;
- Controle de retornos;
Vantagens do simples dental :
- Emissão de boletos integrado ao sistema, porém contratado separadamente a um custo de R$3,87 por boleto compensado. Não é cobrado nada na emissão.
- Controle de comissão de dentistas;
- Confecção de site por uma taxa de R$49,80 extra por mês. Esse site cumpre o objetivo de deixar o seu consultório online, porém, este serviço não agrega tanto valor pois não apresentando uma sessão de conteúdos, como um blog para melhorar o seu posicionamento no Google.
- Campanhas automáticas de email como forma de se relacionar com o paciente;
- Aplicativo exclusivo para ortodontia;
- Interface de simples utilização;
- Suporte rápido;
- O fato de tudo funciona online e na nuvem via login e senha, sem a necessidade de instalação de programas no computador da clínica é bastante positiva e atual.
Desvantagens do simples dental:
- O software não tem integração com o site;
- Não ter emissão de nota fiscal online.
Controle odonto
O controle odonto é o software mais completo para dentistas. Como vamos ver a seguir, a plataforma oferece todas as funcionalidades básicas e muitas outras adicionais que são interessantes para os usuários.
Com relação ao valor do software é cobrada uma taxa para implementação inicial que envolve o treinamento da equipe, migração de dados cadastrais, consultoria de gestão e setup do sistema.
As mensalidades podem ser cobradas da seguinte forma:
- Contratação para gestão de 1 dentista= R$69/mês;
- Para gestão de 2 ou 3 dentistas= R$59/ mês por dentista
- Contratação para gestão de 4 ou mais dentistas = R$49/mês por dentista
Existe também o modelo de cobrança por cadeira odontológica que já inclui os serviços de emissão de boleto e nota fiscal pelo valor de R$126/mês por cadeira, independente da quantidade de profissionais.
As seguintes funcionalidades básicas estão incluídas no pacote de contratação do software controle odonto:
- Controle financeiro;
- Controle de estoque com emissão de ordem de compra já integrado ao sistema financeiro;
- Envio de lembretes automáticos por SMS;
- Emissão de orçamento com odontograma, receituário atestado;
- Prontuário online;
- Controle de retornos.
Vantagens do Controle Odonto :
- Emissão de boleto integrado ao sistema;
- Carnê para parcelamento mais extensos. Esse serviço está incluído do módulo de contratação por cadeira odontológica;
- Emissão de nota fiscal integrada ao sistema. Esse serviço está incluído do módulo de contratação por cadeira odontológica.;
- Máquina de cartão de crédito integrado ao sistema e terceirizado pelo saúde service;
- Controle de comissões de dentistas;
- Confecção de site que não pode receber o domínio do cliente além de não poder incluir um blog;
- Campanhas de email automáticas que melhoram o relacionamento com o cliente;
- Botão de pânico para ser acionado em caso de urgência;
- Controle de pipeline comercial para você saber em qual etapa de venda está o seu paciente;
- Ranking dos melhores dentistas;
- Análise de crédito dos pacientes;
- Monitor interativo, que permite integrar o software a um monitor de smart TV aumentando a interatividade entre o software e a recepção do consultório;
- Simples de utilizar;
- Bom suporte ao cliente;
- Funcionamento online possibilitando o acesso em qualquer lugar.
Desvantagem:
- O site não é interativo ou compatível com agendamentos online;
- Preço. Apesar de ser um software extremamente complexo ele possui um maior valor de investimento. É importante pesar a relação custo benefício para o seu caso.
Dental Office
O Dental office é um software simples e com bom visual. Possui uma boa interação com o usuário e ótimo custo benefício se sua clínica ou consultório não exige tantas funcionalidades.
Em relação aos valores de manutenção, o dental office oferece três tipos de plano que apresentam diferentes funcionalidades:
O plano light possui o custo de R$99,99/ mês e permite acesso a dois usuários, agendamento eletrônico de pacientes, prontuários online; emissão de boletos com taxas diferenciadas; controle de cheque e cartão; painel interativo; maquininha de cartão; aplicativo para celular; espaço ilimitado para imagens; suporte e implementação gratuita.
Já o plano plus o valor pago é de R$119,90/mês e inclui todas as funcionalidades do plano light mais: 3 usuários, campanha de marketing incluido envio de email e SMS para pacientes, chat para comunicação interna da equipe e 100 créditos de SMS por mês.
No plano mais avançado chamado de plano pró o valor é de R$159,90/mês e inclui todas as funcionalidades do plano plus mais: 5 usuários; modulo clínica que inclui comissionamento de profissionais e 200 créditos de SMS por mês.
Vantagens do sistema:
- Prescrição de medicamentos MEMED;
- Análise de crédito;
- Possibilidade de enviar mensagens aos pacientes utilizando o whatsapp.
Desvantagens:
- Ausência de emissão de nota fiscal integrada ao sistema;
- Agendamento online integrado;
- Confecção de site.
A escolha de um software odontológico é um processo que deve incluir a avaliação das suas necessidades em termo de gestão e tamanho da sua clínica ou consultório bem como a quantidade de profissionais envolvidos.
Quanto custa montar um consultório online?
Depois de tudo que falamos você deve estar se perguntando quanto custa para montar o consultório online. Para elaborar essas resposta temos que pensar no investimento de confecção de um site, contratação de uma empresa de marketing digital e nas mensalidades do software de gestão.
Fazer o site sozinho, sem assessoria, obviamente é a opção mais em conta, porém arriscada. Para fazer uma estimativa de valor não vamos computar as suas horas de trabalho/aprendizado. Sendo assim os seus custos iniciais para montar um site sozinho seriam registro de domínio (R$40), servidor de hospedagem (uma média de R$150/ano para sites pequenos) e um tema de WordPress (R$240). Ou seja, um investimento médio de R$430.
Já para se aventurar no marketing sozinho você precisaria de algum programa de design para fazer a arte das postagens (R$34,90/ mês), um programa de postagens automáticas para facilitar a sua vida (R$14,90/mês) e um valor mensal para você investir em anúncios pagos, tanto em mídias sociais quanto no google que você irá definir de acordo com suas metas.
Para essa opção dar certo, você precisará trocar seu dinheiro por tempo. Terá que dedicar muito tempo para aprender a utilizar as ferramentas e entender como customizar da maneira adequada o seu site e as suas redes sociais.
Já para os cirurgiões dentistas que não tem tempo ou preferem contratar agências especializadas e ter um site profissional a média de investimento em um website sera entre R$900 a R$7.000,00 dependendo do tipo de site.
Fazer um site profissional tem algumas vantagens como a formação de design, branding, desenvolvimento web e SEO.
Já para os custos de investimento de marketing com uma agência especializada também pode variar de acordo com o tipo de trabalho a ser contratado. Se você quiser apenas uma gestão para mídias sociais o investimento médio será de R$ 700/ mês fora o valor de investimento em campanhas ou anúncios.
Para fechar os custos com o consultório online você ainda precisa incluir na sua planilha a mensalidade que você irá pagar para utilização de um softwares de gestão. Como vimos no texto a média de investimento mensal será de R$115,66.
Cuidados na hora de montar um consultório online.
Como vimos neste texto a criação de um consultório online é imprescindível para o cirurgião dentista, porém antes de iniciar o seu projeto é necessário que você tenha alguns cuidados.
O primeiro deles é escolher um software de gestão confiável. Temos uma infinidade de softwares sendo lançados no mercado. No entanto, é fundamental que você encontre um sistema já testado no mercado e tenha funcionalidades que atendam às suas necessidades.
Um outro fator importante é contratar uma empresa séria para confecção do seu site. Isso porque se você faz um site de baixa interatividade e pouco responsivo o seu ranqueado no Google será inadequado, comprometendo sua estratégia de marketing.
Com relação às redes sociais é importante você participar ativamente da construção do editorial e do conteúdo que será postado junto a agência de marketing digital escolhida. Além de você garantir que um bom conteúdo esteja sendo criado, você também vai dar personalidade ao seu perfil, personalizando de acordo com as suas preferências e gerando maior conexão com seus pacientes.
Conclusão
Sabemos que a maioria das pessoas têm acesso à internet e utilizam esse meio de comunicação para procurar produtos e serviços que satisfaçam suas necessidades. Dessa forma, torna-se imprescindível a presença do cirurgião dentista no meio digital.
Para entrar no mundo virtual é preciso construir um consultório online através da criação de um site, contratação de um software de gestão odontológico e fazer uma estratégia de marketing digital.
Implementando essas três ações, você terá nas suas mãos uma nova odontologia, mais customizada, interativa, moderna e versátil que facilitará a sua prática clínica, captação de pacientes e melhora da gestão do seu negócio.
