Fazer o planejamento financeiro da sua clínica é fundamental para ter sucesso e lucratividade. Muitos dentistas têm dificuldade na hora de realizar um planejamento e acabam fazendo muita confusão entre as contas pessoais com as contas do consultório.
Ter um planejamento mensal financeiro irá te ajudar a observar quais são as maiores despesas do consultório, se a sua tabela de valores de procedimento está adequada, gerar expectativas e metas de ganho e crescimento.
Por isso, nesse artigo vamos te mostrar o passo a passo de como você pode fazer um plano que coloque a vida financeira do seu consultório ou clínica nos trilhos. Confira nossas dicas!
O que é um planejamento financeiro?
O planejamento financeiro nada mais é do que uma ferramenta de gestão. Esse planejamento nos permite organizar as finanças de modo que seja possível conhecer exatamente o orçamento da sua clínica para tomar decisões mais assertivas.
Ele permite saber ao certo como está a situação financeira do consultório, os lucros, os gastos e assim você pode identificar de maneira mais rápida e eficaz os pontos nos quais você deve atuar e otimizar para ter melhores resultados.
O planejamento financeiro também nos permite fazer previsões, traçar cenários, definir fundos de reserva, fundos de investimento em melhorias, obras e até plano de expansão do negócio.
Com ele você não trabalha no escuro! Você vê o quanto de fato ganha e consegue planejar o futuro da sua clínica.
Benefícios de fazer o planejamento financeiro do seu consultório
Se você ainda não faz um planejamento financeiro saiba que deve estar perdendo dinheiro sem perceber. Como vamos ver abaixo o planejamento financeiro é essencial e apresenta benefícios para sua clínica como:
Redução de custos
No planejamento financeiro fica claro observar como você gasta o dinheiro na clínica. Quando não fazemos esse controle é comum que valores sejam destinados àquilo que não era necessário, ou que pequenos gastos do dia a dia não sejam contabilizados, o que vai minando seu fluxo de caixa.
Quando você começa a registrar as finanças da clínica, você verá claramente como o dinheiro está sendo gasto e assim terá oportunidade de mudar esse panorama e até negociar valores com parceiros ou prestadores de serviço.
Prevenção de dificuldades financeiras
Outro benefício do planejamento financeiro é evitar dificuldades financeiras, pois através dele é possível planejar fundos de reserva, controlar o fator de sazonalidade do consultório, gerar estratégias para reduzir a inadimplência, etc.
Aumento dos lucros
Saber para onde o seu dinheiro vai já é uma ótima estratégia para aumentar lucros. Pois cortando gastos ou renegociando contratos com prestadores de serviço já podem aliviar e muito o seu fluxo de caixa.
Ter seu planejamento em dia também melhora a produtividade do profissional, promove a economia de recursos, como água e energia elétrica, além de materiais de consumo.
Investimentos planejados
Fazer uma reforma ou comprar um equipamento novo pode ser um motivo de preocupação para muitos dentistas. Isso porque muito como prever esses gastos e ter que tirar do próprio bolso para executá-los.
O correto a se fazer é planejar todos esses gastos com investimento no consultório e na clínica agora que o seu próprio caixa consiga pagar essas melhorias. Por isso, azar o planejamento já contando com esses possíveis investimentos é um ótimo benefício.
Como um planejamento financeiro é feito?
Agora que você já sabe qual é a importância de ter um planejamento financeiro, vamos te explicar como elaborar um.
O ideal é que você monte uma planilha em excel para fazer o seu planejamento. Inicie listando todos os gastos do seu consultório colocando valor, nome do fornecedor, do que se trata o gastos, enfim todos os dados importantes.
Não se esqueça daqueles gastos pequenos, como um lanche para funcionários, um impressão em gráfica… enfim, tudo deve estar listado.
Ainda na parte de gastos você precisa prever uma verba para manutenção e urgências e também uma verba de melhorias.
Em uma outra aba da planilha liste todas as entradas do consultório e discrimine aqui o valor pago, quem pagou, forma de pagamento e a qual tipo de tratamento se referia.
Na terceira aba da planilha você pode visualizar o seu lucro líquido calculando os impostos e fazendo a diferença entre os gastos e ganhos.
Com esses dados em mãos você poderá analisar a sua tabela e aí sim, elaborar um plano de ação, para reduzir gastos, ou aumentar sua precificação, investir nos tratamentos que mais dão retorno, mudar formas de pagamento, enfim… fica mais fácil fazer ajustes para aumentar a sua lucratividade.
5 erros de finanças que você não deve cometer na sua clínica odontológica
Depois de elaborar sua planilha e analisá-la isso te dará algumas dicas de como evitar erros de fiança para otimizar o seu planejamento financeiro.
Misturar as finanças da clínica com as suas contas pessoais
Quem nunca cometeu esse erro de misturar as contas pessoais com as da clínica? Mas esse é um erro muito grave! Separe absolutamente tudo da sua vida pessoal da clínica.
Tenha contas separadas, cartões separados! Isso irá te ajudar a identificar o que são gastos da clínica e o que só os seus gastos. Assim seu planejamento financeiro será mais fiel e você poderá planejar estratégias de forma assertiva.
Não fechar o caixa diariamente
Você deve fazer o seu fluxo de caixa diariamente. Isso porque se deixarmos para fazer no fim do mês ou quando tiver tempo, podemos deixar passar uma série de gastos pequenos que não serão contabilizados e te darão uma falsa ideia de seu lucro. Nesse quesito ter um software odontológico ajuda muito a fazer esse controle diário.
Não fazer um planejamento tributário
Com sua planilha em mãos é 1 mais fácil apresentar o seu planejamento a um contador e assim esse profissional irá visualizar qual é a melhor forma de tributação para você: pessoa física ou jurídica?
Muitas vezes não sabemos ao certo nossas entradas e saídas e isso dificulta fazer um planejamento tributário adequado. Por isso, você pode estar pagando mais imposto do que o necessário. Seja organizado com suas finanças.
Precificar os serviços de forma incorreta
Não saber precificar o seu serviço da maneira correta é uma das grandes causas de insucesso na clínica odontológica. Não adianta copiar o preço do vizinho ou dar descontos sem conhecer a saúde financeira da sua clínica.
Com uma planilha bem feita você entende seus gastos, calcula o valor da sua hora trabalhada e estima quanto quer ganhar com seus honorários. Assim, você consegue fazer a tabela de procedimento com o valor adequado a sua realidade e expectativa de lucro.
Dicas para realizar um bom planejamento financeiro do seu consultório odontológico
Agora que você já sabe a importância de se fazer um planejamento financeiro para um consultório, confira algumas dicas para otimizar esse processo.
Organize os gastos e estabeleça o orçamento para sua clínica
O primeiro passo para ter um planejamento financeiro eficiente é organizar os gastos do seu consultório. Isso porque é impossível fazer qualquer planejamento de investimento, ou de aumentar lucros sem antes saber exatamente o que é gasto e como fazer para otimizar ou reduzir seus custos.
Comece contabilizando todos os gastos que você tem, sem deixar passar nada, por menor que seja o valor.
Depois de um mês contabilizando tudo você terá um bom panorama de onde está gastando e poderá assim, planejar cortes, avaliar planos e serviços de terceiros e assim irá conseguir traçar uma meta para reduzir custos e aumentar o seu lucro.
Sendo assim, você irá conseguir fazer um orçamento de gastos mensal para sua clínica, já considerando os cortes e negociação com fornecedores, calculando um valor de manutenção de equipamentos, valor para realizar investimentos e melhorias.
Considere também fazer uma avaliação junto a contabilidade para otimizar o pagamento dos impostos.
Controle e registre todas as movimentações
Além de fazer o controle de todos os gastos, você também precisa fazer um registro efetivo de tudo que entra. Por mais que isso possa parecer óbvio, não é. Às vezes, na correria de atendimento você pode deixar passar um pagamento ou outro, o que pode causar um furo no seu fluxo de caixa.
Registre tudo que entra e sai do seu consultório, identifique a forma de pagamento, se foi parcelado ou não, etc.
Assim você poderá identificar de maneira mais efetiva possíveis inadimplências e observar como os pacientes estão preferindo pagar, se existe algum descompasso entre a forma que você paga e recebe, enfim, fica mais fácil ter controle da vida financeira da sua clínica.
Trace metas financeiras
Agora que você já tem um registro efetivo do seu fluxo de caixa e consegue observar com exatidão todos os gastos, as entradas e o seu lucro, você pode traçar metas financeiras.
Sim, trabalhar com metas é fundamental. Essas metas devem ser específicas e mensuráveis para que você consiga atingi-las. Elas devem ser ousadas o suficiente para te manter motivado, mas com um toque de pé no chão para que seja atingível!
Para aumentar o seu faturamento considere sim aumentar o número de pacientes, o valor do seu ticket médio, mas também considere reduzir os gastos de impacto na qualidade do seu serviço.
Acompanhe os resultados
Sempre que você tomar uma decisão, colocar uma meta ou adotar uma estratégia que impacte as finanças da clínica, você deve também avaliar os resultados dessas mudanças.
De nada adianta fazer várias mudanças se você não acompanha o que de fato acontece. Isso porque ajustes de estratégia são necessários e inevitáveis ao longo de processos de mudança.
Por isso, depois de toda ação avalie o resultado obtido para ver se você está no caminho que traçou ou se mudanças estratégicas serão necessárias para alcançar seus objetivos.
Conheça algumas ferramentas e informações para facilitar o planejamento financeiro
Você pode estar se perguntando, certo entendi a real importância do planejamento financeiro, mas quais seriam as ferramentas que podem me ajudar nessa empreitada? Veja abaixo alguma delas:
DRE
DRE é a sigla para Demonstração do Resultado do Exercício. Esse é um relatório contábil que apresenta as operações financeiras da empresa em um determinado período.
Esse relatório permite verificar se houve lucro ou prejuízo para assim o dentista saiba quais ações precisam ser tomadas para melhorar os resultados ou aproveitar oportunidades.
Fluxo de Caixa
Existem softwares odontológicos que ajudam e muito no controle do fluxo de caixa. Neles é possível lançar todos os gastos e todas as entradas e assim manter suas finanças organizadas.
Temos um texto completo sobre os primeiros e mais utilizados softwares odontológicos. Confira neste link.
Capital de Giro
Capital de giro nada mais é do que a somatória dos recursos (dinheiro, crédito, estoques etc.) necessários para bancar a liquidez, isto é, possibilitar que seu consultório continue funcionando mesmo que haja algum problema de forma maior, como no caso da pandemia por COVID-19 que deixou muitos consultórios fechados.
Estabeleça qual é a média de gastos mensais do seu consultório e tenha um fundo de reserva ou capital de giro para mantê-lo em caso de urgências. O ideal é que todos tivessem o capital de giro suficiente para manter o consultório por no mínimo 6 meses.
Ponto de equilíbrio contábil
O ponto de equilíbrio contábil é um cálculo que permite que você saiba o quanto de receita o seu consultório precisa gerar para pagar todas as suas despesas.
Dessa forma, conseguimos entender o momento no qual a clínica começa a dar lucros. Para fazer o cálculo você irá subtrair a soma dos custos e despesas fixas pela margem de contribuição.
Sendo assim, esse cálculo é fundamental para avaliar a lucratividade da sua clínica.
Conclusão
O planejamento financeiro para consultório nos permite organizar as finanças de modo que seja possível conhecer exatamente o orçamento da sua clínica para tomar decisões mais assertivas.
Para que você faça o planejamento da maneira correta você precisa identificar todos os gastos da sua clínica, registar as entradas, fazer o fluxo de caixa corretamente e verificar quais foram as formas de pagamento utilizadas.
Alguns softwares podem ser usados para essa finalidade. A utilização desses sistemas facilita o registro financeiro e gera dados que poderiam ser utilizados por você para fazer as estratégias financeiras do consultório e assim aumentar o seu lucro.
Quer saber mais? Acesse nosso site e confira mais notícias sobre a área odontológica.
