O planejamento orçamentário é um dos principais pilares na organização de qualquer negócio, sendo etapa crucial em um bom consultório. Ele é o principal meio de executar uma excelente gestão orçamentária, que estuda os resultados financeiros de empresas.
Com ele, é possível definir uma série de regulações nos preços, próximas etapas a serem seguidas e até mesmo reajustes em certas áreas. Sem ele, existe uma grande possibilidade de se gastar mais que arrecada ou usufruir do dinheiro de forma errada.
Sendo assim, é essencial que todos os dentistas que desejam ter seu próprio consultório saiba como administrá-lo e aplicar o planejamento orçamentário. No artigo de hoje falaremos sobre o que ele é, sua importância, finalidade, tipos e como fazê-lo!
O que é planejamento orçamentário?
Consiste no planejamento das próximas entradas e saídas, custos e investimentos da organização, servindo como uma contabilidade inversa. Enquanto a contabilidade tem como foco organizar as contas que já ocorreram, o orçamento trabalha para preveni-las.
Assim, a companhia vai estar preparada para as entradas e saídas, podendo se adequar conforme sua situação financeira variar. Diversos dentistas pecam no desenvolvimento do planejamento quando se baseiam apenas em achismo, desprezando os dados.
A ferramenta deve ajudar você como um norte para tomar as decisões mais importantes da companhia, e por isso deve ser inteiramente feita com base em estatísticas. Para fazer isso, os planejamentos operacional, tático e estratégico precisam ser convertidos em números, servindo de histórico.
Qual a finalidade de um processo orçamentário organizado?
Ao executar um plano correto de gestão orçamentária, é possível se deparar com o futuro da empresa da maneira precisa. Essa direção o impedirá de realizar mudanças drásticas com alto nível de risco, podendo resultar em perdas monetárias significativas.
Ao adotar a ferramenta, todas as atitudes tomadas com o intuito de resolver um problema sofrem questionamentos. A análise vai entender se há possibilidade de danos maiores serem causados ou se existem soluções mais práticas e baratas.
E se há interesse de negociar a empresa, o planejamento também é uma excelente ferramenta para atrair possíveis investidores ou compradores. Ele precisa ser analisado constantemente e é interessante realizar revisões pelo menos uma vez por ano.
Qual a importância do planejamento orçamentário para uma clínica odontológica?
Pelo fato de clínicas odontológicas possuírem foco na saúde, os empreendedores podem esquecer que um consultório também é uma empresa. E como qualquer companhia, as finanças também podem se descontrolar e culminar em riscos para o negócio.
O primeiro ponto é evitar os desperdícios, uma vez que ao registrar as finanças da clínica, tem-se uma ideia da direção a ser seguida, evitando gastos desnecessários. Também é possível evitar surpresas, sabendo as sazonalidades dos contratos, entendendo quando o dinheiro vai parar de entrar.
Por fim e mais importante, a ferramenta auxilia no aumento dos lucros da organização, uma vez que dinheiro bem investido gera mais dinheiro. Aparelhos que consomem menos energia e água ou máquinas modernas que produzem mais são ótimos exemplos.
Quais são os tipos de planejamento orçamentário?
Clínicas de Odontologia não faltam no Brasil, e elas estão nos mais diversos níveis de estruturação, desde consultórios pequenos e novos até grandes franquias. Por isso, apenas uma espécie de planejamento não seria o suficiente, pois não abordaria todos os estágios de uma empresa.
Por sorte, com a evolução da gestão empresarial, diversos modelos foram surgindo, cada um adequado aos possíveis momentos que as empresas enfrentarão. Atualmente, existem dezenas de jeitos de aplicar o planejamento orçamentário, mas falaremos de 8.
São eles: planejamento estático, flexível, incremental, matricial, contínuo, beyond budgeting, ajustado e base zero. Com certeza haverá um para o estágio da sua clínica, o que te permite aplicar a ferramenta apenas com alguns pequenos ajustes.
Estático
O planejamento estático é aquele que não sofre nenhuma alteração durante todo o processo de execução. Sua elaboração ocorre com foco no período orçamentário seguinte, que costumam ser 12 meses, e busca apenas um plano, sem arestas.
O motivo dele não ser alterado em momento algum se dá pelo fato de ele ser o referencial de todas as suas operações para o próximo ano. Assim, ele possibilita a leitura de possíveis desvios de rota e o ajuda a corrigi-los rapidamente.
Também serve como base para estipular quanto os gestores da companhia vão ganhar em relação ao faturamento bruto e líquido da empresa. Por ser bastante centralizado, o estilo estático costuma ser aplicado apenas em empresas de pequeno e médio porte.
Flexível
O modelo flexível de planejamento possibilita melhorar a precisão das projeções feitas no início do período, transformando os planos em algo mais palpável. Ele pode ser ajustado a qualquer momento, sendo antes, durante ou após o começo do período orçamentário.
Ele é necessário pois nem sempre as estatísticas representam algo real, o que pode gerar grande diferença entre a expectativa e a realidade financeira da clínica. Seu principal uso está na avaliação e controle de despesas, sejam de fabricação ou operacionais.
É possível aplicá-lo em todos os tamanhos de empresa, o que indica sua importância e até necessidade de ser aplicado por todos os dentistas. Outro ponto positivo é sua aplicação em conjunto com os outros tipos de planejamento que serão citados.
Incremental
Com o método orçamentário incremental, estatísticas anteriormente descritas funcionam como base para a elaboração de orçamentos futuros. O ponto mais positivo desse estilo está na agilidade e simplicidade com que as projeções podem ser realizadas.
Contudo, o maior defeito da ferramenta está em sua superficialidade, uma vez que não são considerados os contextos de cada receita e despesa. Mais uma vez a sazonalidade dos contratos se faz essencial, e o modelo incremental não prevê essas mudanças.
Normalmente o estilo é utilizado na busca por valores de certas localidades, onde gestores aplicam percentuais de correção. São consideradas a expectativa de crescimento da companhia e a inflação como os fatores cruciais para as correções.
Matricial
Seu nome vem de uma operação matemática chamada matriz, porque possui 2 pilares para formar o planejamento: entidades e pacotes. O primeiro se refere às diversas áreas da empresa, como financeiro, de marketing, vendas e qualquer outro departamento.
Enquanto o último se refere a todas as receitas, custos, despesas e investimentos de uma empresa. Em primeiro lugar, é necessário desenvolver os pacotes, depois estruturando as entidades e por fim, definindo o gestor de cada setor da companhia.
Caso sua clínica não seja tão grande ao ponto de possuir diversas subáreas e funcionários, uma pessoa pode ser responsável por várias divisões. Cada orçamento deve ser controlado para que a meta definida seja cumprida sem maiores surpresas.
Contínuo
O planejamento contínuo é mais trabalhoso que os demais, exigindo diversas revisões ao longo do ano, que podem ser mensais, trimestrais ou semestrais. O orçamento deve ser feito com base nos próximos 12 meses para que a aplicação do modelo seja possível.
É muito útil, visto que disponibiliza uma análise constante dos dados da empresa, sejam despesas e riquezas ou investimentos e custos. Com os dados sempre atualizados, pode-se elaborar planos mais ambiciosos ou ajustar alguns problemas financeiros.
Normalmente são aplicadas em empresas de todos os portes, com foco naquelas que vendem produtos ou prestam serviços de curto prazo. Como um erro pode alterar muitas coisas na receita, é necessário que drásticas mudanças ocorram de modo rápido.
Beyond Budgeting
Esse termo em português significa “além do orçamento” e se refere à uma ferramenta de autogerenciamento. Isso significa que não existe uma organização central responsável por desenvolver todos os planos e próximos passos da companhia.
Essa descentralização dos gestores permite que os colaboradores atuem ativamente na empresa, fazendo-os se sentirem importantes. Dessa forma, um funcionário se sente mais que apenas mão de obra, mas parte da estratégia da corporação para o sucesso.
Por envolver diversas pessoas, a estratégia costuma ser aplicada apenas em empresas de grande porte, mas nada impede que você dê mais voz aos seus funcionários. O calendário funciona de maneira diferente no beyond budgeting, com 18 meses em geral.
Ajustado
O planejamento ajustado, também chamado de forecast ou revisado, é diferente de todos os outros em seu prazo de duração, já que nunca acaba. Os responsáveis por sua elaboração nas empresas devem sempre adaptar a companhia ao mercado.
A identificação das mudanças e exploração das oportunidades é vital para a modificação ágil do orçamento, introduzindo novos investimentos em meio a ele. Os meses devem se compensar de modo que, caso as despesas sejam acima do desejado, nos outros ela deve estar abaixo do teto.
Com isso, é possível aproveitar todas as oportunidades de mercado que aparecem, regulando a empresa a cada mês que se passa. Não confunda planejamento ajustado com gasto desenfreado em busca de mais lucros, visto que nesse modelo existem maneiras de compensar gastos exacerbados.
Base zero
A base zero (OBZ) pode ser bem complexa e demorada, visto que consiste na criação de um planejamento orçamentário sem bases anteriores. Com todo o histórico da empresa ignorado, é especialmente difícil e demorado realizar novas pesquisas de mercado.
Não é tão aplicável na Odontologia, visto que costuma ser utilizado apenas para novos negócios ou aqueles que alteraram drasticamente seus negócios. Um belo exemplo é Jacuzzi, que fabricava aeronaves e agora faz bombas hidráulicas, necessitando do OBZ.
Esse modelo só é bem sucedido quando os gestores se dedicam no estudo de todos os processos e como a área se desenvolveu ao longo da história. Em outras palavras, eles precisam entender o ROI do ramo para o aplicarem bem, e para isso terão uma profunda análise do orçamento de base zero.
Quais as principais etapas de um planejamento orçamentário?
Agora que você já sabe quais são os modelos de planejamentos orçamentários que existem e encontrou o ideal para sua empresa, é hora de desenvolvê-lo. Para isso, será preciso seguir algumas etapas que garantirão mais segurança em seus negócios.
Apesar de não ser simples, é essencial que todos sejam seguidos com disciplina, uma vez que o descumprimento de uma etapa pode comprometer o resultado. A princípio, são 4 passos para definir a estimativa para o próximo período de sua corporação.
São eles: estabelecimento de metas realistas para o negócio, levantamento de informações acerca do mercado no qual o negócio se insere, simulação de resultados e definição do planejamento a ser implementado. Confira agora detalhes sobre cada etapa:
Estabelecimento de metas realistas para o negócio
É essencial que você conheça sua clínica antes de iniciar suas estimativas para o próximo período dela. Isso significa entender o porte da empresa, seu grau de maturidade financeira, estabilização no mercado, entre diversos outros fatores que afetam o financeiro.
O ideal é entender onde a empresa se encontra hoje e se questionar em que lugar você quer chegar com ela, além do que será feito para alcançar os objetivos. O ideal é que após essas perguntas, todos os gastos e ganhos sejam divididos em diferentes categorias, como:
- definição do plano de metas;
- elaboração de uma projeção de vendas;
- indicação de quais são os custos relativos à produção;
- indicação de quais são as despesas com pessoal;
- apontamento sobre quais são as despesas operacionais;
- definição de orçamento de investimentos.
Levantamento de informações acerca do mercado no qual o negócio se insere (no caso, clínicas odontológicas)
É essencial que seus preços estejam alinhados com o mercado no momento da prestação dos serviços de Odontologia. Estude os custos médios de cada operação que pretende realizar, leis específicas para a área e outras questões relacionadas.
Sem essas informações referentes a custos e lucros, será impossível definir um preço realista ou entender qual será o possível lucro e acúmulo de capital da empresa. Lembre-se que o preço final do produto pode muitas vezes ajustar toda a cadeia de produção dele.
Isso significa que, ao abrir uma clínica em uma área nobre e humilde, deve-se trabalhar com produtos diferentes para prestar o mesmo serviço. Tudo com o intuito de se adequar ao contexto em que está situado, buscando também se encaixar nos preços médios do mercado.
Simulação de resultados por meio dos dados coletados e metas estabelecidas
Apesar de existir a necessidade de ser realista, um planejamento orçamentário não precisa ter suas possibilidades de sucesso inesperadas descartadas. É preciso sempre ter um plano B, buscando o melhor e se preparando para o pior, independente do problema.
Por isso, é essencial ter diversos cenários simulados, do pessimista ao otimista, pois assim haverá um plano para cada panorama. Um exemplo claro foi a pandemia de coronavírus, que fechou diversos comércios, e entre as diversas razões está a falta de planejamento para desastres.
Também é preciso saber responder às diversas mudanças de mercado, que estão cada vez mais rápidas. Ao aproveitar todas as oportunidades e estar preparado para a falta delas, a chance de sucesso será maior.
Ajustes e definição do planejamento a ser implementado
É necessário ainda aplicar algumas mudanças no planejamento final antes de colocá-lo em prática, visto que quanto maior a empresa, mais itens compõe. Se há algo que ainda está no ramo do achismo, pesquisas específicas para a área devem ser feitas.
Caso opte por um estilo que sofre constante mudança, como o ajustado e contínuo, essas alterações devem ocorrer com mais frequência. Após aparar todas as arestas e ter dados para justificar todas as estimativas, o orçamento estará pronto para ser posto em prática.
Como é executado o planejamento orçamentário?
A parte mais complexa do planejamento orçamentário está em sua escolha pelo modelo ideal e elaboração com base em dados. Após colocado em prática, o planejamento vai funcionar como um limitador para todas as receitas, despesas, investimentos e custos de sua companhia.
Ele tem a função de alertar o dentista sobre alguma grande discrepância entre as estatísticas reais e as esperadas. Sem ele, é impossível ter uma ideia se está ganhando mais ou menos do que o esperado para o período.
Em suma, trata-se de um auxílio completo sobre a situação financeira da empresa, que te permite fazer checagens para entender se tudo corre como planejado.
Como fazer um curso de planejamento orçamentário?
Existem centenas de cursos virtuais que disponibilizam, entre diversos outros conhecimentos, a habilidade de fazer planejamentos orçamentários. A Fundação Instituto de Administração (FIA) oferece cursos de orçamento e planejamento empresarial, por exemplo.
Porém, caso não seja de seu estilo estudar virtualmente, existe a possibilidade de realizar aulas de forma presencial ou híbrida também. Caso seu interesse seja tamanho a ponto de se aprofundar no tema, faculdades de administração e gestão de empresas costumam ter matérias relacionadas à planejamento e orçamento.
Conclusão
A principal importância do planejamento orçamentário se encontra na boa gestão dos recursos financeiros de uma empresa por parte dos gestores. A ferramenta encontra maneiras de aumentar os lucros e reduzir custos, achando soluções eficazes e baratas.
Com ela, é possível entender todas as possibilidades de negócios e projetar o que vem pela frente, de momentos pessimistas a otimistas. A falta de planejamento mata muitas companhias, e o planejamento te impede de ser mais uma delas.
Estatísticas do IBGE dizem que seis em cada dez empresas costumam fechar as portas após cinco anos de seu início. Para não fazer parte desse número assustador, é essencial ter um belo planejamento orçamentário.
Agora que você sabe tudo sobre o tema, veja nosso artigo sobre contratos de parcerias odontológicas para entender mais sobre sazonalidades, por exemplo. Não perca nossos próximos artigos, estão imperdíveis!
