Manter uma clínica odontológica organizada não é tão fácil como parece. A gestão requer um planejamento completo e muita atenção.
A falta de organização pode gerar problemas, tanto na parte financeira, quanto na qualidade dos serviços prestados pelo consultório.
Para ter uma gestão assertiva e um atendimento eficiente, desde a recepção até a saída dos seus pacientes, é necessário que o profissional se organize.
Mas, manter uma clínica odontológica bem organizada, ágil e sem erros ou atrasos, pode ser um desafio. Por isso, queremos mostrar maneiras de como ser um dentista organizado.
O que é um dentista organizado?
Organização começa em casa. Se sua vida pessoal é desorganizada e suas agendas bagunçadas, provavelmente isso refletirá na organização do seu consultório.
Um dentista organizado mantém o ambiente físico do seu consultório agradável, confortável e em ordem. A primeira impressão de clínica está na aparência.
Ser um dentista organizado é conhecer a rotina. Otimizar consultas é crucial na organização e sucesso da clínica ou consultório.
Ser um dentista organizado também é não ficar limitado ao papel. É evitar problemas como perda de prontuários, bagunça na área de trabalho, perda de tempo e de espaço para armazenamento.
Faz parte da rotina de um dentista organizado fazer contato com o paciente após o agendamento, para evitar atrasos e esquecimento da consulta. Para ajudar nisso, existem ferramentas que enviam os lembretes automaticamente e confirmam o horário do paciente.
Ter mais de uma opção para agendamentos dos pacientes é muito importante no cenário atual. Hoje, muitas pessoas buscam por consulta na internet. O ideal é acessar a agenda em qualquer lugar.
Um software odontológico facilita e permite o dentista e a secretária acessarem ao mesmo tempo, por aplicativos de celular, a agenda da clínica, otimizando a comunicação do consultório e organizando a agenda.
Ter um estoque organizado é outro ponto importante para um dentista, ainda mais se a clínica ou consultório for muito grande. Uma boa gestão de estoque precisa de disposição para organizar a compra de materiais, acompanhar os status de cada material, verificar os fluxos de entrada e saída, integração com o financeiro e muito mais.
Além disso, outro ponto importante para ser um dentista organizado é o armazenamento de informações. Toda clínica deve ter um computador para organizar as pastas, verificar os e-mails, prontuários e agendas no software odontológico e realizar muitas outras atividades.
Qual a importância de ser um dentista organizado?
A organização do ambiente e uma gestão bem feita só trazem benefícios para uma clínica odontológica. Ou seja, quanto mais você investe nessa parte, mais retorno financeiro, feedbacks positivos e possibilidades de crescimento no mercado você tem.
Além disso, a gestão interfere, facilita e fiscaliza todos os processos da clínica, desde o atendimento ao paciente na recepção, até o levantamento mensal de indicadores de desempenho na área financeira e de marketing.
Se a sua gestão não é eficiente, você dificilmente vai conseguir sucesso nos processos e na atração de novos pacientes. Isso prejudica os seus lucros e o desenvolvimento da sua clínica.
Ser um dentista organizado traz benefícios no seguintes quesitos:
- Relação com os pacientes;
- Atração de novos pacientes;
- Financeiro da clínica;
- Relação entre funcionários;
- E muitos outros.
Portanto, quanto mais você se preocupa com organização, mais os processos são melhorados e o seu consultório se desenvolve.
Quais as vantagens de ser um dentista organizado?
Já vimos aqui que, para te auxiliar a ser um dentista organizado, existem software que ajudam na realização de tarefas da clínica. Essas ferramentas oferecem mais praticidade e segurança.
Então, vamos listar quais as vantagens de usar essas ferramentas e ser um dentista organizado.
Auxílio na organização da clínica
Um bom software odontológico concentra todas as informações da sua clínica em um único local e de maneira digital. Ele resolve problemas de acúmulo de papel e de bagunça em pastas de computadores, e isso melhora a sua produtividade.
Aumento da produtividade da sua equipe
O software concentra todas as informações importantes sobre a clínica em um único local. É possível ter acesso rápido ao prontuário dos pacientes, à agenda dos dentistas, às informações financeiras, etc.
Ele também permite a padronização de processos. Não ter processos bem definidos é um dos grandes erros de gestão das clínica odontológicas.
Além disso, um bom software odontológico faz com que a sua equipe trabalhe de maneira padronizada, reduzindo erros, proporcionando aumento da agilidade e facilitando a adaptação de novos funcionários.
Automação de processos
Além da padronização, você também ganhará com a automação dos processos. Você pode enviar mensagens no e-mail e no celular dos pacientes, lembrando-os sobre o dia e o horário da consulta, por exemplo.
Melhoria no relacionamento com o paciente
Ter um software contribui para criar uma experiência única de atendimento ao paciente, melhorando a fidelização deles. Isso é proporcionado pelo prontuário eletrônico dos pacientes e automação da comunicação.
Prontuário eletrônico
O prontuário eletrônico é uma parte básica de qualquer programa odontológico. Com todas as informações fica mais fácil realizar um atendimento diferenciado, identificar as preferências do paciente, antecipar e controlar os retornos e ter uma visão mais completa da saúde oral dele.
Automação da comunicação
É muito comum esquecer de confirmar a consulta com os pacientes, lembrá-los de retornar a cada 6 meses para uma profilaxia, cobrar débitos pendentes, etc.
Um software faz todas essas ações para você e sua equipe de maneira automática. Assim, a comunicação funciona de forma efetiva e você e sua equipe têm tempo de realizar outras atividades.
Campanhas de marketing, envio de mensagem no aniversário, dicas de saúde oral e informações sobre pós-atendimento também podem ser automatizadas.
Fornecimento de atalhos para o crescimento do negócio
Um bom software costuma realizar o cruzamento de dados para identificar possíveis problemas na administração da sua clínica. Isso proporciona melhorias para aumentar sua receita, reduzir custos, melhorar a satisfação dos pacientes, e outros.
Geralmente, esses atalhos são apresentados por meio de Indicadores-chave de performance, que são chamados de KPIs.
Maior segurança e a flexibilidade
A maioria dos software odontológicos permite que você personalize os controles de acesso para cada profissional da equipe. Assim você determina o que cada um pode ou não ver, criar ou editar.
Na maioria deles, também é realizado o backup automático de todos os dados inseridos no programa. Assim, você não corre o risco de perder as fichas clínicas dos pacientes ou outras informações da clínica.
A flexibilidade é outro ponto de destaque. Você pode acessar todas as informações da sua clínica ou consultório de qualquer lugar, como no conforto de sua casa. Basta ter conexão com a internet.
Como ser um dentista organizado?
Você já deve ter ouvido a frase “a primeira impressão é a que fica”. Se a clínica passa uma impressão desorganizada em todos os processos, a chance de alcançar novos pacientes diminui.
Por isso, é importante manter uma gestão de clínica odontológica organizada e que proporcione um relacionamento próximo e agradável com os pacientes.
Mas, como aplicar uma gestão de clínica e ser um dentista organizado? Temos algumas dicas para você.
Tenha uma rotina de organização
Pode não ser uma tarefa fácil, mas é extremamente possível e pode contribuir muito com resultados positivos. Manter um ambiente organizado e, ao mesmo tempo, agradável para os seus pacientes, deve ser uma prioridade. Isso é fundamental para que eles tenham uma boa impressão do local.
Tenha uma agenda
Otimizar o tempo das consultas é um ponto fundamental para a organização da agenda do consultório. Um erro muito comum é quando o profissional não mapeia as oportunidades e não organiza sua rotina. Já pensou, agendar dois pacientes para o mesmo horário?
Além disso, uma dica é buscar inovações e optar, por exemplo, por uma agenda digital. Para fazer a gestão de clínicas odontológicas, utilizar aparatos digitais pode ser de grande ajuda. Com eles você pode evitar problemas como: perda de prontuários, desordem no local de trabalho, além de perda de tempo e de espaço para armazenamento.
Manter o contato com o seu paciente após ele fazer o agendamento da consulta, é uma das melhores formas de evitar atrasos e desmarques. Existem também ferramentas que enviam lembretes automaticamente para confirmar o horário do paciente.
Controle o seu financeiro e fluxo de caixa
Sua clínica deve funcionar como uma empresa, não importa o tamanho dela. Ou seja: a organização financeira é fundamental. Então, faça o controle do dinheiro que entra e que sai.
Organize o seu estoque
Para uma boa gestão de clínica odontológica, é necessário ter uma boa organização do estoque.
Ter um estoque devidamente organizado ajuda no momento de ter acesso aos materiais utilizados nos procedimentos. Isso também colabora para que os responsáveis pela compra de insumos saibam o que devem comprar e qual a melhor data.
Organize o prontuário do cliente em nuvem
Esse tipo de armazenamento está muito em alta, porque facilita a organização dos arquivos e reduz a busca de espaço para armazenar os documentos no desktop.
Além disso, o arquivamento em nuvem viabiliza a sincronização das informações digitalizadas com a plataforma, sem demandar por conexão via cabo. É uma excelente forma de armazenar e compartilhar os arquivos da empresa.
Descarte documentos e papéis desnecessários
Alguns tipos de papéis devem ser preservados para sempre. Outros precisam obedecer um prazo determinado. Fique de olho nisso para não guardar documentos que já expiraram e, principalmente, para não perder aqueles que ainda precisam ser mantidos
Sendo assim, depois que estiver organizado, mantenha tudo funcionando em ordem. Toda vez que pegar um arquivo, devolva para o seu devido lugar, para evitar que a bagunça inicie novamente.
Faça um checklist de organização
O checklist abaixo contém dicas para quem precisa melhorar a administração do consultório e quer um ponto de partida.
- Cadastrar as contas a pagar e a receber em um sistema online;
- Habilitar a confirmação automática de consultas por SMS;
- Ter todos os pacientes cadastrados em um software odontológico;
- Passar para uma agenda online todos os atendimentos e compromissos;
- Agendar as publicações nas redes sociais, no mínimo semanalmente;
- Planejar as próximas campanhas de marketing;
- Agendar um tempo para lembrar os pacientes dos retornos;
- Estudar a concorrência a identificar oportunidades de melhoria;
- Ter um planejamento de suas próximas férias;
- Separar suas próximas tarefas por prioridades (pendências, reuniões, compras, etc).
Principais software para te ajudar a se tornar um dentista organizado
Existem diversos recursos oferecidos pela tecnologia, como os software odontológicos, que ajudam os dentistas na gestão dos seus consultórios e, ao mesmo tempo, a otimizar processos.
Então, listamos alguns deles para você, com seus respectivos benefícios.
Dentista Organizado
O software Dentista Organizado possui diversas funcionalidades que são bastante atrativas.
- Totalmente online: você não precisa baixar nada em seu computador ou celular para começar a usar o software. De qualquer dispositivo com internet, você cria sua conta e já começa a usar. Então, toda vez que você precisa acessar informações, você pode abrir o site, colocar sua senha e se sentir como se estivesse no consultório.
- Permite testar sem custo: antes de contratar qualquer software para dentistas, é preciso saber como ele funciona na prática. Por isso, ele permite um teste gratuito de 15 dias.
- Tem diversas formas de suporte: o software disponibiliza equipe para ajudar, seja por e-mail, chat, Whatsapp, redes sociais ou telefone.
- Fornece modelos prontos de SMS: conta com modelos prontos de mensagens para os pacientes, seja de confirmação de consulta, aniversário, dicas de saúde bucal ou data comemorativa.
- Tem design responsivo: pode ser usado na sala de atendimento com o paciente, no transporte ou em casa. Ou seja, o design responsivo do sistema se ajusta ao tamanho da tela que está sendo usada.
- Possui duas formas de pagamento: boleto bancário e depósito. Não existe fidelidade e você pode cancelar quando quiser. É possível pagar de forma mensal ou anual.
- Facilita sua organização financeira: melhora a gestão do consultório como um todo. Permite inserir contas a receber e a pagar, além da data de vencimento e demais observações.
- Tem controle de estoque: se você tiver o hábito de manter o sistema atualizado, não irá mais ser pego de surpresa pela falta de um material importante.
- Tutoriais: fornece vídeo aulas. Com elas, você pode aprender de forma prática a mexer no sistema e usar o que ele tem de melhor.
- E-books: com dicas que podem ser baixados por qualquer dentista que queira ter mais sucesso na carreira.
Dental office
O software Dental Office possui ficha de cadastros de pacientes, anotações, atestados, receituários, galerias de imagens e documentos. Além disso, tem controle das consultas e dos retornos, diminuição de faltas e agenda configurável por profissional. E mais:
- Visualização gráfica da arcada e procedimentos de cada plano de tratamento com orçamento integrado.
- Receitas, despesas, fluxo de caixa, comissionamento, controle de cartões e cheques e emissão de boletos.
- Relatórios de controle de estoque, serviços protéticos e auditorias.
- Ferramentas de captação e fidelização de clientes: mala direta, SMS e envio de e-mails automáticos.
- Comunicação via chat com funcionários do consultório e suporte técnico.
- Software 100% on-line e um aplicativo gratuito para IOS e Android para que o dentista gerencie consultas, informações de pacientes, receitas e despesas.
Controle Odonto
O Controle Odonto tem como funcionalidades o envio de lembretes de consulta por SMS e e-mail. É possível personalizar as mensagens. Aviso ao dentista de que os próximos pacientes chegaram, registro de tempo de espera para consulta e de atendimento no consultório. Veja mais:
- Prontuário completo (dados clínicos e cadastrais, histórico, financeiro).
- Envio de mala direta a grupos de destinatários com diversos objetivos: campanhas e promoções, cobrança de inadimplentes e mensagens especiais de Natal, Dia das Mães, Dia dos Pais e ano-novo. Disparo automático de mensagens de aniversário.
- Gestão de compras e estoque, lista de fornecedores.
- Compras a pagar e a receber, fluxo de caixa, controle de cheques pré-datados, emissão de boletos, carnê de cobrança, nota promissória, remuneração de dentistas.
Serodonto
O Serodonto tem como funcionalidades essenciais:
- Módulo de controle financeiro da clínica.
- Módulo de suprimentos e controle de estoque.
- Envio automático de lembretes aos pacientes: o envio é feito por SMS e Whatsapp de forma automática.
- Emissão de orçamento com odontograma, receituário e atestado.
- Prontuário eletrônico completo, capaz de registrar o histórico do paciente com imagens e demais documentos emitidos.
- Controle de retornos: funcionalidades extras e integrações com outros sistemas.
- Emissão de boleto integrado ao sistema: com baixa automática para todos os bancos integrado ao sistema, sem custo extra.
- Emissão de notas fiscais integrada ao sistema: sem custos extras.
- Maquininha de cartão de crédito: é possível contratar a maquininha de cartão integrado ao sistema, com parceiro terceirizado.
- Controle de comissões.
- Confecção de site: há um custo extra de R$ 69,90 por mês para incluir o pacote de “site do dentista”. É possível deixar o site com o domínio personalizado com nome da sua clínica.
- Agendamento online integrado ao sistema: o site citado no item acima tem agendamento integrado.
- O Serodonto também possui integração com a agenda do Google.
Simples dental
As principais funções do Simples Dental são:
- Tem permissão para que você confirme consultas via SMS.
- Controla horários de atendimento, compromissos e envia alertas de retornos.
- Realiza gerenciamento de fluxo de caixa.
- Gera relatórios diversos.
- Faz acompanhamento de pacientes inadimplentes.
- Realiza emissão de boletos.
- Guarda informações sobre pacientes, como tratamentos, orçamentos, atestados, anamnese, receituários e outros.
Além disso, esse software possui integração com notificações de datas de aniversários de pacientes, datas comemorativas, lembretes de retornos e pós-cirúrgico. Isso significa que ele permite que sua clínica sempre esteja em contato com seus pacientes, ajudando na fidelização.
Quanto custa ser um dentista organizado?
O valor de um software odontológico, que vai te ajudar na gestão de sua clínica e possibilitar que você seja um dentista organizado, varia de acordo com as especificidades dele.
As funcionalidades variam de acordo com plano contratado. A quantidade de usuários do sistema pode ser maior ou menor, de acordo com o número de dentistas que atendem na clínica.
No entanto, de maneira geral, você pode encontrar planos a partir de R$69,00 por mês. Ou seja, não é caro manter a organização do seu consultório.
Conclusão
Portanto, se você quer ser um dentista organizado, melhorar a gestão de sua clínica e, com isso, obter retornos financeiros, já sabe que é totalmente possível.
O importante é contar com uma rotina organizada e ferramentas que facilitem o dia a dia. Procure agora o software que melhor te atenda e saia na frente.
