Já parou para pensar em quantos fornecedores temos em um consultório odontológico? São compras dentais, entregas de laboratórios, instrumentais, biomateriais…. enfim diversos agentes externos para coordenar. Por isso é importante desenvolver um método de gestão de fornecedores.
A gestão dos fornecedores favorece o seu trabalho, reduzindo custos desnecessários, estresse, cancelamos consultas e atrasos. O processo de gestão facilita o seu dia-a-dia enquanto empreendedor dentista.
Por isso, desenvolvemos um texto para você saber de maneira prática como fazer esse processo de gestão, vamos lá?
O que é gestão de fornecedores?
A gestão de fornecedores consiste em um conjunto de técnicas e processos que devem ser aplicados pela sua clínica com o objetivo de otimizar a administração de todos os seus fornecedores.
Esse processo está focado em garantir o fornecimento dos melhores produtos/serviços, prazos e negociação de pagamento. Tudo isso, cria uma organização interna e evita transtornos com pacientes.
A gestão de fornecedores exige dedicação e muitas vezes a utilização de sistemas ou planilhas para favorecer esse processo de organização interna. Nesse processo deve haver uma ação coordenada de todas as atividades que envolvam compras em sua clínica.
Assim, é preciso estar consciente que além da seleção de fornecedores, este processo também envolverá o desenvolvimento de uma política de compras.
Qual a importância da gestão de fornecedores?
A gestão de fornecedores tem uma grande importância na clínica odontológica pois esse processo visa reduzir os custos de um consultório relativo ao estoque, permitindo que você faça um bom controle evitando perdas desnecessárias.
Além de fazer gestão de estoque, ao fazer um processo de gestão de fornecedores você desenvolve uma política de compras buscando preços mais competitivos, qualidade em suas aquisições e confiabilidade nas entregas.
Outro aspecto importante é o prazo e flexibilidade de pagamento, descontos, parcelamentos e outras facilidades oferecidas pelo fornecedor. Além da política pós venda! É necessário que a gestão busque parceiros que façam o suporte adequado para termos uma relação de confiança.
Atenção redobrada em fornecedores da área da saúde, como a Odontologia
Ter atenção aos fornecedores é fundamental para qualquer gestor. Na Odontologia não é diferente. Temos alguns desafios clássicos em um consultório como controlar o estoque de materiais para evitar perda, controlar prazo de entrega de laboratórios, controlar valor e qualidade dos materiais dentários.
Essa gestão de prazos, valores e qualidade interfere diretamente na margem de lucro, na formulação de preço de procedimentos e também influencia na qualidade do seu trabalho como clínico, o que repercute na satisfação do seu paciente.
Por isso, veja abaixo como otimizar esse processo na sua clínica.
Quais os tipos de fornecedores?
A primeira tarefa no processo de gestão é identificar, selecionar e manter em uma planilha organizar todos os seus fornecedores. A seleção de fornecedores é um processo particular de cada clínica.
Entretanto, é preciso definir quais critérios são os mais importantes para você e seu consultório ao escolher um fornecedor. Existem três fatores que são básicos e que você não pode deixar de fora como critérios:
- Preço;
- Prazos de entrega e pagamento;
- Qualidade do serviço.
Para ajudar a selecionar os fornecedores de cada área você pode também atribuir pesos a estes fatores, determinando a importância destes itens e o impacto que eles trazem no seu dia-a-dia.
Se estamos falando de um laboratório de prótese, por exemplo, qualidade e prazo de entrega geralmente têm mais peso do que preço. Mas no caso de dentais cujo material é o mesmo, talvez os critérios preço e entrega sejam os mais importantes.
Vamos conhecer abaixo os tipos de fornecedores que podemos ter, veja!
Monopolistas
Esse tipo de fornecedor geralmente vende produtos exclusivos. Eles fixam o preço que acham interessante para a sua empresa. Cobram pela exclusividade do produto, alegando valor agregado.
Não possuem ou tem pouco concorrente. O interesse pela compra parte do comprador, por isso a negociação de valor e prazos é quase impossível.
Esse tipo de fornecedor na Odontologia pode ser visto em empresas de alinhadores, implantes , biomateriais entre outros.
Habituais
São o tipo de fornecedores chamados de tradicionais que vendem produtos básicos e necessários para o funcionamento da clínica.
Estes fornecedores são sempre consultados durante o processo de compra e orçamentos. Por terem uma grande concorrência, dependem do comprador para fechar o negócio. A vantagem deste caso é a facilidade que se tem de melhorar os preços de venda.
Na odontologia você reconhece esses fornecedores como as dentais, lojas de materiais descartáveis, kits cirúrgicos, manutenção de equipamentos, entre outros.
Especiais
Esse tipo de fornecedor ocasional normalmente supre eventos diferenciados ou atípicos, Atendem gêneros alimentícios provenientes das localidades escolhidas, até artigos de decoração relacionados ao tema. Geralmente os produtos não estão disponíveis nos fornecedores habituais.
Como definir seus fornecedores?
Agora que você já sabe quais são os tipos de fornecedores e qual a importância do processo de gestão dos mesmos na sua clínica vamos ver como definir os seus fornecedores.
Como deve ser feita a seleção e gestão de fornecedores?
Para selecionar os seus fornecedores você deve coletar uma série de dados para entender melhor quem ele é e como trabalha.
Veja abaixo algumas informações que você pode obter na internet ou solicitar ao fornecedor:
- Verificação da existência de alvará de funcionamento;
- Razão social, CNPJ/CPF, localização (endereço);
- Data da fundação;
- Número de funcionários da área de produção ( casos seja relevante);
- Lista de clientes que atende, com contatos disponíveis;
- Tipos e quantidade de produtos que comercializa;
- Variação de qualidade e preços entre os produtos;
- Tipos de veículos disponíveis para transporte de materiais;
Como fazer na prática a gestão de fornecedores?
Após fazer uma triagem dos tipos de fornecedores e conhecer melhor a sua forma de trabalho é hora de se relacionar com eles e iniciar o seu processo de gestão propriamente dito.
Como deve ser o relacionamento com os fornecedores?
O sucesso da sua clínica não depende só de você ou da sua equipe e os seus fornecedores são grandes aliados para isso. Por isso, é necessário estabelecer uma relação em ambos ganham! Além disso, o relacionamento com os funcionários deve ser ética e respeitosa.
Como controlar fornecedores?
O controle dos fornecedores nem sempre é uma tarefa fácil, principalmente em grandes clínicas com um fluxo de trabalho intenso.
Por isso, recomendamos que você tenha uma planilha de excel para controle de gastos, organização de dados dos fornecedores e datas de compra e de entrega de mercadorias.
Já se você tem um fluxo de trabalho intenso ou pode ter um software certamente será a melhor opção. O software odontológico ajuda e muito no controle efetivo do estoque, dos gastos e dos ganhos, controle de laboratório e de todos os outros fornecedores.
Hoje você consegue encontrar softwares especializados em várias faixas de preço. Vale a pena conferir e digitalizar o seu consultório.
Como avaliar a qualidade dos fornecedores para minha empresa?
Quando você já possui uma lista de fornecedores a qual recorre, o que você precisa fazer é mantê-la atualizada e realizar um controle de qualidade do atendimento e dos produtos. Para isso, veja as dicas abaixo:
Qualidade do produto fornecido
A qualidade do produto ou do serviço é o ponto fundamental para manter o seu fornecedor ou trocá-lo.
Sempre avalie a qualidade do serviço prestado, cordialidade, comunicação, durabilidade do produto/serviço, condições de entrega e controle pós venda. Tenha esses dados anotados em sua planilha, para no futuro, lembrar dessas características na hora de acionar o fornecedor novamente.
Mesmo tendo um preço um pouco mais caro, recomendamos que você sempre escolha pela qualidade! A qualidade é fundamental na odontologia e vai trazer grandes frutos e a fidelidade do seu paciente.
Cumprimento de prazos
Além da qualidade, na gestão de fornecedores é importante também observar o cumprimento de prazos, pontualidade e acessibilidade. Com bons fornecedores, é possível garantir que o estoque esteja sempre em níveis adequados.
Além disso, fique de olho nos laboratórios de prótese! Muitas vezes eles estão sobrecarregados e não cumprem os prazos com você. Essa situação gera estresse em um consultório odontológico. Por isso, leve esse quesito em consideração!
Custo mais favorável ao comprador
Quando o material é o mesmo (em termos de qualidade) o fornecedor que tiver o menor preço ou a melhor condição de pagamento terá preferência! Isso acontece muito com dentais na compra de materiais odontológicos de consumo.
Mesmo já tendo dentais de confiança faça sempre uma cotação com outras para saber o que está sendo praticado no mercado. Dessa forma você sempre terá poder de negociação.
Além disso, uma gestão eficiente proporciona um bom relacionamento entre a empresa e seus fornecedores. Quanto mais forte esse relacionamento, maiores são as chances de conquistar condições diferenciadas, inclusive em relação ao preço e forma de pagamento.
Conclusão
Gestão de fornecedores consiste em um conjunto de técnicas e processos que devem ser aplicados pela sua clínica com o objetivo de otimizar a administração de todos os seus fornecedores.
Esse processo exige dedicação e muitas vezes a utilização de sistemas ou planilhas para favorecer a organização interna. Nesse processo deve haver uma ação coordenada de todas as atividades que envolvam compras em sua clínica.
De qualquer forma, a regra de ouro na gestão de fornecedores é conhecer bem seu fornecedor, assim como investir no fortalecimento e na parceria com ele. Mas, tenha cuidado para não entrar em uma relação de dependência. Pesquise, avalie e tenha sempre outras opções à mão.
