Quando um paciente vai até um consultório odontológico pela primeira vez, a recepção é a grande responsável por aquela primeira impressão que ele vai ter sobre o trabalho do profissional.
A forma como é realizado o agendamento, a sala de espera, as ligações de confirmação e até o preenchimento dos dados básicos mostram como o profissional se preocupa com o seu paciente. Por isso, a recepção de um consultório odontológico tem papel tão importante para o sucesso deste dentista.
Na hora de montar a recepção de um consultório odontológico, é preciso levar em conta não apenas o espaço físico, mas também todos os outros processos importantes para fidelizar o paciente. E é sobre isso que vamos falar no post de hoje. Confira!
Qual a importância da recepção de um Consultório Odontológico?
Todo dentista que possui um consultório odontológico sabe que antes de conquistar o cliente por seu serviço em si, é preciso cativar a confiança dele através de alguns detalhes e, um deles, é a recepção.
A recepção do consultório deve ser o mais agradável possível, o que contribui para uma boa impressão, além de proporcionar aconchego e conforto para que o paciente se sinta à vontade e feliz em realizar o tratamento, podendo assim se tornar um paciente fiel.
Para deixar a recepção do seu consultório mais agradável, é importante que:
- Os móveis sejam bem conservados e adequados ao local: se os móveis são bem cuidados, com certeza todo o local também será;
- A recepção seja limpa e higienizada: para evitar problemas sérios relacionados a infecções causadas por bactérias e sujeiras;
- A recepcionista seja educada com os pacientes: as pessoas que lidam diretamente com os clientes precisam ser carismáticas e calmas, para que eles se sintam bem no local.
Além disso, não podemos nos esquecer que todo cuidado e atenção do dentista devem estar voltados para o paciente. Não basta um local confortável, limpo e com uma recepcionista educada, é preciso que o profissional também ofereça o melhor tratamento.
Como montar a recepção de um Consultório Odontológico?
Vamos entender um pouco mais sobre como escolher as melhores opções para a recepção de um consultório odontológico.
Tamanho recomendado
O importante aqui é pensar que o cômodo não deve ter impedimentos para as pessoas se locomoverem. Portanto, para uma recepção confortável para as recepcionistas e pacientes, ela deve ter um espaço de 1,2m² por pessoa.
Isso significa que, uma recepção para 10 pessoas precisa ter, no mínimo, 12m². Para esse espaço você vai precisar de poltronas ou sofás em que os pacientes possam aguardar o atendimento com conforto, uma mesa ou balcão para receber os clientes e também algum tipo de entretenimento. Falaremos mais sobre isso ao longo do texto.
Móveis e Eletrônicos
Algo imprescindível em um consultório são os móveis, sejam eles cadeiras ou sofás para os pacientes aguardarem o atendimento. Eles precisam ser confortáveis devem estar dispostos de maneira que a circulação se mantenha fluida. Caso o consultório odontológico ofereça o atendimento a crianças, também é necessário ter um espaço com móveis adaptados ou brinquedos.
Também é comum que a recepção de consultórios tenham pelo menos um aparelho de televisão. Entretanto, é importante ficar atento ao volume e ao canal disponibilizado, para que seja mais assertivo para o seu público.
Não podemos esquecer dos móveis que servem de aparador para itens essenciais como água, café e bolachinhas.
Decoração e Cores
Em um consultório odontológico é importante sempre optar por acessórios decorativos que não sobrecarreguem o ambiente. Dê preferência às cores claras, que dão a ilusão de mais espaço e que possibilitam ver o cuidado com a limpeza.
Para ampliar espaços menores, use espelhos e, para tornar o ambiente mais aconchegante, misture tons de madeira com cores claras. Entre os mais buscados para consultórios odontológicos estão o verde água e o azul bebê, que ajudam a manter os pacientes calmos e ainda dão um toque sofisticado ao ambiente. No entanto, para ter harmonia, escolha tons como branco, gelo e areia para as paredes restantes e teto.
Atenção também para o tipo de material dos estofados, pois eles devem ser confortáveis e de preferência impermeáveis.
Balcão de recepção
A área de trabalho da recepcionista deve ser organizada de forma prática e eficiente, para que ela tenha à mão todas as ferramentas necessárias para a realização de seu trabalho no dia-a-dia.
Os equipamentos essenciais ao seu trabalho, como: telefone, computador, agenda, cadastro dos pacientes, controles dos aparelhos de televisão, som e ar condicionado precisam estar todos em seus devidos lugares e com fácil acesso.
A recepcionista deve ter em mente que, manter a área sempre organizada é sinal de profissionalismo e passa uma boa impressão.
Profissionais envolvidos
Como já sabemos, a recepcionista é a primeira pessoa a ter contato com o paciente de um consultório odontológico. Ela é responsável por atender o telefone, receber e orientar todos que procuram pelos serviços oferecidos pelo dentista. E ao final do atendimento, é a recepcionista que finaliza com o paciente.
De acordo com as boas práticas, o ideal é atender ao telefone, interfone ou campainha ao primeiro toque, ter clareza nas informações passadas, ser sempre respeitoso e manter o ambiente organizado para que as pessoas que por ali circulam se sintam à vontade.
A recepcionista ainda pode colher informações dos pacientes para ajudar o profissional a melhorar o ambiente e tornar a recepção do consultório odontológico mais aconchegante.
Qual a função de uma recepcionista de Consultório Odontológico?
São várias as funções que podem ser desempenhadas por uma recepcionista de consultório odontológico. Entre elas, as mais comuns são:
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Gerenciar a agenda do dentista
Essa função envolve desde a simples marcação da consulta, quando o paciente liga para o consultório, até preencher as ausências e desistências, quando elas surgem. Isso exige que o profissional seja bastante organizado e atento a qualquer mudança que venha a acontecer na rotina do dentista, além de garantir que os pacientes estejam cientes do seu compromisso com o consultório odontológico.
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Recepcionar os pacientes
A recepcionista precisa se mostrar sempre disposta a ajudar o paciente, ser compreensiva nas queixas e agilizar o máximo possível o atendimento. Simpatia é essencial para o profissional que atua nesta área.
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Arquivar os documentos do paciente
Na maioria dos casos, cabe à recepcionista arquivar todos os documentos gerados, de forma a facilitar a busca futura por eles quando o dentista precisar. Ou seja, mais uma vez a organização é fundamental, pois um sistema eficiente de arquivamento pode poupar bastante tempo no futuro.
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Realizar o estoque de produtos
Em alguns casos, o dentista acaba deixando essa função para a recepcionista. Apesar de ser difícil para alguém de fora da área odontológica saber qual produto falta, a dica é montar uma lista, já com os estoques mínimos permitidos, para facilitar este controle.
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Controlar o financeiro
Apesar de ser uma função delicada, grande parte dos dentistas prefere deixar que os pagamentos sejam feitos na recepção e então, só no fim do dia, eles conferem o resultado. Isso exige um grau de confiança maior entre as partes envolvidas.
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Fazer o pós atendimento
O contato com o paciente no pós atendimento é importante para o processo de fidelização e essa função fica a cargo da recepcionista. Ela pode fazer um questionário pós atendimento ou ainda ligar para paciente para saber como está a recuperação. São pequenas atitudes que quando agregadas à rotina geram impacto no trabalho final.
Vale ressaltar que todas as funções citadas acima são as mais comuns, mas não necessariamente alguém contratado para ficar na recepção deve realizar todas elas obrigatoriamente.
Qual o salário de uma recepcionista de Consultório Odontológico?
De acordo com uma pesquisa realizada pelo site www.salario.com.br, junto a dados oficiais do CAGED, no período de 03/2019 até 10/2019, com um total de 51.111 salários analisados, uma recepcionista de consultório odontológico ganha em média R$ 1.272,99 no mercado de trabalho brasileiro para uma jornada de trabalho de 43 horas semanais.
A faixa salarial fica entre R$ 1.161,85 (média do piso salarial 2019 de acordos, convenções coletivas e dissídios), R$ 1.212,00 (salário mediana da pesquisa) e o teto salarial de R$ 1.923,79, levando em conta profissionais com carteira assinada em regime CLT de todo o Brasil.
O perfil profissional mais recorrente de uma recepcionista de consultório odontológico é de uma mulher, com 24 anos, Ensino Médio completo, que trabalha 44h semanais em micro empresas do segmento de atividade odontológica com recursos para realização de procedimentos cirúrgicos. A cidade com maior oferta de empregos nessa área é São Paulo.
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Qual é o perfil de uma recepcionista de Consultório Odontológico?
Agora que já falamos sobre as possíveis funções de uma recepcionista de consultório odontológico, vamos entender qual o perfil adequado para esse tipo de pessoa.
- Pontualidade: para que o consultório odontológico seja visto pelos pacientes como um bom estabelecimento comercial, o básico é cumprir os horários combinados. Imagine a recepcionista chegar atrasada e o cliente ficar esperando na porta? Isso é péssimo para a imagem do dentista e também do consultório.
- Organização: essa é uma característica essencial para uma recepcionista de consultório odontológico. Fazer o controle da agenda, garantir o retorno dos pacientes e o armazenamento de documentos exige isso deste profissional.
- Pró-atividade: um dos pontos centrais do trabalho da recepcionista de consultório odontológico é garantir que a agenda do dentista esteja sempre cheia. Para isso é preciso que ela tome a frente, entre em contato com pacientes e garanta que as ausências sejam ocupadas o mais breve possível.
- Ótimo relacionamento interpessoal: neste ponto podemos citar a empatia para saber lidar com os problemas e resolver da melhor maneira possível e também a comunicação, que deve ser clara e objetiva.
Qual profissional pode te ajudar?
Muitos são os profissionais que podem ajudar os dentistas na hora de montar uma recepção de consultório odontológico. Entre eles podemos citar: arquitetos, decoradores e designers de ambiente.
Quando se atende pessoas e precisa passar confiança e tranquilidade, como é o caso dos consultórios odontológicos, não é só em seu serviço que o profissional deve estar atento, mas o dentista também precisa pensar no ambiente que irá construir para atender seus pacientes com todo o conforto e funcionalidade.
Arquitetura do Consultório Odontológico
É por isso que hoje em dia existe a a arquitetura humanizada e especializada em saúde, objetivando a otimização dos resultados de consultórios odontológicos e tendo como foco principal o conforto, físico e psicológico, das pessoas que utilizarão o espaço.
A humanização do espaço procura alterar o estado de espírito do paciente, que muitas vezes pode chegar ao consultório não se sentindo muito bem. É por isso que um profissional já acostumado a trabalhar com projetos odontológicos pode fazer com que o cliente se sinta melhor neste ambiente.
O arquiteto, ao planejar a construção ou reforma de uma recepção de consultório odontológico precisa levar em conta o tempo de clínica e o público-alvo. É a partir daí que será desenvolvido todo o planejamento.
Decoração do Consultório Odontológico
Após o planejamento das funcionalidades dos ambientes, é preciso planejar o estilo e decoração deles, também de acordo com o público que o dentista quer atingir. E isso inclui todos os ambientes: recepção, sala de espera, banheiro, sala de atendimento e até mesmo os ambientes de apoio.
A recepção precisa ser confortável, bonita e adequada ao público-alvo do consultório odontológico. Lembrando que se os clientes forem mais simples, a estética do ambiente também deve ser simples. E caso os pacientes sejam mais sofisticados, o ambiente também deverá ser sofisticado.
O resultado de uma decoração adequada para cada perfil de consultório odontológico, é a criação de um ambiente altamente familiar para o cliente, o que faz com que ele se sinta em casa e que tenha menos medo do tratamento.
Quanto à decoração em si, é preciso manter como foco o perfil do público-alvo atendido e também o gosto pessoal do dentista. Ou seja, é necessário achar um meio termo entre estes dois estilos, uma vez que o paciente precisa se sentir em casa e o profissional precisa gostar do ambiente onde vai passar boa parte do seu dia.
Conclusão
Como você pode notar, o primeiro contato de um paciente com o consultório odontológico é feito através da recepcionista. E é por isso que tanto o profissional que atua nesta área quanto o seu ambiente de trabalho precisam ter, acima de tudo, organização.
O responsável pela recepção de um consultório odontológico exerce um papel fundamental na visão que o paciente tem deste local, porque o primeiro e último contato dele é através da recepcionista.
Obviamente que existem ainda muitos outros fatores que influenciam uma boa experiência no consultório odontológico, mas esse primeiro contato é fundamental para fidelizar o cliente.
É por isso que a recepcionista de um consultório odontológico deve possuir algumas qualidades e habilidades como: ser pontual, ter simpatia, disponibilidade, capacidade de ouvir, paciência, além de comunicação clara e um bom conhecimento do consultório como um todo. Cuidar da aparência pessoal e estar vestida de maneira adequada também é um fator importante.
Dessa maneira, é possível dizer que não existe recepção de consultório odontológico sem a presença de uma boa recepcionista. Esses profissionais são responsáveis por manter a coesão do consultório odontológico, pois são eles que irão interagir com diversos clientes, lidar com problemas e organizar toda a rotina do local.
Uma postura inadequada, linguagem grosseira ou rispidez são alguns dos elementos que podem prejudicar de vez a imagem do consultório odontológico. Por isso, é fundamental que o dentista tenha total confiança no profissional contratado.
