Você possui uma clínica e está em dúvida do porque é essencial ter um software odontológico para administrá-la?
Um software de gerenciamento tem como objetivo principal facilitar a vida do dentista e as rotinas da clínica ou consultório, permitindo uma organização funcional muito útil. Entre as suas principais funções estão o controle de agenda de pacientes, o envio de SMS, lembretes, os relatórios, além de armazenar todo o histórico do paciente.
No que diz respeito à gestão financeira, através do software é possível visualizar rapidamente quem são os clientes pagantes e os inadimplentes, além de outras funcionalidades como emissão de boleto bancário e integração com maquininha de cartão.
Quer saber mais sobre as vantagens de instalar um software de gerenciamento na sua clínica? Convidamos você a continuar a leitura deste texto para tirar todas as suas dúvidas!
O que é Software Odontológico?
O software odontológico tem se tornado cada dia mais essencial nas clínicas e consultórios. Através desta ferramenta é possível administrar a agenda dos dentistas, lembrar os pacientes das consultas, ter um prontuário eletrônico, controlar o estoque de materiais, gerar relatórios financeiros e até fazer ações de marketing odontológico.
Fato é que sem um software odontológico, o gerenciamento de consultórios fica muito mais complicado, com pilhas de papéis e com baixa otimização do tempo.
A maioria dos softwares odontológicos possuem interface amigável, ou seja, é fácil de usar e é intuitiva e a automação. E o melhor é que esses gerenciadores funcionam na nuvem, podendo ser acessado também pelo celular ou tablet.
Como administrar uma clínica odontológica?
Administrar uma clínica odontológica não é uma tarefa tão simples. São vários os processos que envolvem o bom funcionamento para que o cliente se sinta satisfeito com o atendimento.
Fazer com que uma clínica ou um consultório venha a prosperar requer muito mais do que ser um bom profissional da saúde. Para facilitar a sua vida, reunimos algumas dicas que, se adotadas no cotidiano, podem tornar o trabalho muito mais simples e menos estressante.
Use agenda eletrônica
Esqueça a agenda de papel. O ideal é adotar um bom sistema informatizado, que facilite a organização dos horários e que possa ser visualizado até pelo celular ou pelo tablet.
São diversas as vantagens da agenda eletrônica, entre elas podemos citar:
- Evita que a secretária marque dois pacientes no mesmo horário;
- O dentista pode ter acesso aos seus horários de atendimento de onde estiver;
- Permite consultar os dados dos pacientes rapidamente e verificar as prescrições realizadas anteriormente;
- Lembretes de consulta, pois o sistema envia automaticamente um lembrete de consulta para o paciente, informando o dia e o horário;
Otimize o tempo de sua secretária
Sabemos que o dia-a-dia da secretária de um consultório odontológico costumam ser bastante corrido. E, quanto mais conseguirmos agilizar as atividades da recepção, mais seu atendimento será eficaz e mais satisfeito ficará o paciente.
É aí que entra novamente o uso de software de administração, pois ele facilita o agendamento de consultas e ainda é capaz de agilizar outras atividades que são desempenhadas por essa profissional.
Coloque todos os cadastros num mesmo ambiente
Hoje em dia, todas as informações dos pacientes devem ficar armazenados na nuvem, desde a ficha com os dados do paciente até os preços cobrados pelos procedimentos. Isso facilita o acesso, além de deixar o consultório mais organizado.
Priorize o atendimento
A relação entre médico e paciente é indispensável para que a clínica funcione bem. Para garantir que os pacientes saiam satisfeitos é essencial atendê-los no horário agendado, além de mostrar que conhece o seu histórico.
Novamente, é importante ressaltar que a tecnologia pode ajudar nesse processo, pois o paciente tende a confiar mais no profissional que o trata de forma humanizada e próxima.
Organize os relatórios de faturamento
Para organizar relatórios de faturamento, emitir boletos e notas, controlar as contas a pagar e a receber, é importante utilizar um software que torna essas tarefas mais rápidas e práticas. Isso ajuda a mensurar até mesmo o crescimento do estabelecimento, identificando quais áreas estão demandando mais recursos e aquelas em que os gastos podem ser reduzidos.
Mantenha contato com o paciente
Mostrar que a clínica ou o consultório se importa com cada um de seus pacientes é uma ótima estratégia de fidelização. Você pode aproveitar o software para enviar mensagens para lembrá-lo das datas de consultas e exames e até mesmo para realizar ações de marketing como o envio de emails ou SMS.
Capacite a sua equipe
Todos os profissionais da sua clínica precisam ser treinados e qualificados para saber lidar com os mais diversos tipos de pacientes. Para isso é fundamental promover treinamentos e oferecer cursos complementares para capacitar a sua equipe.
Escolha um bom software
Praticamente todas as dicas citadas acima podem ser colocadas em prática com um software de qualidade e confiança, que compreenda e atenda às suas necessidades.
Quais as vantagens de utilizar um Software Odontológico?
São várias as vantagens de utilizar um software odontológico em sua clínica ou consultório. Entre elas podemos citar:
- Auxilia na organização do consultório: não é necessário imprimir todos os documentos com informações dos pacientes ou de controle financeiro. Com o sistema eletrônico, as informações são encontradas com maior facilidade e sem precisar dispor de tantos papéis ou arquivos, que ocupam muito espaço.
- Aumenta a produtividade da equipe: com as informações concentradas em um único lugar, fica mais fácil para você e seus colaboradores acessarem os cadastros dos clientes e realizar outras tarefas cotidianas. A sua agenda, os horários das consultas, os prontuários dos pacientes, entre outros arquivos podem ser acessados em um mesmo ambiente. Além disso, o software odontológico ajuda a reduzir erros.
- Colabora para o melhor relacionamento com o paciente: o uso do prontuário eletrônico, o agendamento e o cancelamento de consultas online e até mesmo a otimização dos processos, contribuem para melhorar a experiência dos pacientes. E assim, eles ficam mais satisfeitos e acabam retornando para novos atendimentos.
- Envia dados que auxiliam no crescimento do negócio: todas as informações geradas no ambiente do software são devidamente processadas e transformadas em indicadores de desempenho. Esses dados podem ser comparados entre si, de modo a oferecer uma visão geral sobre a situação da sua clínica, tornando mais fácil a identificação de problemas no funcionamento do negócio ou pontos que podem ser melhorados.
- Aumenta a segurança e a comodidade: as informações armazenadas no software ficam protegidas contra invasões, vírus e malwares com backup automático. Como está tudo salvo na nuvem, o sistema pode ser acessado de qualquer lugar e dispositivo.
Quais tarefas da gestão de uma clínica podem ser otimizados com um Software Odontológico?
O software odontológico possui diversas funcionalidades e possui sistema modular, o que significa que você pode contratar apenas as funções que realmente serão utilizadas no seu consultório.
Agenda do Dentista
Com o software odontológico é possível registrar todos os compromissos do dentista em um único lugar. Assim, fica mais fácil sincronizar os seus horários pessoais com os da clínica. Além disso, são enviados lembretes, que ajudam a evitar atrasos, e você pode acessar essa informação do celular ou tablet.
Acompanhamento de tratamentos
Como todas as informações dos pacientes podem ser salvas no sistema, você consegue acessá-las sempre que for preciso, principalmente antes ou durante a consulta, para mostrar que está por dentro do caso. Não é necessário salvar os documentos em arquivos de papel e nem em servidores locais, pois tudo fica arquivado na nuvem.
Gestão Financeira
Com o software odontológico é possível realizar o controle de contas a pagar e a receber, das faturas, do estoque e outras operações financeiras e administrativas. vale ressaltar que todas essas ações são integradas e atualizadas automaticamente.
Envio de mensagens
Manter a comunicação com todos os pacientes da clínica não é tarefa fácil, pois demanda tempo. Entretanto, é essencial para lembrá-lo que a clínica ou consultório existe e se preocupa com ele.
O uso do software odontológico consegue ajudar o seu consultório a descomplicar essa tarefa com o envio de mensagens instantâneas nos smartphones dos pacientes. Isso faz com que haja menos faltas, diminuindo o congestionamento de ligações e aumentando a satisfação dos pacientes.
Redes sociais
Alguns softwares permitem a integração com mídias sociais, tornando mais fácil e ágil a comunicação com os pacientes, uma vez que facilita a troca de mensagens.
Outros
Com a integração com o prontuário eletrônico, você pode fazer prescrições e emitir atestados pelo próprio sistema. Também é possível utilizar modelos já cadastrados com suas informações básicas.
Quais os melhores Software Odontológico para seu consultório?
Agora que você já conhece as vantagens de usar um software odontológico em sua clínica para ajudar na administração da mesma, chegou a hora de conhecer as melhores opções disponíveis no mercado.
É importante se atentar para alguns pontos como:
- A possibilidade de integração com outros sistemas, como Costumer Relationship Management (CRM);
- Fácil migração de informações de outras plataformas e arquivos;
- Interface intuitiva e de fácil utilização;
- Sistema responsivo, que é aquele que se adapta aos diferentes formatos de tela dos dispositivos;
- Atualizações automáticas, sem a perda de informações;
- Capacidade de personalização de acordo com o perfil da clínica;
- Gestão do relacionamento com o paciente, com integração com mídias sociais, chats e emails;
- Suporte gratuito e disponível 24 horas por dia.
Existe um bom software odontológico gratuito?
É possível encontrar um software odontológico gratuito, que é muito utilizado por aqueles que estão no início da implantação do consultório. O objetivo desse sistema é facilitar a gestão de clínicas e consultórios, disponibilizando uma ferramenta de qualidade.
Entretanto, é possível que esses softwares tenham limitações no seu formato gratuito, com restrição a uso e um número certo de cadastramentos, agendamentos, usuários ou fechamentos.
Geralmente, ao baixar um software odontológico gratuito, você pode:
- Realizar o cadastro de pacientes com fotos;
- Ter um controle múltiplo de agendamentos com até 10 agendas;
- Controlar o faturamento de múltiplos convênios;
- Emitir recibo;
- Controlar o retorno dos pacientes;
- Extrato de conta.
- Lançar os procedimentos realizados;
- Gerar relatórios administrativos, de faturamento e estatísticos;
- Fazer backup.
Software Odontológico Dentista Organizado
Dentista Organizado é um software Odontológico completo. Com confirmação de consultas por Whatsapp e SMS. Emissão de Notas Fiscais Eletrônicas, e muito mais.
Software Odontológico Hi Doctor
O Hi Doctor é um software completo e fácil de usar, com agenda para atendimento online e organizada, prontuário médico, prescrição eletrônica, acesso com ou sem internet. Ele ainda gera faturas para convênios, relatórios, chat com secretária, lembretes e aplicativo para a captura de imagens da tela.
Esse é o único sistema para computador, tablet ou celular que funciona online e offline, atendendo a todas as possibilidades que você pode imaginar.
Software Odontológico iClinic
O software IClinic possui benefícios como: agendamento de consultas, cadastro de pacientes, prontuário eletrônico, controle financeiro e faturamento, recibos, atestados e prescrição eletrônica, além de CID 10 e odontograma.
Ele ainda conta com outros serviços como inserção de imagens, notificações via email, envio de SMS ao paciente e relatórios gerenciais.
Software Odontológico Dental Office
O Dental Office é um software com um serviço mais compacto. Ele oferece:
- Possibilidade de anotações por paciente;
- Ficha de cadastro de pacientes;
- Receituários;
- Atestados;
- Galerias de imagens e de documentos;
- Controle de consultas e retornos;
- Possibilidade de acompanhamento dos agendamentos, evitando faltas;
- Apoio financeiro;
- Ferramentas de captação e fidelização de pacientes como envio de email e SMS;
- Relatórios de controle de estoque, auditorias e serviços protéticos;
- Chat com o suporte do software e entre os colaboradores da clínica.
Software Odontológico ProDoctor
O software ProDoctor permite não só guardar todas as evoluções do paciente como também as anamneses, receitas, laudos e listas com os retornos. Além disso, ele oferce relatórios, controle de guias e um módulo de controle financeiro com configurações personalizadas.
Software Odontológico Blue Dental
Uma das grandes vantagens do Blue Dental é que ele oferece praticidade e auxílio para a sua clínica odontológica.
Entre as principais funcionalidades desse software estão:
- Fácil agendamento;
- Gestão financeira com controle das despesas;
- Odontograma visual com capacidade de criar plano personalizado para cada paciente, com inclusão de procedimentos e impressão do orçamento.
Software Odontológico Simples Dental
As principais funções do Simples Dental, que é uma excelente opção você e seus negócios com clínica odontológica são:
- Tem permissão para que você confirme consultas via SMS;
- Controla horários de atendimento, compromissos e envia alertas de retornos;
- Realiza gerenciamento de fluxo de caixa;
- Gera relatórios diversos;
- Faz acompanhamento de pacientes inadimplentes;
- Realiza emissão de boletos.
- Guarda informações sobre pacientes, como: tratamentos, orçamentos, atestados, anamnese, receituários e outros.
Além de tudo o que listamos acima, esse software tem um diferencial, pois possui integração com notificações de datas de aniversários de pacientes, datas comemorativas, lembretes de retornos e pós-cirúrgico. Isso significa que ele permite que sua clínica sempre esteja em contato com seus pacientes, ajudando na fidelização.
Software Odontológico Edente
O Edente é um software 100% online no qual você pode gerenciar todos os processos de sua clínica e também conquistar novos pacientes. Essa ferramenta também disponibiliza a visualização online dos Planos de Tratamento, Galeria de Imagens, Anamnese e Situação Financeira. Ele ainda ajuda em questões como acessibilidade em qualquer lugar e administração de várias clínicas no mesmo sistema.
Conclusão
Como você pode notar, existem diversos softwares odontológicos disponíveis no mercado e eles são capazes de facilitar a administração da sua clínica.
Eles auxiliam não apenas no agendamento de consultas e no acesso fácil às informações do paciente, como também ajudam na comunicação mais próxima com ele, aumentando a confiança e fidelização.
Como consequência do uso da tecnologia aliado ao ótimo atendimento prestado pela secretária e também pelo profissional, está o crescimento do negócio.
Por isso, se você ainda não utiliza um software para administrar a sua clínica, é hora de procurar aquele que mais se adequa ao seu perfil.
Gostou do conteúdo deste texto? Então continue nos acompanhando para tirar todas as dúvidas que envolvem a Odontologia. Aproveite e acesse o nosso material gratuito sobre administração de consultório odontológico.
