Você deve estar se perguntando: Porquê eu dentista preciso fazer um planejamento comercial para meu consultório?
É natural, nós dentistas, negligenciarmos o controle comercial do consultório, como a parte de acompanhamento de fechamento de propostas de tratamento. Mas essa etapa é fundamental para organização financeira e lucratividade.
Mas sabemos que essas informações são novas e podem ser um pouco difíceis de assimilar. Por isso, preparamos um texto completo para você entender como fazer um planejamento comercial completo! Vamos lá!
O que é um planejamento comercial?
Planejamento comercial nada mais é do que um documento estratégico que serve para estruturar e otimizar processos de fechamento de planos de tratamento, com o objetivo de alcançar resultados melhores no setor comercial de um consultório.
Para isso, é preciso fazer um estudo completo, para entender os serviços prestados pela sua clínica e qual é o papel de cada integrante de equipe no processo de “vendas” e fidelização dentro do consultório.
Além disso, o planejamento comercial deve estar alinhado ao planejamento estratégico da empresa. O planejamento estratégico traz um guia para o consultório como um todo, já o planejamento comercial é um desdobramento dele, focando na área de vendas, ou seja, de acompanhamento do fechamento de plano de tratamento.
O planejamento comercial também é importante para identificar os pontos fortes e fracos da clínica, traçar objetivos e metas e elaborar um plano de ação para conseguir bater as metas estabelecidas.
Qual é o objetivo do planejamento comercial?
No fim das contas, os objetivos são os mesmos: atrair mais clientes e manter sua clínica competitiva. Para isso é preciso ter processos bem definidos de captação de paciente, protocolos de entrega de planejamento financeiro após o processo de diagnóstico de planejamento, bem como acompanhamento do processo de fechamento de proposta, pagamento e fidelização do paciente.
Como vimos, o processo do planejamento comercial não é simples, mas realmente necessário para as clínicas que querem crescer e prosperar.
Qual a importância do planejamento comercial para sua clínica odontológica?
Sabemos que os pacientes estão cada vez mais exigentes, procurando consultórios que atendam a todas as suas expectativas. Além dessa mudança de comportamento, o mercado tem passado por mudanças constantes por conta das novas tecnologias na odontologia e o crescente número de novos dentistas que ingressam no mercado de trabalho.
Por isso, é necessário ter um planejamento estratégico e comercial para sua clínica. Veja abaixo algumas vantagens de se realizar esse planejamento:
Ganho de vantagem competitiva
Quando observamos o que está acontecendo tanto internamente na clínica quanto no mercado conseguimos identificar oportunidades, tendências, pontos fortes e fracos e oportunidades de melhoria.
Dessa forma fica mais fácil sair na frente e oferecer serviços ou experiências inovadoras que atinjam por completo a expectativa do seu paciente.
Crescimento sustentável
Sabemos que um planejamento bem realizado ajuda a atrair mais pacientes e consequentemente o número de fechamento de tratamento, mas só isso não é suficiente.
É preciso que sua clínica seja sustentável financeiramente. Para isso, o planejamento comercial serve para criar estratégias de crescimento que sejam sustentáveis, que aconteçam de forma a não impactar na qualidade de atendimento da sua clínica.
Clientes mais satisfeitos
É claro que se temos um crescimento sustentável e se preocupamos com a realização do nosso paciente, teremos inevitavelmente pacientes mais satisfeitos.
Pacientes satisfeitos indicam mais a clínica e se fidelizam ao atendimento. Por isso, você acaba ganhando mais atenção, visibilidade e crescimento.
Equipe motivada
Com o planejamento comercial, a equipe terá em mãos documento ou um processo no qual constam os objetivos e metas que precisam ser alcançadas por área. Essa definição ajuda a motivar a equipe e a fazer com que trabalhe alinhada para chegar aos resultados almejados.
Quais são as etapas do planejamento comercial de um consultório odontológico?
Agora que você já compreendeu o que é e a relevância de se fazer o planejamento comercial para seu consultório, vamos ver na prática como ele funciona. Veja abaixo:
Análise SWOT
Para se realizar um bom planejamento comercial é necessário começar analisando os pontos fortes e fracos dentro do seu consultório, para isso utilizamos uma ferramenta chamada análise SWOT.
A análise SWOT é uma ferramenta que serve para identificar as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças de um negócio, ou no nosso caso, do consultório ou clínica odontológica.
Para isso, é necessário compreender o momento atual da clínica para assim elaborar estratégias que façam sentido para a sua realidade. Portanto, pare e faça uma análise dos postos de força e oportunidade do seu consultório, ou seja, dos seus pontos fortes e diferenciais competitivos.
Por outro lado, também é importante levantar as possíveis ameaças e fraquezas da sua clínica, tanto interna quanto externamente.
Depois que essas características são levantadas você deve avaliar e criar metas de como pode alavancar os seus diferenciais e como pode reduzir ou eliminar os pontos negativos.
Defina suas metas e objetivos
Outro ponto importante no planejamento comercial é a elaboração de metas e objetivos para o consultório. A partir do princípio que já conhecemos nossos pontos de diferenciação e já traçamos estratégias para alavancá-los e reduzir os pontos fracos, estaremos prontos para estabelecer metas.
Ter objetivos e metas bem definidos, são necessários para dar norteamento à clínica e para motivar a equipe. Esses desejos devem estar relacionados com o planejamento estratégico da empresa, como já mencionamos.
Uma dica para criar metas que façam sentido para o negócio é usar a metodologia SMART. A sigla quer dizer que uma boa meta deve ter 5 características: traduzindo para o português, deve ser específica, mensurável, alcançável, relevante e temporal.
Você pode e deve criar metas de curto, médio e longo prazo, para diversas áreas do consultório, como as áreas comercial, clínica, estrutural, etc.
Defina as estratégias
Depois de conhecer melhor a clínica e já ter traçado metas atingíveis para sua clínica, precisamos definir quais serão as estratégias utilizadas para alcançar nossos objetivos.
Um exemplo é pensar no caso de querer aumentar as vendas em 20% no primeiro trimestre. Com essa meta você pode chegar a conclusão que precisará investir mais em marketing, ou contratar um colega de outra especialidade para prestar serviço na sua clínica, capacitar a sua equipe, entre outras ações.
Ou seja, depois que definirmos as metas, trocaremos um plano de ação para poder atingi-la.
Desenvolva um plano de ação
Um plano de ação é basicamente uma rota de voo. É o momento de colocar as ideias no papel, consolidadas as análises de pontos fortes e fracos, objetivos, metas e estratégias definidas por você e pela equipe.
Nessa etapa você irá definir as datas, ações e quem será o responsável por cumprir cada uma das atividades listadas a fim de conquistar sua meta ou objetivo.
É interessante você convidar os dentistas colaboradores, e os funcionários que participam do processo de controle de “vendas” e agendamento dos pacientes para participar da construção do planejamento comercial. Assim, é possível que eles sigam melhor o que foi acordado e compreendam a importância do seu trabalho.
Defina métricas e indicadores
Mas como saber se estou no caminho certo de conseguir atingir minhas metas dentro do planejamento comercial e estratégico? Através de ferramentas e indicadores que nos mostre para onde estamos caminhando.
Para isso servem os indicadores e métricas de vendas. Você precisa conhecer os indicadores para escolher quais são os mais relevantes para serem utilizados em seu dia-a-dia.
Dessa forma, você saberá que o seu plano de ação está sendo efetivo para te levar ao caminho das metas estabelecidas.
Mensure os resultados
Com base na análise dos indicadores de vendas você precisará avaliar com atenção os resultados obtidos. Nessa fase é comum ter que fazer alguns ajustes de rota, ou seja, realizar pequenas mudanças para que o seu objetivo seja alcançado.
Não deixe de realizar essa etapa antes da conclusão de uma determinada atividade dentro do seu plano de ação. Pois, se negligenciamos esse resultado podemos não atingir as metas estabelecidas.
4 softwares de gestão comercial para te ajudar na sua clínica odontológica
Você já deve estar imaginando… mas como eu consigo colocar tudo isso em prática? Já existem soluções no mercado de software que podem auxiliar você e sua equipe nesse caminho.
Assim como o uso de software na odontologia, os programas para vendas ou CRM, customer relationship management, são interessantes dentro do consultório para se ter total controle do momento de compra em que cada paciente se encontra.
Veja abaixo algumas sugestões de software muitos utilizados por empresas de diversos setores e veja se algum deles pode ser útil para você:
Agendor
O Agendor é um software para controle de CRM brasileiro, projetado por desenvolvedores locais. Ele possui uma versão paga e uma gratuita para vendedores autônomos, como nos dentistas. A versão gratuita é um muito limitada e só é liberada após indicações de novos usuários.
Pipedrive
O Pipedrive é um software de gestão de CRM global, intuitivo, acessível e adaptável. Oferece 4 tipos de planos que se ajustam a diversos perfis de empresas. Possui alguns recursos interessantes como funis visuais, modelos de e-mail e suporte durante todo o ano.
Salesforce
A Salesforce é uma empresa americana de software para gestão de CRM. Além desta função, o software apresenta outras funções com foco em atendimento ao cliente, marketing, inteligência artificial, gestão de comunidades, criação de aplicativos entre outras frentes.
Ploomes
O Ploomes é uma plataforma que apresenta diversas soluções oferecendo acompanhamento de prospects e clientes. O Ploomes faz essa função através da centralização de dados e históricos de clientes, e permite a criação de regras e automações para acompanhar os negócios e mantê-los sempre atualizados.
Conclusão
Como vimos neste texto, o planejamento comercial é um processo valioso para todos consultórios e clínicas odontológicas. Através dele, podemos identificar onde acontecem os gargalos dentro da clínica e trabalhá-los para aumentar a lucratividade.
Fazer um planejamento correto implica em conhecer os pontos fortes e fracos do consultório, estabelecer metas e objetivos, desenvolver planos de ação para alcançar os objetivos e acompanhar os resultados.
Para isso, podemos lançar mão de ferramentas de acompanhamento de CRM, como software especializado, que facilita o dia-a-dia e favorece o controle de perto das métricas de resultado.
E se você quer acelerar o desenvolvimento do seu consultório ou clínica odontológica conheça o método Meu Primeiro Consultório Odontológico de Sucesso.
