Muitos têm sido os avanços relacionados aos cuidados com a saúde oral entre a população, principalmente, nos últimos tempos em que a atenção com o corpo como um todo se tornou uma questão importante.
Apesar da evolução, principalmente no Brasil, quando a questão está relacionada às políticas públicas não há um histórico positivo, diferente do que ocorre em países como Inglaterra, Canadá e Suíça, referências em saúde coletiva.
Entre a população brasileira, os pacientes, em sua maioria, chegam aos consultórios odontológicos em busca de resolver questões emergenciais, uma extração ou restauração que, normalmente, está ocasionando dor nos dentes.
Mas é possível mudar essa realidade realizando um planejamento odontológico, mesmo quando, em alguns casos, os pacientes estejam com a saúde oral severamente comprometida.
Desenvolver um planejamento em Odontologia é conhecer todas as áreas e ter informações o suficiente para examinar e diagnosticar integralmente o paciente, estar preparado para dar qualquer tipo de explicação ou suporte. É fazer uma análise planejada e minuciosa para cada caso individualmente.
As vantagens do planejamento odontológico vão muito além de elaborar um tratamento eficiente para o paciente. Com ele, é possível estabelecer uma relação mais duradoura com o paciente, aumentando a confiança e também o capital investido por eles.
Vejamos a seguir como elaborar um bom planejamento odontológico para fidelizar os pacientes, otimizar os atendimentos, evitar gastos desnecessários e ainda promover melhorias nos processos da clínica.
O que é o planejamento odontológico?
O planejamento odontológico está ligado, principalmente, ao modelo de prevenção de doenças bucais. É uma forma eficiente e essencial para estimar metas e determinar as etapas do tratamento de cada paciente.
Além disso, o planejamento odontológico é vantajoso para que os profissionais possam traçar estratégias e determinar as metas de crescimento da clínica ou do consultório.
Ter uma meta clara em um planejamento odontológico obriga o dentista que é o gestor do próprio consultório a trabalhar com previsões e prevenção de riscos, sejam eles financeiros ou de volume de pacientes atendidos em determinado período.
Dessa forma, qualquer planejamento inicia-se com a definição dos objetivos organizacionais e escolha de procedimentos e métodos para chegar onde se deseja.
Para isso, os profissionais devem seguir uma série de processos que analisam, de forma detalhada, o ambiente, bem como riscos envolvidos em cada ação. Em suma, planejar é determinar a direção a ser seguida para o próximo mês, ano ou década.
Na realidade, o processo de planejamento moderno pode estimular a criatividade e encorajar novas ideias para solucionar os problemas da gestão do consultório ou clínica odontológica. Para isso, são necessários vários processos, desde o diagnóstico da situação até a elaboração de planos e ações para solução e melhora dos processos.
Com o avanço da tecnologia, o desenvolvimento de programas e a familiarização dos profissionais com as novas ferramentas digitais, o planejamento se tornou algo muito mais previsível e direcionado. Obviamente, esses equipamentos demandam treinamento, tempo e a utilização correta das ferramentas disponíveis.
Para que serve o planejamento odontológico?
O planejamento odontológico é eficiente à medida em que o profissional consegue vislumbrar tanto o crescimento da clínica, bem como prever possíveis riscos financeiros ou eventuais quedas no número dos pacientes e até para traçar estratégias de crescimento do negócio.
A gestão odontológica está, cada vez mais, desafiadora, com inúmeros tipos de tratamentos e produtos inovadores chegando ao mercado, o que exige do profissional, além de aperfeiçoamento constante, ações eficazes e modernas para resultados mais seguros.
O que antes se limitava ao balanço financeiro para decidir o orçamento e ter embasamento para as tomadas de decisões, os gestores dos consultórios precisam, então, lidar com o cenário altamente complexo para ter propriedade e autoridade no segmento.
De modo geral, o planejamento odontológico servirá como um guia para direcionar o passo a passo do consultório rumo ao cumprimento das metas estipuladas.
Mesmo que cada caso seja diferente, o especialista deve seguir alguns passos comuns para que o documento surta efeito, entre eles, as etapas da consulta inicial, tratamento de urgências, periodontia, endodontia, cirurgias, dentística, ortodontia e reabilitação protética.
Com tudo isso, o planejamento não só é capaz de propor um tratamento mais eficiente como também em criar uma relação mais duradoura e lucrativa com o paciente.
Quais os benefícios de se fazer um bom planejamento odontológico?
É importante tanto para os profissionais quanto para os pacientes, um bom planejamento odontológico está ligado à prevenção de problemas bucais e, para a clínica, de despesas desnecessárias com materiais e produtos.
A falta de um planejamento em Odontologia pode levar um tratamento ou projeto ao fracasso, tanto por desistência do paciente ou por dificuldades no momento da execução dos processos pelo profissional.
Desenvolver um planejamento em Odontologia facilita a rotina do profissional e de sua equipe. Por outro lado, a sua falta pode resultar em um tempo mal otimizado, exames incompletos, desgaste do clínico e do paciente, assim como a concepção de uma visão negativa do consultório.
Algumas das principais vantagens em ter um planejamento odontológico são:
- Oferecer ao dentista uma visão completa e objetiva do tratamento;
- Facilita na escolha das etapas da tratamento e na prevenção;
- Reduz o risco de não execução de procedimentos durante o tratamento;
- Ajuda a integrar as áreas de atuação.
Como elaborar um planejamento odontológico?
Para realizar um planejamento odontológico eficaz, que oriente a tomada de decisão tanto nos tratamentos oferecidos, quanto na parte gerencial e financeira da clínica faz a diferença para traçar um plano de crescimento para a empresa.
Ao elaborar um planejamento odontológico, os gestores devem fornecer diferentes opções, expondo possíveis riscos e eventuais benefícios embasados em dados científicos, encontrando assim a opção mais adequada e que atenda as necessidades do profissional, mas também dos pacientes.
Para isso, são necessários vários processos, desde o diagnóstico da situação até a elaboração de planos e ações para solução e melhora dos processos. Porém, é possível elencar aspectos padrões da estrutura de um planejamento odontológico.
Existem 3 categorias essenciais de planejamento:
- Planejamento estratégico: é o planejamento baseado na missão e visão do consultório, que traduz os objetivos centrais da organização, geralmente elaborado pela alta gerência;
- Planejamento Tático: é aquele que o plano que resulta da decomposição dos objetivos e estratégias determinando como utilizar os recursos para alcançar as metas;
- Planejamento Operacional: quando o plano prevê cronogramas, tarefas e alvos para cada área do consultório.
Cada clínica vai adaptar o planejamento odontológico à sua realidade e de acordo com as características tanto do ambiente, dos pacientes, como da equipe. No entanto, seguir uma metodologia para atingir o sucesso também no planejamento.
Os especialistas podem se basear em alguns fatores para a elaboração do documento que são indispensáveis para atingir o objetivo. Entre eles:
- Evidências científicas;
- Experiência profissional;
- Especificidades clínicas do paciente;
- Realidade financeira do paciente.
Além disso, os especialistas podem se abastecer de outras informações para elaborar um bom planejamento odontológico baseado em quatro métodos de diagnósticos. São elas:
- Análise dos balanços financeiros em todos os departamentos;
- Levantamento da estrutura de custos fixos e variáveis;
- Análise mercadológica de posição, mercado consumidor e concorrência;
- Análise do equilíbrio e capital de giro.
Etapas do planejamento odontológico
O planejamento odontológico é imprescindível para manter a organização do dentista e também para que os atendimentos sejam realizados, minimamente organizados, atendendo a critérios de responsabilidade e cuidado com os pacientes.
No primeiro momento, que antecede a elaboração do planejamento odontológico, o dentista pode avaliar características como a personalidade do paciente, suas necessidades emocionais e clínicas, além de conhecer quais seus objetivos e expectativas.
O comportamento da equipe também é uma etapa importante para começar a por em prática o planejamento odontológico. Dessa forma, o dentista conhecerá todas as particularidades que permeiam o ambiente e as características básicas de cada paciente.
Esse plano pode mudar ao decorrer das consultas e tratamentos. Por isso, é interessante fazer um contrato com o paciente para que o mesmo esteja ciente de quaisquer mudanças, riscos e custo financeiro. Diferentes opções de planejamentos devem ser oferecidas, encontrando assim a mais adequada e que atenda as necessidades do paciente.
O processo de anamnese tanto dos pacientes, quanto da equipe e do ambiente, deve consistir em:
- Identificação e dados do paciente;
- Sua principal queixa;
- História da Doença Atual;
- Histórico Odontológico;
- Histórico Médico;
- Antecedentes familiares, genéticos;
- Hábitos nocivos (drogas, bebida, fumo) e de higiene oral;
- Expectativas e objetivos do paciente.
Organizar as etapas separadamente também ajuda o profissional a ter clareza em relação aos objetivos do planejamento odontológico.
Neste sentido, é possível também seguir um passo a passo elencando os objetivos do documento que podem ser: aumentar a quantidade de pacientes, subir o faturamento, expandir o consultório e reduzir o número de pacientes inadimplentes.
Elencamos também os primeiros passos para a elaboração de um planejamento odontológico eficaz como veremos a seguir.
Consulta inicial
O planejamento odontológico deverá conter os critérios a serem seguidos durante as consultas, sendo que na primeira delas, o profissional deverá respeitar as condições sistêmicas do paciente, o que está diretamente relacionado então com as contra indicações que ele possa ter.
Nesta situação, o dentista pode orientá-lo sobre os procedimentos mais conhecidos e mais adequados à sua condição que sejam ideais ou não para o tratamento.
Todos os exames para realizar o melhor planejamento do tratamento ao paciente, devem ser solicitados, ou caso o paciente já esteja com os exames em mãos, possibilite que o profissional idealize o passo a passo do seu tratamento.
O custo médio do tratamento deve ser informado ainda nas primeiras consultas, isso vai depender da realização do diagnóstico. Uma vez determinado o diagnóstico do paciente, é possível traçar um planejamento do seu tratamento, em etapas e custos.
É importante, na avaliação inicial, que o paciente saiba de todas as condições, eventuais riscos e resultados esperados para que ele não seja surpreendido ao final do tratamento e, no caso do profissional, não tenha que lidar com situações inesperadas.
A falta de um planejamento em Odontologia pode levar um tratamento ou projeto ao fracasso, tanto por desistência do paciente ou por dificuldades desgastantes no momento da execução dos processos.
Tratamento de urgências
O planejamento odontológico deverá contemplar também o tratamento de urgências que, muitas vezes, chegam de forma inesperada ao consultório. Para tanto, é importante ter um protocolo de atendimento baseado em eliminar as dores, lesões ou traumatismo e oferecer assistência humanizada a esses pacientes.
As urgências odontológicas chegam para serem resolvidas de imediato, o que requer do profissional prontidão e experiência no atendimento. Se há um planejamento adequado prevendo certos imprevistos, o especialista consegue reverter a situação de forma tranquila.
Nessas situações, um profissional deve avaliar o quadro o mais rápido possível, antes que a situação piore e ameace ainda mais a saúde oral. Cabe ao cirurgião-dentista acolher, diagnosticar e tratar essas complicações.
Periodontia
Para um tratamento eficiente, o dentista pode criar condições ideais para realizar procedimentos que exigem mais atenção ou que são mais complexos.
Neste momento, o profissional deve orientar corretamente o paciente sobre a higiene oral para permitir a regeneração dos tecidos gengivais. Com isso, o especialista otimiza o tempo de tratamento, bem como evita o retorno desse paciente ao consultório por falta de orientação.
Endodontia
Os tratamentos endodônticos também devem ser contemplados no planejamento odontológico, uma vez que podem exigir do profissional aperfeiçoamento na área, por estar ligada a polpa dentária e serem mais complexos.
Além de adquirir conhecimento sobre a formação e o tratamento das cáries dentárias profundas, esse profissional atua na correção de trincas, fraturas e outros traumas que venham a comprometer a estrutura interior do dente.
Ou seja, um planejamento odontológico que contemple também essa área significa que o consultório está preparado para lidar com quaisquer tipos de tratamentos, dos mais simples e cotidianos aos mais complexos que exigem do profissional mais atenção.
Cirurgia
Se a estrutura da clínica comporta a realização de cirurgias, é possível que este item seja integrado ao planejamento odontológico.
Além disso, caso o paciente necessite de tratamento protético, é possível que o especialista preveja isso no orçamento por meio do planejamento da clínica.
Dentística
Essa talvez seja a principal área que deva ser incluída no planejamento odontológico justamente por tratar de restaurações diretas e indiretas, clareamentos, facetas e outras questões estéticas. Tudo isto, oferece ao gestor uma previsão financeira e estratégia de tempo de atendimento.
O especialista em Dentística realiza tratamentos preventivos e restauradores e é habilitado a ter uma visão estética tanto em conjunto, quanto de cada dente individualmente. A chance de sucesso no planejamento odontológico ao incluir a dentística como prioridade é grande.
Uma vez que a área relaciona-se diretamente com a realização de um perfeito exame do paciente, um diagnóstico preciso e um bom planejamento para estabelecer o plano de tratamento, a avaliação do paciente deverá ser cuidadosa, criteriosa e minuciosa.
Ortodontia
A ortodontia também é uma parte importante do planejamento odontológico. Neste caso, o especialista pode propor uma série de procedimentos relacionados à estrutura dos arcos dentários, como a má-oclusão, abertura ou fechamento de espaços, dente outras alterações.
Reabilitação protética
A reabilitação protética também deve ser incorporada ao planejamento odontológico.
Sendo assim, prever possíveis gastos – seja de materiais pelos dentistas ou de um orçamento maior pelo paciente – significa organizar o atendimento, além de mostrar transparência e clareza na condução do tratamento.
Conclusão
O planejamento odontológico, além de propor um tratamento mais eficiente, otimizar o tempo de atendimento, evitar riscos e gastos desnecessários tanto para o dentista quanto para o paciente, pode também estabelecer uma relação mais duradoura e lucrativa com o paciente.
Portanto, se você ainda não pensou em elaborar um planejamento odontológico em seu consultório, é hora de pensar sobre o assunto, principalmente porque pode estar perdendo pacientes ou gastando de forma desnecessária.
Se já é rotina do seu consultório estabelecer metas por meio do planejamento odontológico, desejamos que as dicas acima sejam valiosas para que essa ferramenta seja cada vez mais útil no seu dia a dia.
Então tire seu planejamento do papel e coloque em prática esse plano!
