A sala de espera consultório odontológico é, sem sombra de dúvidas, uma das partes mais importantes da clínica.
O visual da sala de espera contribui para formar a primeira impressão do paciente. E muitas vezes, isso influencia o paciente a fechar ou não um tratamento com você.
Por isso, se você quer aprender a montar a sua sala de espera e impactar positivamente os seu clientes continue a leitura do texto!
Como funciona uma sala de espera de um consultório odontológico?
A sala de espera de um consultório odontológico pode não ser uma boa experiência para o paciente. Além de, muitas vezes, ser um local pouco confortável, sem decoração ou atrativos, muitas pessoas tem medo de dentista. Com isso, a espera pela consulta pode aumentar a ansiedade.
A principal função da sala de espera é servir como um local no qual o cliente aguarda para ser atendido. Muitos clientes até não criam grandes expectativas sobre a recepção do consultório. Por isso, investir na sua pode ser um grande diferencial para a clínica.
Para atrair a atenção do seu cliente e conquistá-lo logo na chegada você deve investir na decoração e no conforto da sua sala. Assim como os móveis e a decoração é importante estar atendo aos detalhes, como a temperatura, iluminação, cheiro e os atrativos que irá oferecer.
Por isso, vamos passar tópico a tópico nesse texto todos os parâmetros que você deve considerar ao montar a sua sala de espera. Vamos lá?
Quais móveis devem estar em uma sala de espera de um consultório odontológico?
Para montar a sala de esperas dos sonhos você deve pensar em todos os fatores que fazem com que a sua recepção seja tranquila, confortável e acolhedora.
Por isso, listamos abaixo todos os ítens que você deve considerar para melhorar a sua sala de espera:
- Limpeza e organização;
- Móveis;
- Decoração;
- Cores;
- Iluminação;
- Temperatura;
- Entretenimento.
Limpeza e Organização
A primeira coisa que devemos estar atentos na sala de espera é a limpeza e organização. A sua recepção pode até ser simples e pequena, mas se não for limpa e organizada os pacientes terão uma péssima primeira impressão.
É essencial que o ambiente esteja impecavelmente limpo, sem lixo, sem sujeira no chão, sem poeira nos móveis e sem paredes sujas.
Estabeleça um processo de limpeza e organização para sua recepção, e peça para seus funcionários seguirem os protocolos odontológicos. Faça o controle e a auditoria desses protocolos para ter certeza que estão sendo seguidos.
Móveis
Quanto ao segundo tópico, os móveis que você utiliza na sala de espera pode contribuir e muito para a satisfação do seu cliente. Escolha cadeiras, sofás e poltronas confortáveis e tenha assentos em número suficiente para acomodar todos os pacientes.
Lembre-se de ficar atento para o tamanho dos móveis, pois deve haver espaço livre para circulação de pacientes e acompanhantes. A escolha entre sofá, cadeira ou poltrona terá grande relação com o espaço disponível na sua recepção. No caso de dúvida, vale a pena consultar um arquiteto para distribuir os móveis no ambiente.
Outra questão importante de observar na escolha dos móveis são as cores e a durabilidade. Cores claras, apesar de darem maior amplitude ao ambiente, sujam muito.
Além disso, a espuma utilizada no estofado de cadeiras ou poltronas devem ser resistentes para todo tipo de paciente. Por tanto, antes de comprar verifique a qualidade e durabilidade do estofado que você está comprando. Pois, uma cadeira barata pode sair cara caso você precise ficar sempre trocando.
Decoração
Um outro ponto importante da sala de espera é a decoração. Ambientes decorados agradam mais o cliente. Para investir na decoração sem gastar muito você pode optar por usar flores naturais (cuidado com alergias) e/ou artificiais, quadros decorativos, espelhos, tapetes, almofadas, entre outros artigos.
Dentro da decoração você também deve pensar sobre as cores que você vai utilizar. As cores da sua sala de espera devem refletir tranquilidade, calma, organização e equilíbrio.
Dê preferência por utilizar cores clássicas, como bege, branco, preto, pastel e cinza. Evite cores muito gritantes, como vermelho e laranja.
Iluminação
A iluminação da sua sala de espera também deve ser pensada. Um ambiente mais calmo tende a ser menos iluminado. É claro que você não vai deixar a sua sala escura, mas você pode deixar alguns ambientes com luz indireta, criando um charme na decoração além de induzir o relaxamento do paciente.
Temperatura
Outro fator importante da sala de espera é a temperatura. A temperatura deve ser agradável. Nem quente, nem fria. Utilizar ar condicionado é uma boa opção, pois ventiladores não são permitidos dentro da sala clínica do dentista. O único cuidado aqui é não deixar o ambiente muito frio.
Entretenimento
Por último mas não menos importante temos que pensar sobre o entretenimento do paciente. O que ele irá fazer enquanto aguarda para ser atendido? Quando você não oferece nada ao seu paciente ele pode ficar mais estressado e ansioso, principalmente quando o dentista atrasa.
Por isso é importante pensar em colocar televisão, revista, música um cafezinho e até um lanche para o seu paciente aguardar sem preocupações.
Cuidados para montar a sala de espera em consultórios grandes, médios ou pequenos.
Seguir as recomendações que passamos acima é essencial para montarmos uma sala de espera agradável para o seu paciente. Mas, sabemos que essa tarefa nem sempre é fácil e pode ser ainda mais difícil para quem tem limitação de espaço.
Por isso, vamos citar aqui algumas dicas para diferentes tamanhos de sala de espera:
Em uma sala média
Uma sala de espera de tamanho médio é o que a maioria dos dentista devem apresentar. Geralmente ela comporta um balcão de recepcionista, TV, um espaço para água e café, e espaço para 4 a 8 cadeiras.
Nesse tipo de espaço você deve pensar em primeiro lugar na sua logística de atendimento. Com quantas cadeiras odontológicas você trabalha? Se você trabalha com duas cadeiras odontológicas, você deve ter no mínimo 4 cadeiras na sua recepção.
Caso você opte por atender com um maior intervalo entre os pacientes, esse 4 assentos serão suficientes, e provavelmente você poderá optar ter sofás ou poltronas, o que deixa o paciente mais confortável.
Porém, se o seu fluxo de atendimento é maior, você deverá optar por cadeiras e otimizar o seu espaço. Nesse caso, para melhorar o conforto e comodidade para o seu paciente você pode investir no entretenimento e na iluminação da sua sala.
Em uma sala grande
Se você tem uma sala de espera grande você tem uma situação privilegiada. Pode investir e muito no conforto dos seus pacientes. É claro que para saber montá-la você deverá sempre pensar na sua logística de atendimento como mencionamos acima.
Prefira sempre os assentos mais confortáveis, como poltronas e sofás. Como forma de entretenimento você pode investir em ambientes de descanso, cantinho do café e bate papo com o paciente e pode também oferecer um espaço kids.
O espaço kids é um diferencial. Não precisa ser um consultório de Odontopediatria para ter esse cuidado. Muitos adultos precisam ir com os filhos ao dentista por não ter com quem deixá-los. Por isso, ter o espaço kids pode ser um diferencial importante.
Em uma sala pequena
Se você tem uma sala de esperas pequena, não se desespere! Faça desse limão uma limonada. Você pode partir para dois caminhos nessa situação: fazer uma decoração clássica, colocando espelhos para ampliar o ambiente; ou fazer uma decoração inusitada e chamar a atenção do seu paciente!
Geralmente quando se trata de decoração de consultório pequeno, os arquitetos usam truques para ampliar os ambientes, como cores claras, vidros e espelhos.
Você também pode apostar em construir ambientes únicos, sem divisórias que dão a sensação de amplitude. Quanto menos paredes e mais vidros melhor.
Mas se você quer se destacar ou tem um estilo mais jovem e descolado quem sabe você não pode usar cadeiras coloridas ou uma parede em um tom de destaque? Criar ambientes únicos, despojados e alegres é uma boa opção.
Isso tudo deve estar de acordo com o seu estilo e o estilo dos seus pacientes. E é claro, em concordância com as normas da vigilância sanitária.
Quais opções de entretenimento colocar na sala de espera de um consultório odontológico?
Falamos aqui da importância de ter atividades de entretenimento para os seus pacientes na sala de espera. O entretenimento é fundamental para criar afinidade, quebrar o gelo e reduzir a ansiedade do cliente.
Por isso, vamos ver quais são as principais formas de entretenimento para o consultório odontológico?
Internet
Sem sombra de dúvidas ter sinal WiFi na sala de espera é uma grande necessidade. Hoje, estamos todos conectados e o tempo todo.
Enquanto o paciente aguarda o atendimento ou espera o acompanhante, ele pode trabalhar usando o WiFi, ou ficar navegando na internet.
Para divulgar a sua rede gratuita você pode fazer um pequeno quadro ou porta retratos com os dados para login.
Outra atitude positiva é disponibilizar carregadores de telefone para que o seu paciente fique bem a vontade e use o celular.
Televisão
A televisão continua sendo uma boa alternativa de entretenimento na sala de espera. É importante que você a coloque no campo de visão dos pacientes.
Opte por passar programas educativos, filmes e seriados. Evite programas de canal aberto que passam noticias ruins e filmes de violência.
Você também pode oferecer o acesso a sua TV para que o paciente coloque programas do interesse dele. Para isso você pode contratar a assinatura de Netflix ou Amazon Prime.
Mas, se você quiser utilizar a televisão para reforçar o seu marketing, é possível colocar vídeos institucionais falando sobre os tratamentos realizados no consultório, depoimentos de pacientes entre outros.
Revistas
Outra forma de entretenimento são as revistas. Apesar de já estarem em desuso, existem pacientes que ainda gostam desse tipo de mídia.
Por isso, pode ser interessante ter revistas na sala de espera do consultório. Aposte em revistas de conhecimento, como viagens, superinteressante, exame, entre outras.
Ah, e não deixe as revistas velhas ou desatualizadas. O paciente vai reparar e isso cria uma má impressão da sua cínica.
Folder explicativo
Uma boa estratégia de marketing e entretenimento é colocar folder explicativo na sua sala de espera.
O folder é um ótimo instrumento para divulgar todos os serviços feitos na sua clinica. Além disso, neles você pode esclarecer dúvidas a respeito de tratamento o que ajuda a quebrar barreiras e objeções.
Como são versáteis, os pacientes podem levar o folder para casa e mostrar o seu serviço para mais pessoas. Tudo isso ajuda na hora de fechar tratamento e criar autoridade.
Dicas de decoração para a sala de espera de um consultório odontológico
Ao apostar em um ambiente bem decorado, você estará se destacando da concorrência. É muito mais fácil lembrar-se de um consultório que tenha uma aparência diferente dos demais não é mesmo? Por isso, vale a pena investir na decoração!
Para quem pode investir um pouco mais na sala de espera recomendamos a contratação de um arquiteto ou decorador. Esses profissionais estão preparados para construir layouts que otimizam o espaço da recepção, além de conseguir harmonizar cores e escolher móveis adequados.
Uma questão a ser observada na sua sala de espera é a iluminação. Quando ela é direta e branca pode ser associada a ambientes hospitalares, o que já causa uma certa ansiedade nos pacientes.
Por isso,se puder, opte por colocar luzes de LED na cor amarela e por um projeto de iluminação indireta que transmite uma sensação de conforto e bem estar.
Mesclar materiais de acabamentos cria uma decoração interessante para consultórios pequenos. A madeira é um elemento quente. Por isso, utilizá-la em painéis, quadros, balcão da secretaria, persianas e no piso pode ser interessante. Para deixar o ambiente leve, utilize vidro e espelhos.
Os móveis da sala de espera devem ser bonitos, confortáveis e funcionais. De nada adianta comprar móveis bonitos que não duram ou não funcionam para um consultório. Por isso, esteja atento às cores do estofamento, tecidos e durabilidade dos assentos de cadeiras e poltronas.
Confira abaixo algumas outras dicas de decoração para a sua sala de espera odontológica:
Plantas
É possível ter plantas na sala de espera de consultório odontológico. Se forem naturais você precisa escolher plantas que se adapte bem a ambientes fechados e com pouca iluminação.
Caso você escolha uma planta artificial é importante estar atendo para limpar as folhas regularmente.
Quadros decorativos
Utilizar quadros decorativos é sempre uma boa pedida. O estilo do quadro é uma opção bem pessoal. Existem pessoas que vão preferir colocar quadros de paisagens ou formas abstratas. Outros vão preferir colocar fotos e retratos com tema odontológico.
Seja qual for a sua opção tente combinar os tons e cores dos quadros com o seu ambiente.
Cores
Quais cores utilizar na sala de espera de um consultório odontológico? Essa é uma pergunta de difícil resposta e depende de alguns fatores, como tamanho da sala, gosto pessoal entre outras, para ser respondida.
De maneira geral, são utilizadas cores mais neutras e sóbrias nas salas de espera, como tons nude, bege, cinza e branco. Essas cores dão mais amplitude e criam a sensação de limpeza e tranquilidade.
Mas se você quiser utilizar cores mais vivas você pode fazer. Apenas pense como equalizar e balancear as cores dos móveis. Você também pode escolher cores que representam a sua marca.
Se você utiliza a cor laranja na vestimenta, e identidade visual, você pode colocar elementos dessa cor na sua sala de espera por exemplo.
Dicas para agradar os pacientes na sala de espera de um consultório odontológico
Sabemos que agradar o nosso paciente é fundamental para criar empatia e gerar uma ótima experiência para seu cliente. Para isso, nada melhor do que oferecer alguns mimos na sala de espera. Confira abaixo:
Aperitivos
Você pode oferecer lanches, bolo, castanhas entre outras guloseimas para o seu paciente. Essa é uma ótima maneira de cativar os seus clientes!
Você pode utilizar datas comemorativas para criar lanches especiais, como dia dos pais/mães, dia dos namorados, dia da mulher entre outros.
Com os pacientes serão atendidos após a espera na recepção e interessante oferecer um enxaguante bucal ou a oportunidade do paciente fazer higienização antes de entrar para sala clínica.
Água e café
Oferecer água e café é uma gentileza e até um item básico que precisa estar presente na sala de espera dos consultórios odontológicos.
O bom cafezinho além de servir como aperitivo é uma ótima oportunidade para gerar conversa entre os pacientes e deles com os profissionais. Isso faz reduzir a ansiedade e ajuda a criar laços e gerar afinidade.
Brindes personalizados
Muitos pacientes também gostam de receber brindes, como escova de dentes, necessaire, pasta de dentes, entre outros. Todos presente gera a sensação de exclusividade e de ser especial.
Invista em brindes personalizados para enfatizar a sua marca e criar vínculo com seu paciente.
Espaço reservado para crianças
Se você é odontopediatra, provavelmente você já decora o seu consultório e sua recepção com tema infantis. Porém é interessante pensar em um espaço kids para consultórios que atendem adultos também.
Ter esse cantinho lúdico na sala de espera para que os filhos dos pacientes tenham alguma distração. Alguns pais precisam levar os filhos ao consultório durante o seu atendimento. Por isso, ter o espaço kids pode ser um grande diferencial para você.
Quais melhores opções de cadeiras para sala de espera de um consultório odontológico?
Não economize no conforto da sala de espera dos consultório. Você pode utilizar sofás, cadeiras ou poltronas confortáveis. É claro que a definição do tipo de cadeira vai variar de acordo com a sua logística de atendimento e o seu espaço disponível.
Então vamos conhecer os tipos de cadeiras para sala de espera de consultorio odontologicos?
Sofás
Os sofás são o tipo de móvel mais confortável para a sua sala de esperas. Porém, para ter um sofá você precisa ter mais espaço disponível.
Para escolher o sofá ideal além de saber as dimensoes dele você precisa estar atento a sua espuma, tecido e cor. Isso porque os sofas mais baratos geralmente possuem uma espuma pouco densa no seu assento. Com o passar do tempo ela pode ser romper ou deformar e você terá que gastar para fazer o reparo.
A cor e o tecido do sofá também devem ser observados! Evite cores mais claras pois podem sujar com facilidade. Utilize tecidos que possam ser higienizados facilmente.
Poltronas
As poltronas também são um tipo de móvel muito confortável e elegante para se ter na sala de espera! A poltrona ocupa menos espaço do que o sofá, por isso ela pode ser uma ótima alternativa para você.
Ao escolher uma poltrona para a sua sala fique atendo a todas as recomendações que já passamos acima: dimensões, estofado, tecido e cor.
Cadeiras
As cadeiras geralmente são o tipo de assento mais usado nos consultórios odontológicos. Por ser menor do que o sofá e a poltrona, você consegue colocar mais cadeiras na sala de espera.
Elas são versáteis e fáceis de encaixar no seu ambiente. Porém, são sem dúvidas as menos confortáveis. Por isso, utilize as cadeiras caso você não tenha espaço suficiente para colocar sofá ou poltrona para seus pacientes.
Quando você opta por ter uma cadeira você ainda pode escolher as opções mais confortáveis, que possuem assento estofado e encosto anatômico.
Esses pequenos cuidados contam muito para deixar a sala de espera mais aconchegante para o seu paciente.
Dicas para o atendimento em uma sala de espera de consultório odontológico
Para fazer um atendimento marcante não basta ter uma sala de espera linda e acongehate. O serviço deve estar à altura. Por isso, confira as nossas dicas de como receber o seu paciente e ciara uma ótima primeira impressão.
Minimize o tempo de espera do paciente
Claro que nós empreendedores dentistas, iremos construir uma ótima sala de espera para o nosso cliente. Porém, isso não significa que o tempo de espera pode se estender muito além do programado.
Evitar atrasos é um sinal de respeito e cuidado com os seus pacientes. Hoje todos nós temos pouco tempo e o dia é corrido. Por isso, valorize o tempo do seu paciente e evite atrasos na consulta.
Trabalhe com uma margem na sua agenda. Deixe reservado alguns intervalos programados para que você evite lotar a sua sala de espera.
Por mais que sua sala tenha muito entretenimento, qualquer um se irrita com uma espera muito grande! Então, fique atento a isso!
Crie um ambiente de conversas agradáveis
É super importante criar um ambiente de conversas agradáveis na sua sala de espera! Isso ajuda a criar autoridade e a reduzir a ansiedade dos seus pacientes.
É bem comum escutarmos na sala de espera do consultório conversas sobre:
- Questões sobre a qualidade do atendimento;
- Qualidade do serviço odontológico;
- Habilidade do dentista;
- Preços e formas de pagamento dos tratamentos odontológicos.
Por isso, é fundamental treinar bem a sua secretaria para que ela possa responder bem a todas as dúvidas que surgiram. É necessário que ela também saiba como conversar sobre valores e outra questões na frente dos pacientes.
Evitar situações constrangedoras, brigas e discussões é fundamental para harmonia do consultório. por isso, instrua a sua funcionará sobre como conversar com seus clientes.
Incentive o paciente a responder a pesquisa de satisfação
Como saber se estamos no caminho certo? Como saber se a nossa sala de espera e agradável e atende as necessidades do nosso cliente?
Só podemos responder a essas perguntas quando fazemos pesquisa de satisfação com o nosso paciente. Inclua na sua rotina essa prática. Ela é fundamental para que você conheça melhor os seu paciente e para que você possa evoluir sempre.
Se você não sabe como preparar uma pesquisa de satisfação odontológica, veja nesse link o nosso texto exclusivo.
Conclusão
A sala de espera do consultório odontológico contribui para formar a primeira impressão do paciente. Ela pode influenciar o paciente a fechar ou não um tratamento com você. Por isso, é fundamental investir na sua.
Ter um ambiente limpo, decorado e organizado transmite a ideia de profissionalismo e cuidado para o seu paciente. E ele certamente irá te ver com outros olhos.
Invista na sua infra-estrutura, como decoração e móveis bem como no entretenimento oferecido para seu paciente, como WiFi, TV, café e lanche.
Não se esqueça que além da estrutura você precisa reinar a sua equipe para receber bem o seu cliente. Toda essa experiência contribuirá para aumentar a sua taxa de conversão e fidelização de clientes.
