Você já parou para pensar sobre a sua agenda de dentista? Consegue organizá-la de maneira adequada ou vive encaixando pacientes e sem tempo para nada?
Para ser um empreendedor dentista organizado e de sucesso você vai precisar organizar a sua agenda. Uma agenda organizada garante um melhor atendimento para seus pacientes, otimização dos horários da clinicas e mais qualidade de vida para você.
Sabemos que existem vários tipos de agenda e formas de utilizá-las. Por isso preparamos esse texto completo para você se organizar!
Importância de ter uma agenda de dentista
Sem uma agenda organizada é impossível ter uma alta produtividade clínica. Além disso, a desorganização de horários passa uma ideia inadequada para os pacientes, que muitas vezes, terão uma má-impressão e não fidelizam ao seu consultório.
Já ouviu a expressão tempo é dinheiro? Nós acreditamos que tempo não é dinheiro, é vida! E como todo mundo não quer perder tempo com coisas desnecessárias, o seu paciente prioriza e muito a sua pontualidade.
Por isso, ter uma agenda de dentista organizada e otimizada é fundamental para pontualidade dos seus atendimentos. E consequentemente, para agradar o seu paciente.
Uma agenda adequada permite ter maior pontualidade de atendimentos, maior produtividade na clínica e reduzir o índice de faltas e remarcações.
Existem várias formas de organizar a sua agenda! Continue a leitura do texto para saber quais os tipos de agenda e ferramentas possuímos hoje para facilitar a vida do dentista!
Como organizar a agenda de dentista?
Antes de pensar em qual método ou que tipo de agenda é a melhor, você precisa pensar sobre a sua rotina e que o funciona para você. Pois de nada adianta implementar agendas que não são práticas e que vão cair no desuso.
Analise a sua clínica para entender bem as suas necessidades. Abaixo listamos algumas perguntas que vão fazer você compreender melhor as suas necessidades:
- Qual é o porte da sua clínica?
- Você trabalha com quantas cadeiras odontológicas?
- Quantos funcionários você tem?
- Quantos dentistas trabalham na sua clinica?
- Quais especialidades são oferecidas no seu consultório?
- Quantos pacientes você atende, em média, por dia/ semana?
- Qual e o tempo médio dos procedimentos executados na sua clinica?
- Qual e o período de funcionamento da clínica (dias na semana e horários)?
Após responder a essas perguntas você começará a entender melhor a logística e a sua organização interna.
A partir dessa análise você deve optar por um tipo de agenda que irá te atender melhor. Essa agenda pode ser física ou virtual. Falaremos mais sobre os tipos de agenda logo baixo.
Independente do tipo de agenda que escolher você vai precisar aprender a organizar e a fazer a gestão de tempo. Por isso veja as nossas dicas de organização de agenda!
Equilibre a agenda
O gerenciamento da agenda da clínica odontológica deve buscar o equilíbrio entre ociosidade e horários lotados.
Por isso, a primeira dica é: você deve dividir a sua agenda por tempo de procedimento. Liste todos os procedimentos executados na sua clínica, como profilaxia, primeira consulta, restauração, ortodontia, exodontia e por vai.
Depois de listados você deve avaliar qual é o tempo médio de consulta que você, ou seus colaboradores, gasta para realizar o procedimento. Daí, você ou sua secretária, irão deixar a agenda organizada com o tempo esperado para cada procedimento. Isso reduz muito o tempo de espera do seu consultório.
Com a agenda organizada você poderá alternar procedimentos de longa duração com procedimentos de curta duração e otimizar o seu atendimento.
Confirme se o paciente vai comparecer
Crie uma rotina para que a sua secretária confirme consultas e procedimentos com pelo menos um dia de antecedência. É fundamental lembrar o paciente sobre a consulta. Caso o paciente tenha que remarcar você terá tempo hábil para antecipar outra consulta e otimizar a sua agenda.
Lembre-se: cadeira vazia é prejuízo. Pois você tem que pagar a sua hora trabalhada de qualquer forma. Por isso, é importante ter esse protocolo de lembrete de consultas e de antecipação de marcação caso necessário.
Para facilitar esse processo na sua clínica alguns softwares de consultórios odontológicos fazem isso automaticamente. Muitos softwares trabalham com envio de SMS, outros com confirmação via email. Atualmente, alguns já conseguiram incorporar as mensagens pelo whatsapp.
Mas se você não quer investir em um software agora basta criar um protocolo de mensagem para sua funcionária utilizar ao ligar ou mandar mensagem para os seus pacientes.
Reserve um intervalo de segurança entre as consultas
Um procedimento odontológico nem sempre é previsível. Uma consulta pode demorar mais do que o previsto! Essas alterações de horário podem complicar a organização da agenda e atrapalhar o fluxo de atendimento.
Como resultado os pacientes podem esperar além do que foi calculado e lotar a sua sala de espera. Além de ser desagradável para o paciente o dentista também fica sobrecarregado. Por isso é importante trabalhar com uma margem de segurança entre os procedimentos.
Por isso sugerimos um intervalo de segurança entre as consultas de pelo menos 10 minutos. Caso você não gaste esse tempo você poderá utilizá-lo para se preparar para o próximo atendimento ou até descansar um pouco.
Outro procedimento importante é evitar fazer encaixes no meio das consultas. Tente deixar os horários não agendados para o final do dia para não atrasar os pacientes que estão no horário.
Todo esse cuidado fará com que seus pacientes também sejam pontuais e valorize o seu trabalho! Isso faz com que a sua fidelização e lucratividade aumente.
Faça um relatório da agenda no fim do mês
Você avalia a sua agenda mensalmente? Sabe qual é a sua taxa de desmarques e faltas? Você sabe quanto tempo de cadeira vazia você teve? Se você respondeu não para essas perguntas você tem um problema de gestão.
Analisar a sua agenda pode ser um ótimo diferencial da sua clínica. Através dela você pode descobrir a sua produtividade, ver quais pacientes desmarcaram e conhecer o motivo. Enfim, você pode analisar a sua clínica e buscar por melhorias contínuas.
Muitos fatores podem fazer com que um paciente pare de frequentar sua clínica, como dinheiro, falta de tempo e insatisfação. A agenda de consultório odontológico também serve como forma de identificar esses padrões, e fazer algo para revertê-los.
Elabore um relatório mensal da sua agenda. Analise com cuidado a forma como a sua agenda está organizada, se os pacientes estão esperando muito pelo atendimento, se os pacientes são assíduos e pontuais, etc.
Com esse relatório em mãos fica mais fácil identificar os erros e corrigi-los. Alguns softwares de gestão de consultório odontológico geram relatórios mensais automaticamente. Se você já contratou (ou pretende contratar) um desses serviços, certifique-se de que ele possui essa função.
Treinamento da sua equipe para organizar a agenda
Se você conta com uma pessoa em seu consultório responsável pela agenda, como uma secretária ou auxiliar, é de extrema importância que ela esteja bem treinada. Treine a sua secretária para agir como você, respeitando o seu método de trabalho.
Definam juntos qual será o tempo de procedimentos para cada tratamento. Determine os intervalos entre os pacientes, faça encaixe de urgência apenas no fim do dia e estipule um protocolo de lembrete de consulta para que ela possa executar.
Além de todos esse cuidados, peça para ela emitir o relatório mensal da sua agenda para analisá-los juntos e corrigir os erros. Esteja aberto a sugestões da sua secretaria pois ela e a linha de frente entre você e o paciente.
Tipos de agenda para um dentista
Qual é o seu tipo de agenda de dentista? De papel ou virtual?
Como vimos, mais importante do que o tipo de agenda é saber gerenciá-la. Porém, vamos apresentar para você todas as possibilidades de agenda para um cirurgião dentista.
Todos os tipos de agenda possuem vantagens e desvantagens, por isso é importante que você escolha aquela que mais vai se adequar ao seus sistema de trabalho!
Agenda de Papel
Talvez seja o tipo mais comum e tradicional na Odontologia! Quem nunca teve uma agenda de papel?
Sem dúvidas é a maneira mais simples e rápida que temos para marcar a consulta. As agendas de papel podem ser de vários tipos, mas na maioria das vezes, apresentam uma lista de hora em hora que você consegue escrever o nome do paciente, procedimento e tempo necessário para a consulta.
Apesar de tradicional hoje em dia, ela não é a melhor opção. As agendas de papel podem rasgar, sumir e ficarem muito rasuradas de tanto marcar e desmarcar os pacientes. Além disso, elas não permitem extrair uma relatório e nem agendar lembretes e enviar confirmação de consultas.
Por isso, se você tem uma agenda de papel considere migrá-la para uma virtual por ter mais possibilidades de gestão. Você vai ver a seguir que temos opções práticas e baratas de agendamento online.
Mas, se você gosta de manter a tradição sugerimos que você tente organizar a sua agenda ao máximo seguindo as dicas do texto. Guarde sua agenda em local seguro. Faça fotos com o celular regularmente, para funcionar como um backup da agenda.
Escolha agendas grandes e diárias para que você possa ter espaço suficiente para escrever todas informações necessárias. Construa uma planilha da sua agenda para guardar os dados dos pacientes e fazer a análise mensal de agendamentos.
Agenda Digital
Fazer o controle da agenda de papel é mais complicado e é por isso que ela está caindo em desuso. Atualmente a forma mais adequada de agendamento de consultas é utilizar uma agenda virtual. A agenda digital otimiza melhor a produtividade do consultório. Além de poder ser compartilhada e visualizada de qualquer lugar pelo dentista e secretárias.
Existem agendas virtuais pagas e gratuitas. Muitos softwares odontológicos possuem a função agenda bem completa e interativa. Alguns ainda possuem um sistema que integra a parte financeira com a agenda o que pode ser uma função interessante para você.
Adotar uma agenda eletrônica traz muitos benefícios para você e para seus pacientes. Você só precisa estar disposto a conhecer as opções do mercado e decidir por aquela que for ideal para seu consultório.
Opções de agenda de papel para dentista
Como vimos anteriormente, a grande maioria dos dentistas ainda utilizam agendas de papel em seus consultórios. Apesar de não ser a melhor opção nos dias de hoje sempre existirão os profissionais que gostam e não abandonam o seu uso.
Por isso, vamos conhecer quais são os tipos de agenda de papel para dentista.
Sua diferenciação é feita, basicamente, pela forma de visualização dos dias e, como dissemos, essa precisa ser sua primeira escolha na hora de comprar uma agenda de papel.
Temos a opção de ser diária ou semanal ou tipo planner. Vamos conhecer melhor essas versões?
Agenda Diária
As agendas diárias mostram todos os compromissos do dia em apenas uma página e têm a vantagem do espaço disponível. Como apresenta muito espaço para escrever você poderá encaixar diversos compromissos e detalhar cada um, facilitando a visualização.
Portanto, essa é uma boa opção para cirurgiões dentistas. Você pode anotar os pacientes por tempo de duração da consulta e detalhar naquela área informações importantes de contexto ou tipo de tratamento a ser executado.
Agenda Semanal
As agendas semanais são as mais usadas nos consultórios odontológicos por possibilitar o acompanhamento de toda a semana do profissional e uma visão rápida sobre o todo.
Dentre as vantagens desse tipo de agenda estão a simplicidade na hora do registro e a facilidade de consulta dos compromissos. Porém ela traz desvantagens, sendo que a principal é a portabilidade.
Dificilmente você sairá do seu consultório com a agenda debaixo do braço, então se quiser saber o horário de determinado compromisso vai precisar ligar para sua secretária e descobrir.
Agenda mensal
As agendas mensais são menores e apresentam menos espaço para anotações. Porém são ideais para compromissos pontuais e planejamentos a longo prazo.
Para dentistas elas não são muito práticas, pois o espaço de anotações e reduzido. São uma boa opção para substituir um planner ou traçar metas para o consultório.
Planner
O planner é um tipo de agenda de papel mais elaborado e completo. Geralmente é usado individualmente para que a pessoa possa detalhar ali as suas metas semanais, mensais e anuais. Além de lançar os compromissos.
Porém, nada impede de utilizar o planner para agendamento dos seus pacientes. Por isso é importante conhecer melhor esse tipo de agenda.
De maneira geral o planner apresenta um caderno principal, um caderno de contatos e outro de controle financeiro. Por isso o dentista poderia utilizar dessas três parte para organizar a sua clínica em um só lugar.
Caderno Principal
É a parte principal do planner, onde são marcados os agendamentos.
Características:
- 184 folhas / 368 páginas de tamanho 17×23 cm;
- Datado e com uma página para cada dia de agendamento, cobrindo o ano todo;
- Grade de horários das 07h às 21h30, de meia em meia hora;
- Totalizadores dos recebimentos do dia, incluindo dinheiro, cheque, cartão e outra forma de pagamento;
- Folha de identificação e calendário anual no início.
Caderno de Contatos
Brochura separada para anotar dados dos clientes, fornecedores e outros contatos.
Características:
- Capacidade: 28 contatos para cada letra do alfabeto (exceto X e Y que são compartilhadas);
- Folha de identificação no início.
Caderno de Controle Financeiro
Brochura separada para controle de recebimentos e pagamentos.
Características:
- Registro financeiro dos recebimentos de cada mês, considerando dinheiro, cheque, cartão e outra forma de pagamento;
- Registro dos pagamentos de cada mês, onde você pode anotar gastos com materiais de escritório, limpeza, contas, funcionários, etc;
- Balanço financeiro do mês (recebimentos – pagamentos);
- Anotações para cada mês;
- Planilha de fechamento anual;
- Folha de anotações, para logins e senhas de sistemas e sites.
Por se tratar de uma agenda de papel bem completa que inclui contatos e controle financeiro ela pode ser uma boa alternativa para você.
Agenda executiva
As agendas executivas possuem uma cara mais sofisicada e profissional do que as agendas tradicionais. Isso pode ser importante para você passar uma boa imagem para o seu paciente.
Assim como as agendas convencionais, a executiva pode ser diária, quando vem com 1 dia por página e mais espaço para anotar, ou semanal, com a semana resumida em 1 ou 2 duas páginas.
Outro tipo de agenda executiva é a de mesa, que é o modelo tradicional para deixar em cima da escrivaninha ou carregar na mochila.
Apesar de serem muito parecidas, principalmente a parte de marcação de consultas, a agenda executiva tende a ser mais elegante e produzida em materiais mais refinados. Vale a pena ver o seu gosto para definir o que encaixa melhor na sua realidade.
Calendário
Apesar de existir alguns calendários que possuem espaço de anotação não sugerimos que ele seja a sua agenda de dentista!
Além de ser muito informal você não conseguirá mantê-lo organizado. Por isso, sugerimos utilizar uma agenda de papel tradicional (como as citadas acima) ou uma agenda virtual.
Opções de agenda digital de dentista
Certamente as agendas digitais são a melhor opção para o dentista na atualidade. Além de serem práticas, elas permitem a extração de relatórios, remarcações fáceis, envio de notificações e lembretes. Além de armazenar os dados nas nuvens e possibilitar o seu acesso de qualquer lugar.
Existem agendas digitais pagas e gratuitas. Abaixo vamos listar para vocês todas as possibilidades de agendamento virtual para você ter um consultório online hoje mesmo.
Google Agenda
O Google agenda é uma versão gratuita e fácil de usar. Os seus agendamentos de pacientes podem ser visualizados e editados tanto na versão para desktop quanto para smartphone.
Se você trabalha em uma clínica com mais dentistas, é possível sincronizar as agendas, separar em tags coloridas os compromissos pessoais e profissionais e inserir lembretes.
Você ainda pode alterar a sua visualização da agenda, para diária, semanal ou mensal, escolha qual atende melhor suas necessidades.
Seus eventos no Gmail estão sincronizados. Com isso, voce nao ira mais marcar um compromisso no mesmo horário.
Outra facilidade incrível para consultórios odontológicos e que você pode salvar o contato do seu paciente do google e mandar email de marcação de consulta e conservação de maneira simples e rápida.
Você também pode configurar a sua agenda para emitir lembretes 10 minutos antes de cada consulta. Assim, mesmo durante o atendimento você poderá ser avisado sobre o tempo restante para o próximo atendimento e assim evitar atrasos.
Software odontológico
Com um software de gestão odontológico, você estará dado o primeiro passo para ter um consultório online, e assim, otimizar e unificar todas as informações. Com um programa assim, é possível alterar facilmente as informações dos pacientes, bem como gerenciar de forma mais prática a sua agenda.
Será muito mais fácil gerenciar fichas clínicas, atestados e até mesmo as suas finanças. Muitos desses programas possuem lembretes automáticos de marcação e confirmação de consulta. Além disso, alguns ainda conseguem integrar um sistema de marcação online de consulta com a sua agenda.
Veja abaixo alguns tipos de softwares que apresentam a função de agenda para dentista.
Software Pagos para agenda de dentista
Veja abaixo alguns softwares odontológicos pagos que possuem uma ótima funcionalidade de agendamento online. Confira!
Dentista Organizado
O Dentista Organizado é um software odontológico especializado no atendimento odontológico.
O sistema de agenda do Dentista Organizado é bem interessante. Envia SMS para os pacientes um dia antes da consulta e altera o status da agenda conforme a resposta do paciente.
Você pode ainda receber o cronograma da sua agenda no dia seguinte por email. Além disso, esse software é parceiro do Whatsapp. Um dia antes da consulta o paciente pode receber a mensagem de confirmação via Whatsapp.
Sem dúvidas essas facilidades ajudam a manter a sua agenda organizada e produtiva. Vale a pena conferir.
Simples Dental
O Simples Dental é um dos softwares odontológicos mais utilizados no Brasil. Com ele a utilização de agenda eletrônica e simples e eficaz.
Você pode marcar e confirmar suas consultas via SMS, além de controlar horários de atendimento, compromissos e alertas de retorno na sua agenda online, onde quer que você esteja.
O sistema também permite que você marque e confirme suas consultas, acesse sua lista de pacientes e gerencie sua equipe pelo seu celular a qualquer hora. Por possuir uma ótima relação custo benefício vale a pena você fazer o teste gratuito e ver se funcionará para você!
Software Gratuitos para agenda de dentista
O orçamento está apertado mas você quer digitalizar a sua agenda? Nós te ajudamos nessa tarefa. Listamos abaixo alguns softwares gratuitos para você otimizar a sua agenda. Confira!
Global Free Clínicas
O Global Free Clínicas é um sistema FREE que atende a área médica e odontológica. É principalmente utilizado pelos profissionais que estão no início da carreira ou que possuem um consultório pequeno.
O objetivo do sistema de gestão é disponibilizar uma ferramenta de qualidade para os estudantes e consultórios de pequeno porte. Ao baixar o sistema a Global Soluções liberará por um ano o sistema YEAR que contempla:
- Um controle múltiplo de agendamentos com até 10 agendas;
- Cadastro de pacientes com fotos;
- Controle do faturamento de múltiplos convênios;
- Emissão de recibo médico/odontológico;
- Lembretes de pendências no cadastro do paciente;
- Agenda da semana;
- Controle de retorno dos pacientes;
- Extrato de conta;
- Lançamento de procedimentos realizados;
- Relatórios administrativos;
- Relatórios de faturamento;
- Backup;
- Relatórios estatísticos;
- Rotinas de segurança Global, padrão Nível 2 ANS;
- Tecnologia SMS GRATUITA;
- Controle Anti Glosas.
O Global YEAR não tem qualquer restrição a uso e não possui limite de cadastramentos, agendamentos, usuários ou fechamentos. Após um ano de uso gratuito você poderá renovar a sua licença.
Agenda Gongo
O Gongo é uma agenda inteligente que confirma as consultas automaticamente. Os pacientes podem marcar os próprios horários de atendimento na página da clinica no Facebook. Uma grande vantagem é que você pode ver no Google Agenda todos os horários marcados no Gongo.
Com essa agenda você pode lembrar seus pacientes de todas as consultas sem precisar ligar, acessar a agenda quando e como quiser e marcar as consultas de forma simples e amigável.
Aplicativos
Se você gosta de tecnologia e ama um aplicativo separamos para você a dica de 4 aplicativos de agenda para você começar a usar hoje.
Google Agenda
Como já falamos aqui o Google agenda é uma ótima opção para você dentista ter a sua agenda virtual. Não é atoa que esse aplicativo sempre está dentro os mais baixados! Vale a pena utilizar.
Task Agenda
O Task agenda é uma aplicativo no qual você consegue agendar as suas tarefas diárias e ativar notificação antes de cada “evento” acontecer.
É possível organizar a sua agenda por cores, defini- los como importante, tarefas, lembretes e muito mais. Essa é uma funcionalidade interessante para odontologia pois você pode criar cores específicas para cada cadeira ou dentista.
Você ainda pode visualizar eventos passados e futuros, verificando a sua produtividade.
Calendário – Agenda, Lembretes, Tarefas & Feriados
Um aplicativo feito para você gerenciar facilmente seus eventos e tarefas diárias, tudo em um só lugar. Com o Calendário você pode customizar os seus eventos, adicionar lembretes e receber notificações.
Agora você não irá mais esquecer seus eventos, terá todos os seus compromissos em apenas um aplicativo, você pode ainda sincronizar a outros apps e assim não perder nenhum lembrete.
Você pode cadastrar o aniversário dos seus pacientes para não esquecer e mandar uma mensagem especial. Você terá acesso aos seus compromissos de maneira dinâmica, gratuita e podendo ainda escolher qual tema mais lhe agrada, escuro ou claro.
My Personal Agenda
Com o My personal agenda você conseguirá organizar suas tarefas pessoais e profissionais de maneira simples e direta no seu celular. Nesse aplicativo você encontra uma lista de possibilidades como: bloco de notas, calendário, contatos e desenhos.
Além disso, é possível proteger a agenda por senha, converter documentos por PDF, compartilhar e enviar por e-mail, sincronização de dados e cópia de segurança.
Conclusão
Ser um empreendedor dentista de sucesso envolve organização e alta produtividade. Por isso, ter uma agenda organizada garante um melhor atendimento para seus pacientes e mais qualidade de vida para você.
Temos hoje vários tipos de agenda que podem ser utilizadas pelo dentista. Desde agendas e papel até softwares modernos e com soluções mais completas de gestão para sua clínica. Essas soluções podem ser pagas ou gratuitas, dependendo do seu orçamento e da sua necessidade.
Independente do tipo de agenda o mais importante é saber gerenciá-la. É importante calcular o tempo gasto em todos os procedimentos, estipular intervalos de segurança para evitar atrasos, confirmar a presença do seu paciente e treinar as funcionárias para otimizar a sua agenda.
