Seja qual for o setor de atuação, varejo, food service, beleza, saúde e outros similares, os produtos representam a essência do negócio. Por isso, o estoque é considerado um dos ativos mais valiosos dentro de uma empresa.
Essa organização é fundamental para profissionais da área da saúde, como os dentistas, por exemplo. No caso deles, especificamente, o controle de estoque auxiliará na organização financeira, otimização de espaço e praticidade na hora do atendimento.
Por isso, não possuir um controle de estoque eficaz coloca em risco a continuidade e o avanço do negócio.
Atualmente, as empresas podem contar com inúmeras ferramentas que tem como propósito aprimorar o controle de estoque.
Afinal, a tecnologia tem sido uma grande aliada dos negócios, oferecendo sistemas gerenciais que fornecem informações realmente úteis, facilitando a tomada de decisões estratégicas.
Todavia, ainda existem muitos desafios que precisam ser superados para que as empresas consigam ser mais eficientes na realização dessa tarefa. Isso inclui a adoção da metodologia adequada e de práticas eficazes para controlar o fluxo de mercadorias de forma eficaz.
Para facilitar o dia a dia dos gestores e contribuir para o bom desenvolvimento empresarial, esse artigo tem como proposta apresentar informações para os empresários, em especial os dentistas, que desejam iniciar o controle de estoque de suas clínicas.
O que é controle de estoque?
O controle de estoque, também chamado de gestão de estoque, consiste em registrar o fluxo de mercadorias, tanto as que entram como as que saem. Afinal, é no estoque que ficam os artigos que serão posteriormente vendidos ou usados.
Dessa forma, controlar o estoque é identificar as movimentações do setor, inclusive, a quantidade de cada artigo. Também é importante, ao entrar os produtos no setor, que sejam registradas outras informações, como as suas características.
Com isso, é possível armazenar as mercadorias de acordo com o seu tamanho, peso, cor, formato e demais atributos que variam de segmento para segmento.
Tendo os controles internos e de produção adequados, essa prática garante que a empresa possa atender à demanda dos clientes da forma mais eficaz possível.
Aliás, além de organizar, um dos principais objetivos do controle de estoque é também financeiro, pois a manutenção de estoques é cara e o gerenciamento do estoque deve permitir que o capital investido seja minimizado.
Portanto, fica claro que um bom controle de estoque passa primeiramente pelo planejamento desse estoque. E a cada passo dessa organização o profissional poderá encontrar vantagens para melhorar a rotina de trabalho.
Quais as funções do controle de estoque?
Muito além de ter um espaço físico organizado, o controle de estoque permite potencializar as tarefas de toda a estrutura da empresa. E assim, trazer inúmeras vantagens e benefícios.
Controlar o estoque significa fazer a gestão de uma parte importante dos ativos. Além de representar uma estratégia essencial das operações de negócios.
Essas operações podem ser complexas, principalmente se houver mais de um ponto de distribuição. No entanto, deixar de fazê-las ou fazê-las de forma inadequada gerará pequenos erros que podem custar caro.
Por esses e outros motivos é importante saber exatamente quais são as principais funções do controle de estoque e como cada uma delas pode ajudar no método de trabalho.
- Determinar os itens que devem permanecer em estoque;
- Determinar a periodicidade com que deve ser reabastecido o estoque;
- Determinar o volume necessário de estoque para um determinado período;
- Acionar o Departamento de Compras para executar a aquisição de estoque;
- Receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as necessidades;
- Controlar os estoques em termos de quantidade e valor e fornecer informações sobre a posição do estoque;
- Manter inventários periódicos para avaliação das quantidades e estado dos materiais estocados;
- Identificar e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados.
E o mais importante dentre todas essas funções é compreender que o estoque caminha lado a lado com a parte financeira de um negócio, por isso, sua má gestão tem um impacto direto em todo o desempenho da empresa.
Por que controle de estoque é importante?
Pode não parecer, mas o controle de estoque é importante para toda a gestão de uma empresa. Se um produto fica parado, o dinheiro não circula e o empresário estará gastando com a armazenagem.
Sendo assim, ter um controle total do que entra e sai do seu empreendimento evita prejuízos significativos, aumenta a chance de encontrar oportunidades de negociação com os fornecedores e o profissional usa apenas aquilo que é necessário para realizar os procedimentos com seus clientes.
Falando nisso, com uma gestão de estoque eficiente, fica mais fácil, inclusive, criar preços promocionais para os clientes, organizar as demandas e, consequentemente, vender mais.
Da mesma forma, é mais fácil lidar com os produtos sem giro quando o empresário conhece a situação do estoque.
Por exemplo, se determinado item está parado há muito tempo ou uma mercadoria específica está perto do prazo de vencimento, é possível oferecer descontos para incentivar a compra ou adiantar o processo para que o item seja perdido.
Assim, é fundamental compreender que a gestão de estoque tem tudo a ver com o financeiro. Muitos produtos parados representam dinheiro retido.
Já a falta de uma estratégia eficiente para os itens armazenados impede uma boa negociação e ocasiona a perda de oportunidades do negócio.
Isso quer dizer que, com um controle de estoque eficiente, o empresário não perderá produtos (seja por validade ou volatilidade do mercado), nem irá deixar de atender aos seus clientes, o que gera insatisfação e perda de lucro.
Além disso, ao realizar um controle de estoque eficaz a empresa poderá avaliar as demandas do mercado, entendendo o que tem alta saída e o que está parado no estoque, gerando maior efetividade em seus investimentos.
Afinal, a chave para o controle adequado do estoque é uma compreensão mais profunda da demanda dos clientes por seus produtos.
Outra questão é que a gestão de estoque permite que o empresário acompanhe os relatórios financeiros e tenha maior segurança em relação aos compromissos fiscais da empresa.
Como fazer controle de estoque odontológico?
Oferecer um atendimento organizado e ágil, é fundamental para garantir a satisfação do paciente. No entanto, para que isso aconteça, dentre outras coisas, é essencial saber como fazer o controle de estoque de material odontológico.
Para quem administra uma clínica odontológica, o estoque é um aspecto muito importante para o pleno funcionamento dos serviços. Isso porque se trata de um investimento e deve ser controlado para dar o retorno pretendido.
O fato é que a gestão do estoque de clínicas odontológicas influencia todo o processo e funcionamento de um consultório.
Afinal, caso o dentista compre mais do que o necessário, pode haver prejuízos que envolvem o desperdício do material e de dinheiro, já que o valor investido poderia ser melhor direcionado.
Outra questão é o risco de um produto vencer e o profissional se ver sem os materiais necessários para os procedimentos que serão feitos.
Sendo assim, desde organização à compra de materiais, uma boa gestão de estoque requer disposição e tempo para acompanhar os status de cada material.
Por isso, a partir do momento em que acontece a compra dos materiais, é preciso definir o local adequado para armazená-los, saber como identificá-los e, assim, guardá-los de uma forma que facilite a gestão de estoque.
Confira abaixo outras dicas para manter o estoque da clínica sempre organizado.
Mantenha o controle de estoque atualizado
O controle do estoque é um exercício constante, e é preciso mantê-lo sempre atualizado. Esse gerenciamento vai impedir que faltem materiais em um momento crucial ou que medicamentos fiquem parados por muito tempo, correndo o risco de o prazo de validade expirar.
Faça um passo a passo de cada entrada e saída de mercadoria. Quanto mais organização o profissional tiver na elaboração desse tipo de conteúdo os processos ficarão muito mais saudáveis.
Ainda que o empresário entenda sobre um controle de estoque e financeiro da clínica, há dúvidas para cada área que exigem uma atenção individual.
É por isso que, um consultório saudável necessita de uma gestão qualificada dessas duas áreas (financeira e estoque), o profissional precisa diferenciá-las, entender o que cabe a cada uma e buscar as melhores práticas.
Registre entradas e saídas
Uma forma muito eficaz, e também a mais adequada, para controlar o estoque é registrar as entradas e saídas de materiais. Tudo aquilo que for utilizado precisa ser dado baixa no sistema, e aquilo que é adquirido deve entrar nele.
Para controlar a entrada e a saída de materiais, o empresário pode usar como base a lista das últimas compras. Isso será fundamental para evitar a recompra por engano ou a falta de produtos durante os procedimentos.
Ao fim do dia, quantifique o que foi utilizado e subtraia do total adquirido. Mesmo tendo uma ideia da média diária, pode ser que sejam necessários mais ou menos produtos, e o profissional poderá acompanhar tudo em tempo real.
Uma forma de tornar esse processo mais fácil é manter os armários bem organizados e em uma ordem lógica. Assim, será mais fácil identificar a falta ou sobra de materiais.
Vale ressaltar que é necessário um rigoroso comprometimento para não se esquecer de fazer os registros para que não haja discrepâncias nas informações. E o responsável por essas anotações precisa elaborar um controle organizado e legível.
Monitore a validade dos produtos
Além da quantidade dos produtos, existe um fator importante para o controle de estoque: a data de validade. Não se esqueça de que muitos deles têm um limite de utilização, tempo que não pode ser excedido para garantir a segurança do paciente, a sua própria e também bons resultados.
Portanto, é imprescindível que o profissional mantenha sua relação atualizada em relação ao seu vencimento.
Uma sugestão é manter os produtos mais próximos da data de vencimento para a frente das prateleiras. Caso contrário, na hora da reposição, os mais novos ficarão à mostra e os mais antigos permanecerão no fundo, inutilizados.
Acompanhar essas datas pode ser um pouco mais difícil de fazer manualmente, sendo mais interessante ter o suporte de um computador ou software. No entanto, independentemente do modo como o profissional vai escolher, é essencial estar atento a esse detalhe.
Escolha bons fornecedores
Escolher bons fornecedores é parte crucial do controle de estoque de um consultório odontológico. Sem bons fornecedores, será difícil controlar as entradas e saídas e manter uma boa quantidade de materiais.
É muito importante escolher empresas que tenham comprometimento com os seus clientes a fim de que não falte nada no estoque.
O profissional precisa ter certeza de que, ao necessitar repor os produtos, ele será prontamente atendido para que não haja desfalques.
Outras questões importantes são os prazos de entrega praticados pela empresa, bem como os valores, as formas de pagamento, os canais de atendimento e o pós-venda. Todos eles ilustram o modo como o fornecedor trabalha e o profissional pode observar se está de acordo com a necessidade do seu consultório.
Após escolher os fornecedores de confiança, o gestor precisa ter, juntamente com sua relação, as informações básicas (nome, telefone e e-mail) de qual foi o fornecedor do último pedido. Por praticidade, também é possível fazer as compras sempre com as mesmas empresas.
Nesse caso, tenha à disposição as informações de outros fornecedores para possíveis emergências.
O controle de estoque em um consultório odontológico é muito importante e deve ser feito diariamente. Apesar de parecer algo complexo, com a organização necessária e a rotina, se torna natural com o passar do tempo.
Quais os tipos de sistemas de controle de estoque?
O fato é que o controle de estoque precisa ser feito de forma cuidadosa e eficiente. Apesar de as planilhas serem usadas há muito tempo para realizar esse gerenciamento, hoje em dia a melhor forma de gerenciar o estoque odontológico de um consultório é através de um software.
A tecnologia já oferece recursos mais desenvolvidos, mais precisos e menos passíveis de erros. Contar com eles é uma forma de otimizar o tempo dos profissionais, colaboradores e elevar a produtividade da empresa.
No mais, utilizando planilhas, as possibilidades de erros aumentam, podendo afetar especialmente os cálculos relacionados à entrada e à saída de produtos.
Isso repercute de forma negativa na gestão empresarial e no atendimento ao cliente, já que poderá haver falta de itens para atender à demanda ou materiais que ficam parados na empresa por longos períodos.
Atualmente existem muitos sistemas para esse gerenciamento. Aliás, adquirir um software de controle de estoque pode ser um excelente investimento para poupar tempo e modernizar o estoque.
Com tantas opções no mercado, o ideal é o profissional pesquisar pela solução que mais se encaixa na realidade do seu consultório.
PEPS
A sigla PEPS significa “Primeiro que Entra é o Primeiro que Sai”, inicialmente pode parecer cômica, no entanto, faz muito sentido para quem busca uma gestão de estoque eficiente.
Trata-se de um método baseado na ideia de que os produtos que chegaram primeiro ao estoque devem ser usados ou vendidos primeiro, enquanto os mais recentes vão para o final da fila.
É muito utilizado no mercado graças às vantagens que proporciona, como:
- Redução de perdas decorrentes do vencimento do prazo de validade
- Redução do giro do produto
- Aumento na qualidade do controle de estoque
UEPS
Já o Último a Entrar é o Primeiro a Sair (UEPS) segue uma lógica contrária ao PEPS. Nesse caso, como o próprio nome sugere, os produtos mais recentes são os primeiros a serem usados ou vendidos.
O UEPS, é visto como um dos métodos de controle de estoque mais eficientes para o planejamento da produção, ao permitir ajustes rápidos nos preços e quantidades a serem fabricadas de acordo com o consumo real.
Uma vez que os últimos itens adicionados são os primeiros a serem usados, tem-se uma média do consumo daquele período, permitindo prever o consumo futuro na medida em que novos produtos vão entrando no estoque.
CUSTO MÉDIO
Um dos métodos de controle de estoque mais utilizados, e um dos mais indicados, é o Custo Médio. Também conhecido como preço médio ponderado, este sistema é famoso por ser simples de ser calculado.
O custo médio representa o valor a ser contabilizado pela média dos gastos com a aquisição de cada produto. Realizar esse cálculo é fundamental, uma vez que toda empresa precisa de um planejamento eficaz para manter suas contas em dia.
É importante salientar que o custo médio tem divisões: ponderado fixo e ponderado móvel.
O custo médio ponderado móvel é obtido a partir das despesas que podem variar de acordo com o uso. O preço de custo é o fator primordial para conceber o estoque final e o custo de mercadorias vendidas ou requisitadas.
Por causa dessa metodologia, o valor de cada item muda de acordo com a compra ou uso de outros itens cujos preços são diferentes. Se o uso de um determinado item diminuir, esse valor também diminuirá, e se aumentar, o valor também aumentará.
Já o custo médio ponderado fixo é obtido a partir de uma média de custo de materiais disponíveis para uso ou venda num determinado período de tempo.
O cálculo é feito da seguinte forma: pega-se o custo total dos materiais disponíveis na produção ou consumo e, em seguida, divide-se esse valor pela quantidade equivalente dos mesmos materiais. Nesse caso, quanto maior a produção, menor será o custo médio ponderado fixo.
JUST IN TIME
Just in time é uma expressão em inglês que pode ser traduzida como “no momento certo”. Dentro da gestão de estoque, significa aplicar um método que ajude a reduzir os níveis, mantendo apenas a menor quantidade possível — suficiente apenas para suprir a demanda em um curto período de tempo.
Isso quer dizer que os materiais chegam somente no momento em que são necessários, evitando o acúmulo. Essa estratégia precisa ser muito bem alinhada com os fornecedores, visto que qualquer atraso pode gerar impactos no atendimento ao cliente, afetando a credibilidade da empresa.
Quando bem aplicada, ela ajuda a reduzir os custos com a manutenção do estoque, além de minimizar as perdas decorrentes de excessos, perecibilidade e obsolescência, por exemplo.
CURVA ABC
A curva ABC, também chamada de Teorema de Pareto, é um método que surgiu através do economista italiano Vilfredo Pareto que identificou que 80% da riqueza estava concentrada em 20% da população.
Posteriormente, o pressuposto foi incorporado em outras áreas, como a administrativa, que estima que 80% dos problemas correspondam a 20% das causas.
Dentro de cada empresa, independentemente do ramo de atuação, uma medida importante para se obter é a classificação dos produtos por volume de estoque e de vendas.
Nesse caso, a curva ABC permite identificar os itens que possuem maior importância e maior valor dentro do seu estoque. Para assim, classificá-los de acordo com essa relevância.
Resumindo, a curva ABC faz um ranqueamento dos produtos mostrando qual deles traz maior retorno para a empresa.
Os que trazem maior retorno são classificados como produtos da curva A, os de médio valor e retorno ficam classificados na curva B, e a maior parte dos itens que trazem um retorno baixo para a empresa ficam classificados na curva C.
A partir da categorização dos produtos de acordo com a demanda e relevância no mercado, o controle de estoque fica mais direcionado. Dando prioridade aos produtos que apresentam um maior volume de vendas e de faturamento gerado.
Ferramentas para o controle de estoque
Para maximizar os lucros e a competitividade, é fundamental que o empresário dê uma atenção especial ao seu estoque.
Por meio das ferramentas adequadas, é possível reduzir custos, otimizar as operações, agilizar processos logísticos e aumentar a produtividade do setor.
Tudo isso é convertido em resultados positivos para a empresa como um todo.
Veja a seguir as principais ferramentas de controle de estoque e como elas podem impactar positivamente um negócio.
Planilha de entrada e saída de materiais
O controle de estoque é uma das principais ferramentas de uma empresa organizada, pois ela tem por objetivo controlar a entrada e saída de mercadorias.
Esta planilha tem por objetivo permitir o controle simples da entrada e saída de mercadorias. Bem como manter o registro de inventário dos produtos e permitir a aferição do valor do estoque pelo método do custo médio.
Contudo, para manter todas as entradas e saídas em ordem é necessário que haja uma grande organização e otimização dos processos.
Planilha de giro de estoque
Avaliar o Giro de Estoque é uma ação que permite ao profissional saber quantas vezes o estoque foi restabelecido. Também, se existem produtos com pouca saída ou insumos estagnados nas prateleiras.
Ele é calculado de forma simples, somando-se a quantidade de itens vendidos e dividindo-se pela média de estoque.
O Giro de Estoque é, portanto, um indicador, uma ferramenta responsável pela avaliação e demonstração da saúde financeira do estoque do empreendimento, departamento que pode, e deve, trabalhar de forma estratégica junto às demais áreas.
Sistema online de estoque
Essa é uma ferramenta tecnológica que tem auxiliado empreendimentos em todos os setores. Um sistema em nuvem especializado é o modo pelo qual se realiza o controle de estoque online de uma empresa
Por meio de um software de controle de estoque, é possível realizar o cadastro de produtos com todas as informações necessárias.
Além disso, o cadastro pode ser realizado de forma automática por meio da entrada de uma Nota Fiscal Eletrônica de compra. Assim como, controlar a entrada e saída dos itens,
Com um controle de estoque automatizado em nuvem, o gestor não precisa mais se preocupar em perder dados. Afinal, esses modelos de sistemas contam com recentes padrões de segurança da rede.
Sem contar que a atualização dos dados pode acontecer de qualquer lugar desde que este esteja conectado à internet.
Conclusão
Cuidar do controle de estoque de um consultório trará benefícios significativos para o especialista e evitará complicações futuras como a falta de um material durante um atendimento.
Além disso, a implementação de procedimentos adequados de controle de estoque pode ajudar a garantir que uma empresa esteja operando nos níveis financeiros ideais e que os produtos atendam às necessidades e expectativas dos clientes.
Essas já são razões suficientes para levar as clínicas odontológicas a adotarem um controle de estoque, mas não é a única. Evitar a deterioração, inconstâncias entre relatórios e estoque físico e estoque em excesso são outras questões que serão minimizadas.
A verdade é que os empresários ficarão surpresos ao verem quanta ajuda eles podem obter e quanto dinheiro podem economizar gerenciando sabiamente o estoque das clínicas odontológicas.
