Você sabe o que é um Livro Caixa? Ver um consultório como uma empresa de verdade é um dos grandes desafios Odontológicos. Assim, perceber que você também é um empreendedor é um ponto importante para o sucesso de seu consultório.
Dessa forma, como um profissional empreendedor que presta serviços, alguns aspectos do gerenciamento de empresas são importantes e você precisa conhecer.
Nesse sentido, você provavelmente já deve ter ouvido falar do livro caixa, que é o documento que controla a entrada e saída de dinheiro. Porém, você sabe todas as funções dessa ferramenta administrativa tão importante para a sua empresa?
Bem como, além de empresas devidamente regulamentadas, indivíduos e profissionais autônomos também podem fazer um livro caixa. Afinal, ele é uma dessas ferramentas básicas, mas essencial para a organização financeira de qualquer empresa.
Portanto, se a sua empresa ou consultório está passando por maus momentos, o problema pode ser a falta de controle e organização, por isso temos a solução para você.
Saiba mais sobre o que é lixo caixa, qual a importância dessa ferramenta, como estruturar o seu livro caixa e, em especial, como o livro caixa pode te ajudar a economizar. Confira o guia que preparamos com todas as informações essenciais!
O que é o Livro Caixa?
O Livro Caixa é um documento essencial que registra todos os movimentos financeiros, entradas e saídas, de uma empresa de qualquer porte. As entradas são recebimentos de qualquer tipo. Portanto, podem ser vendas à vista, juros sobre algum tipo de pagamento ou investimentos financeiros e outras receitas de qualquer tipo.
A saída é o pagamento efetuado pela empresa, como faturas de fornecedores, impostos, contas do escritório, etc. Dessa forma, ao final de um certo período, você pode ter um registro de todas as transações realizadas, pode saber melhor qual é o seu saldo financeiro e quais os seus principais gastos mensais.
Assim, o livro caixa é uma ferramenta indispensável para qualquer tipo de empresa. Afinal, seus registros ajudarão as empresas a manter as contas em dia e organizar os gastos de sua empresa.
Ou seja, as anotações podem ser feitas de forma manual em livros e cadernos físicos, ou em softwares de gestão de empresas. Assim, a melhor escolha para sua empresa depende de diversos fatores, como o porte, perfil de sua empresa e necessidades específicas.
Qual a importância do Livro Caixa no consultório Odontológico?
O Livro Caixa é uma ferramenta essencial para qualquer consultório Odontológico que possui uma visão mais empreendedora e pretende se manter inserido no mercado, que está cada vez mais competitivo.
Dessa forma, o uso do livro caixa como mecanismo de gestão e controle estratégico é muito importante para regular as movimentações financeiras de seu consultório e a maximização dos ganhos financeiros.
Assim, o dinheiro usado para gastos da empresa, para funcionários, para materiais, entre outros, deve ser registrado e organizado.
Além disso, o Livro Caixa não precisa ser registrado formalmente, pode ser apenas armazenado com todos os outros documentos de suporte e registros de pacientes.
O Livro Caixa também é muito importante no processo de precificar as horas de trabalho prestadas, a organização e gestão do seu consultório/empresa, afinal, um relatório de todas as despesas é essencial. Uma vez que esse é um dos pontos fracos dos profissionais da saúde, que também precisam empreender.
Portanto, saber posicionar todas as despesas, categorizá-las, separar despesas essenciais e despesas que podem ser cortadas é uma parte essencial do processo de gerir uma empresa.
Assim, uma melhor organização de custos, um melhor desempenho financeiro e uma gestão eficiente são algumas das vantagens que os Odontólogos percebem ao fazer uso do Livro Caixa. Em especial hoje em dia, diante de um mercado extremamente competitivo.
Devo fazer o Livro Caixa mensalmente ou na hora de declarar o imposto de renda?
A frequência com que você deve preencher o Livro Caixa pode variar de acordo com a preferência da empresa. Assim, pode preencher ele diariamente, semanalmente, mensalmente ou em qualquer outra regularidade. Porém, em um período pré definido e regularmente. Em geral, se preenche o Livro Caixa todo mês, com as movimentações em dinheiro.
Além disso, é importante manter todos os movimentos do Livro Caixa atualizados para que, além da situação financeira detalhada, você também tenha controle sobre todas as despesas incorridas naquele período. Assim, você tem um relatório financeiro com caráter oficial.
Dessa forma, o Livro Caixa como documento oficial pode ser útil durante a Declaração de Imposto de Renda de seu consultório. Esse é um dos fatores que tornam essa ferramenta tão importante para o controle financeiro e a gestão de sua empresa.
Quais tipos de empresa precisam ter um Livro Caixa?
Empresas de qualquer tipo e qualquer porte podem usar o Livro Caixa, afinal, se trata de uma ferramenta administrativa e um registro oficial. No entanto, os registros do livro devem estar corretos e atualizados regularmente.
Esta é uma importante ferramenta de gestão financeira e é um conselho geral, que as empresas de qualquer porte sejam adeptas ao Livro Caixa.
Ou seja, mesmo que não seja obrigatório para todos os tipos de negócios, é uma forma fácil e interessante para controlar o fluxo de dinheiro do seu consultório.
Porém, esse registro é obrigatório para algumas empresas, como as que são enquadradas no sistema Simples Nacional. As empresas que adotarem esse sistema tributário devem manter todos os “registros financeiros e bancários”.
Assim, com um Livro Caixa com registros corretos de entrada e saída, esses números são oficiais e fáceis de encontrar em um só lugar.
Obrigatoriedade do Simples Nacional
Existem três formas de enquadrar empresas e cobrar tributos no Brasil: o Simples Nacional, o Lucro Presumido e o Lucro Real.
O Simples Nacional é o sistema tributário especial para micro, pequenas e médias empresas, que em teoria seria uma forma mais simples de tributar o pequeno e microempreendedor. Dessa forma, apenas empresas de pequeno porte podem optar pelo Simples Nacional.
Porém, de acordo com a Lei Complementar nº 123/2006, as empresas que se enquadram no sistema tributário Simples Nacional são obrigadas a prestar contas de seu fluxo financeiro, o que pode ser feito a partir do Livro Caixa.
Profissionais liberais devem fazer Livro Caixa?
O profissional liberal é aquele que atua mediante um registro, uma ordem ou conselho profissional. Portanto, o profissional liberal pode trabalhar por conta própria. O odontólogo, por exemplo, pode atuar como um profissional liberal. Assim como médicos, advogados, administradores, entre outros profissionais com alguma formação técnica.
Nesse sentido, o registro do fluxo financeiro cabe, inclusive, aos profissionais que prestam serviço sem vínculo empregatício. Dessa forma, os profissionais liberais também devem fazer o Livro Caixa.
No entanto, o registro é um pouco diferente daquele feito por empresas. Ele pode ser preenchido com gastos relacionados aos bens necessários para o dia a dia de sua profissão, como materiais de limpeza, manutenção do espaço de trabalho, materiais necessários para a execução de um trabalho, materiais de escritório, entre outros. Não pode ser usado para gastos como aluguel e transporte.
Da mesma forma, as despesas do mês não devem ultrapassar as receitas. Nesses casos, as despesas que excederem se somam aos próximos meses.
Livro caixa e fluxo de caixa: qual a diferença?
Apesar de muita gente confundir os dois termos, e serem conceitos parecidos, eles não são a mesma coisa. Livro caixa e fluxo de caixa são duas coisas diferentes.
O livro caixa, por exemplo, é o que registra os recebimentos e pagamentos de caixa ao longo de um período de tempo, que pode ser uma semana ou um mês. Isso ajuda na contabilidade de seu consultório e no controle financeiro. Além de ser uma espécie de registro oficial.
O fluxo de caixa, por sua vez, leva em consideração todas as transações financeiras da empresa. Dessa forma, atividades operacionais, financiamentos, investimentos e outros, são registrados no fluxo de caixa.
Isso simplifica a administração, ao dar ao administrador total conhecimento sobre valores a pagar, contas pendentes a receber e, claro, a quantidade de saldo em caixa.
Em suma, o fluxo de caixa é o tipo de registro que garante um entendimento preciso da situação financeira de sua empresa ou escritório ao longo do tempo, assim como também pode prever futuros gastos.
O que deve constar no livro caixa?
Todos os movimentos financeiros de uma empresa devem constar no Livro Caixa, o que inclui até as compras rotineiras, como materiais de escritório, produtos de limpeza e etc. Nesse sentido, as transações que constam no registro devem corresponder ao extrato bancário da empresa, ou do profissional liberal.
As despesas relacionadas a sua atividade profissional devem constar no livro caixa também, como: despesas trabalhistas; algum tipo de publicidade, despesas com congressos ou seminários, manutenção e conservação de seu consultório, e outros gastos relacionados à atividade trabalhista.
O Livro Caixa se compara a um diário de seus negócios, em que o gestor registra todos os movimentos financeiros que acontecem.
Dessa forma, é uma maneira simples de manter a organização das finanças da pessoa jurídica, assim como funciona para comunicar e prestar contas de tributos, como na declaração do imposto de renda.
O uso do Livro Caixa não dispensa a preservação de comprovantes de compras,pagamentos, notas fiscais e qualquer outro tipo de comprovante de transação realizada pela pessoa jurídica.
Ele apenas compila os diversos dados e os mantém organizados, ou seja, funciona como um registro oficial.
Estrutura da escrituração do Livro Caixa
Existe uma estrutura certa para manter um Livro Caixa. Por exemplo, a primeira e última página se destinam à informações sobre a abertura e o fechamento.
Além de dados como o nome da empresa e número de folhas. Essas páginas devem ter uma assinatura do responsável.
O saldo anterior, é o que deve constar logo na primeira linha do Livro Caixa. Nesse tópico entre o valor que já estava no caixa da empresa, antes do registro do Livro Caixa começar. O próximo tópico é a data, ela está na primeira coluna do registro. Além disso, deve constar a data de entrada ou saída da transação.
Outro fator importante na estrutura de um Livro Caixa é o histórico. É nesse tópico que existe uma descrição que explica o motivo do valor gasto. Assim como o campo da entrada, que informa o valor que se recebeu.
Do mesmo modo o campo da saída, que registra valores que saíram do caixa, ou seja, gastos.
O saldo é a última coluna da página do dia, nele consta o saldo do caixa da empresa no final de todas as transações.
Além disso, todas as entradas, saídas e transações em geral, devem ser registrados em ordem cronológica, com dia, mês e ano. Assim como é desejável que as anotações tenham o máximo possível de detalhes. Por último, contas futuras e previsões de gastos não entram neste tipo de registro.
Dicas para preencher o livro caixa do seu consultório
Algumas dicas podem facilitar essa função de preencher o Livro Caixa de seu consultório.
Além disso, o registro pode ser feito em papel, como um caderno ou um livro, assim como de forma digital, como em uma planilha ou em um software próprio para esse tipo de registro. Atualmente, há aplicativos de Livro Caixa especializados na área Odontológica.
Podemos citar como exemplo o programa de livro caixa da AlphaOn, um sistema simples e online somente para dentistas.
Confira todas as nossas dicas para preencher seu Livro Caixa da melhor maneira!
Detalhe as transações em ordem cronológica
Esse é um ponto muito importante para manter a organização dos registros do seu Livro Caixa. Dessa forma, os lançamentos do seu caderno de registro devem ser detalhados em ordem cronológica.
Isso acontece para facilitar a organização e deixar o trabalho de encontrar alguma transação mais fácil. Portanto, coloque sempre as compras, vendas, e transações em dinheiro em ordem cronológica, de acordo com a sequência em que aconteceram.
Coloque cada operação em uma linha
Além disso, outro ponto importante para a organização desse registro é que cada operação deve estar em uma linha diferente no seu Livro Caixa. Ou seja, não se deve registrar na mesma linha e ao mesmo tempo uma entrada no caixa e uma saída.
As transações devem estar cada uma em uma linha própria, acompanhadas da data, do título da transação ou uma breve descrição para a organização posteriormente, do valor seja de entrada ou de saída da transação e, por último, o saldo total do caixa a partir da entrada ou saída em questão.
Registre os recebimento em dinheiro como débitos
Ao realizar registros de contabilidade em seu consultório, é importante lembrar sempre que débito e crédito possuem um significado um pouco diferente do que usamos no dia a dia. Dessa forma, o que vemos, por exemplo, ao tirar um extrato do banco, não é o que vamos anotar no Livro Caixa.
Para simplificar esses conceitos, o débito na contabilidade é, em geral, usado para definir a contabilização de bens e direitos adquiridos por um empreendimento. Isso acontece porque o débito se refere à aplicação de recursos.
Portanto, os recebimentos de seu consultório, em dinheiro, devem ser anotados como débitos em seu Livro Caixa, na coluna de entradas e na data em que aconteceram.
Registre os desembolsos em dinheiro como créditos
Da mesma forma, para simplificar o conceito, o crédito se refere à origem dos recursos, como empréstimos, financiamentos, etc. Portanto, os créditos, para fins de contabilização, são as obrigações contraídas por uma empresa.
Dessa forma, você deve registrar os desembolsos e despesas em dinheiro no Livro Caixa de seu consultório como créditos. Além disso, deve registrar essas transações na coluna de saídas, junto com a data e o valor da transação.
Exemplo de cálculo e livro caixa de um Consultório Odontológico
Dessa forma, pode-se considerar que, em relação ao Imposto de Renda, será tributado conforme a tabela de Imposto de Renda Pessoa Física, que pode variar de isento a 27,5 %. Além disso, é obrigado a recolher o INSS no percentual de 20% sobre o ganho mensal do profissional. Portanto, o procedimento menos oneroso no sentido financeiro é a realização do Livro Caixa.
Dessa forma, o contador lança todas as despesas dedutíveis no livro caixa, o que diminui o lucro tributável. Isso acontece porque Odontólogos que não possuem o Livro Caixa em seu escritório devem calcular o IRPF e o INSS de acordo com o valor bruto total de suas receitas no mês. Enquanto com a adoção do Livro Caixa, esse valor tributado desconta todas as despesas dedutíveis do profissional.
Ou seja, essa prática colabora com a redução de custos de sua empresa e facilita a declaração dos tributos.
Conclusão
Agora você sabe como funciona um Livro Caixa, os benefícios desta ferramenta para o seu consultório e como manter o registro do fluxo de caixa, para facilitar a declaração de tributos, reduzir custos e manter a organização do seu financeiro.
Ao adquirir o hábito de fazer esse registro mensalmente, seu consultório terá controle regular de todo o dinheiro que entra e sai. Assim você saberá facilmente se algum mês lhe trouxe lucro ou prejuízo, ou quais aspectos você deve investir.
Continue nos acompanhando e acesse mais dicas sobre esse tema: Livro Caixa? O Quê É E Como Usá-Lo Para Pagar Menos Impostos
