Sair de férias não é uma tarefa fácil para os dentistas, não é mesmo? Para fechar o consultório preciso nos organizar para que nada fique por fazer. Por isso é necessário organizar a agenda, avisar os pacientes, resolver burocracias, enfim, uma infinidade de coisas para tirar o devido descanso.
Nesse texto vamos apontar dicas fundamentais para você sair de férias sem se preocupar deixando o consultório em dia. Acompanhe!
A importância do dentista tirar férias
Alguns dentistas vivem postergando suas férias, isso porque fechar o consultório é de fato uma tarefa desafiadora. Existem muitas tarefas para serem realizadas e a parte financeira do consultório precisa ser muito bem estruturada para não causar problemas futuros.
No entanto, não tirar férias não é uma boa opção, pois as férias são fundamentais para descansar, o que influencia diretamente na produtividade do dentista.
A Odontologia não é uma profissão fácil. Nos dedicamos muito e estamos em constante pressão. Por isso, algumas situações de cansaço extremo como a síndrome de burnout podem aparecer.
Dessa forma, entenda que tirar férias será benéfico para você e seu consultório, você só precisa fazer isso de maneira organizada, ou seja, usando o planejamento de férias!
Por que fazer um planejamento de férias?
O primeiro passo para o dentista tirar férias é planejar. Defina uma data e analise a própria rotina para entender a agenda dos pacientes e entender os momentos de menor fluxo.
Observar quando o fluxo de pacientes é naturalmente menor no seu consultório pode ser uma boa opção de data para você. Depois de escolher a data ideal, bloqueie sua agenda e comece a fazer a gestão financeira e de toda logística que está por trás.
Uma coisa importante para definir um planejamento de férias é se haverá férias coletivas. Ou seja, todos da clínica irão tirar férias, ou se a clínica ficará aberta sem você. É claro que isso depende da sua estrutura e organização. Em clínicas com sociedade, às vezes é possível deixar a clínica aberta, e assim, urgências serão atendidas com facilidade.
No entanto, se você tem um consultório pequeno e trabalha sozinho, férias coletivas podem ser uma boa opção, pois seu funcionário ficará ausente junto com você. Esse fato é bom por um lado, pois você não irá trabalhar sozinho em outro momento é ruim, pois, irá precisar de algum dentista colega para receber suas urgências caso seja necessário.
Como funciona o planejamento de férias de um dentista?
Já sabemos que as férias são importantes mas precisam ser planejadas para evitar transtornos! Agora vamos aprender como planejar as férias.
Quais são os passos? Acompanhe:
Escolha a data ideal
O primeiro passo das férias é escolher por quanto tempo você irá se ausentar da clínica, e em que momento isso vai ocorrer. O ideal é observar como é o comportamento da sua clínica mês após mês, para ver quais são naturalmente mais vazias.
Outra observação importante é o número de dias que você ficará ausente. Sugerimos que não tire mais de 15 ou 20 dias seguidos de férias. O ideal para o balanço financeiro é que você trabalhe pelo menos a metade do mês para que suas contas ainda fiquem equilibradas.
Mas é claro que você consegue tirar quantos dias quiser só precisa se organizar financeiramente para isso.
Organize sua agenda
Agenda é o coração da clínica. A primeira providência depois de escolher a data das férias e fechar a sua agenda durante o período de férias e organizá-la para não deixar nenhum paciente sem atendimento e honrar com todos os seus compromissos.
Essa organização da agenda do dentista é essencial para evitar que pacientes acabem indo até a clínica para serem atendidos, percebendo que ela está fechada. Isso pode acabar impactando negativamente a experiência dos seus clientes.
Outra coisa importante é evitar realizar procedimentos que necessitam de acompanhamento, como cirurgias, nos dias que antecedem as suas férias, pois se alguma intercorrência acontecer você não estará no consultório para receber o paciente.
Avise seus pacientes com antecedência
Após definir datas e organizar a sua agenda você vai precisar avisar os seus pacientes do período que ficará ausente. Para isso você pode usar muitos canais diferentes:
Whatsapp: se você já utiliza este canal para confirmar consultas e conversar com seu público, basta criar uma mensagem de aviso e enviar a todos os seus pacientes.
Se você tem presença no Facebook e no Instagram você poderá fazer posts para o feed e para os stories avisando sobre o período de férias, deixando claro que quem precisa de atendimento, é hora de agendar e garantir sua consulta.
Sobre as informações que serão compartilhadas: lembre-se de especificar a data de início e fim das férias, deixando claro quando os atendimentos vão retornar a normalidade. Avise também aos pacientes o que fazer em casa de urgência! Quem deve contactar.
Deixe um colega de sobreaviso para atender situações de emergência
Uma coisa muito importante em caso de férias coletivas é deixar algum colega de sobreaviso para atender os seus pacientes de urgência. Sabemos que as urgências acontecem, principalmente se você tem uma clínica cheia e se for ficar muitos dias ausente.
Na hora de avisar seus pacientes, envie também o contato deste colega deixando claro que ele poderá resolver qualquer situação que ocorra neste meio tempo. É importante que o profissional indicado por você seja realmente confiável.
Resolva as burocracias do seu consultório anteriormente
Agora que a parte de agenda e de urgências estão organizadas você vai precisar organizar a parte de gestão e a parte financeira do seu consultório.
Você precisa reunir a sua equipe e resolver todas as questões burocráticas antes das férias. Você também pode deixar alguém para lidar com essas situações, caso ocorram na sua ausência. A contabilidade da sua clínica é uma destas questões a serem resolvidas.
Verifique questões de laboratórios com entrega de trabalhos para o retorno das férias, compras necessárias, recebimento de materiais e encomendas, assinatura de documentos, pagamento de contas, etc.
Tudo isso deve ser resolvido antes de sair de férias para evitar dor de cabeça após o retorno.
Faça um planejamento para suas finanças
Outro aspecto importante é o planejamento financeiro. A sua clínica deve estar com as finanças em dia para que seja possível tirar férias. Primeiro de tudo, os dentistas organizam as finanças reservando uma quantia de dinheiro para as férias, levando em conta o que você fará neste momento, e quantos dias você ficará longe do trabalho.
Na sua clínica, faça uma reserva financeira mês a mês, já pensando no momento das férias que certamente acarretará em um impacto reduzindo os seus ganhos mensais. Pague todas as contas com antecedência, e mantenha um fundo de reserva para esse período.
Organize sua equipe
Se você trabalha sozinho ou com uma equipe reduzida organize sua clínica para que seus colaboradores tirem férias no mesmo momento que você. Se isso for possível será muito bom, pois você não terá que trabalhar sozinho em outros períodos.
Uma coisa interessante nessa situação é organizar para que sua secretária ou ASB volte a trabalhar um ou dois dias antes de você para organizar as coisas e confirmar a sua agenda.
Caso você trabalhe em uma clínica grande ou tenha um sócio, você poderá organizar as férias de maneira que a clínica nunca pare de funcionar. O aspecto positivo desse cenário é conseguir manter os pacientes sempre em atendimento.
Como evitar que as férias prejudiquem o seu consultório?
Não precisamos tornar as nossas férias um estresse não é mesmo. Por isso, lembre das dicas abaixo para evitar dor de cabeça no seu momento de relaxar:
- Se você possui um sócio, combinem de tirar férias em momentos diferentes para que o outro possa cuidar da gestão durante suas férias;
- Revise a agenda e certifique-se de que nenhum atendimento foi agendado por engano enquanto a clínica estiver fechada;
- Lembre-se de manter o estoque em dia e pronto para quando os atendimentos voltarem;
- Faça um planejamento prévio e agende todos os posts nas redes sociais programados para o período de férias;
- Planeje todos os pagamentos de contas para evitar atrasos e pagamentos de multas.
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Conclusão sobre planejamento de férias
Tirar férias é essencial para qualquer dentista. Mas precisamos fazer desse momento o mais prazeroso mantendo a organização do consultório para evitar surpresas e estresse.
O primeiro passo para tirar férias é definir uma data e analisar a própria rotina para entender a agenda dos pacientes e entender os momentos de menor fluxo.
Depois disso, você vai precisar organizar o agendamento dos pacientes, organizar a logística do consultório, fazer reserva financeira, avisar os pacientes e deixar algum colega de sobreaviso caso alguma urgência aconteça.
Por isso, organize as suas férias com antecedência pensando em todos os detalhes, principalmente na parte financeira, evitando atrasos de pagamentos de conta e fazendo uma reserva mensal de férias para evitar surpresas e redução de ganhos do consultório.
