Você faz a gestão de tempo do seu dia a dia? Ou você é daqueles dentistas que vivem sem tempo? Sabemos que a rotina de um consultório pode ser muito estressante, principalmente se você não aprendeu a delegar funções.
Segundo pesquisas do International Stress Management Association Brasil, 60% dos brasileiros sofrem com sobrecarga de tarefas ao longo do dia. Dessa forma o Brasil é um dos países mais estressados do mundo.
Sendo assim, para fugir do estresse e otimizar a sua produtividade no consultório, aprenda a fazer a gestão do seu tempo de forma eficiente. Confira o texto que fizemos para você.
O que é gestão do tempo?
Gestão do tempo é considerado o conjunto de técnicas utilizadas para aprimorar a realização de tarefas, de forma a aumentar sua produtividade reduzindo seu nível de estresse e ansiedade.
Portanto, a gestão do tempo consiste na adoção de vários processos, ferramentas e rotinas para cumprir as atividades e processos do consultório dentro dos prazos estabelecidos. Por isso, ter uma rotina e processos estabelecidos facilita e muito a gestão do tempo.
Quanto mais organizado é o seu consultório, mais fácil será sua rotina. Por isso devemos dividir as tarefas por dias e por integrantes da equipe para que seja mais fácil realizar a gestão do seu tempo e te desafogar das tarefas diárias.
Por que fazer uma boa gestão de tempo é importante?
Quando administramos melhor o nosso tempo de trabalho, aumentamos consequentemente o nosso rendimento. Isso faz com que tenhamos uma melhora no bem-estar, na nossa qualidade de vida e menor sobrecarga e estresse no trabalho.
Quando nós dentistas tentamos fazer tudo, ou seja, cobrir toda a demanda do consultório sozinhos, acabamos estressados e sobrecarregados. Por isso, é importante saber dividir tarefas, não procrastinar para realizá-las e aprender a delegar funções.
Assim, conseguimos um ambiente de trabalho mais prazeroso e menos estressante!
Gestão de tempo para dentistas: Dicas para otimizar sua rotina
Agora que você já sabe o que é fazer a gestão do tempo e qual é a sua importância, vamos aprender algumas dicas para fazer aplicar essa teoria no nosso consultório. Veja:
Tenha um planejamento diário
O primeiro passo para tornar seu consultório mais eficiente e produtivo é ter um planejamento diário das atividades.
Quando temos um programa organizado das tarefas e dos responsáveis por executar essas tarefas temos uma chance maior de aumentar a sua produtividade e conquistar os resultados esperados.
Por isso, faça uma lista de todas as atividades diárias, semanais e mensais que você e sua equipe têm que cobrir. Depois disso, avalie essas tarefas e veja quanto tempo é necessário para cumpri-las.
Avalie qual é a melhor pessoa para executar essas tarefas Certifique que a pessoa designada sabe e entende como resolver o executar a tarefa. Depois disso, faça uma tabela desses procedimentos e comece a seguir à risca se procrastinar todas as tarefas para que essas sejam feitas com planejado.
Avalie se o trabalho da equipe também está sendo bem feito e faça ajustes se for necessário para se adequar melhor a rotina do consultório.
Faça pequenas metas
Trabalhar com metas é fundamental para manter a equipe engajada e motivada. As metas
Elas contribuem para dar foco e, quando atingidas, promovem a sensação de dever cumprido.
Por isso, para gerenciar melhor o seu tempo, estabeleça metas de curto e médio prazo e trace estratégias para alcançá-las.
Você já conhece o método SMART para atingir metas? Confira nosso post através deste link.
Tenha prazos estabelecidos e alcançáveis
Será que preciso cumprir prazos no meu consultório? Sim claro. Uma tarefa que não tem prazo para ser concluída provavelmente não sairá do papel. Por isso, estabeleça prazos e faça de tudo para que você e sua equipe os cumpra.
Por isso é sempre importante fazer uma projeção com alguma margem de segurança do tempo que será gasto para realizar o planejamento do paciente, mandar um trabalho ao laboratório, fazer cotação de compras em dentais, etc.
Esse tempo extra é fundamental para resolver algum “pepino” que possa surgir no caminho. Assim, você assume o controle do tempo em vez de se tornar refém dele.
Priorize as tarefas
O dia bem que podia ter mais de 24 horas não é mesmo? Mas como não temos a possibilidade de aumentar o número de horas por dia para caber nas nossas tarefas temos que aprender a priorizar.
Por isso, a dica é classificar as tarefas por ordem de importância e nível de urgência.
Comece pelas mais importantes e mais urgentes. Depois, realize as mais importantes, mas nem tão urgentes.
Avalie as tarefas que são delegáveis, ou seja, as que não dependem de você para que sejam executadas e por fim, deixe as tarefas que não são importantes ou urgentes para serem resolvidas depois. Mas, é claro, não esqueça delas, coloque-as no planejamento mensal.
Faça uso da tecnologia como sua aliada
Sabemos que organizar e gerenciar as atividades do consultório não é uma tarefa fácil, mas a tecnologia está aqui para trabalhar ao nosso favor.
Dessa forma, temos hoje à nossa disposição muitos aplicativos ou software que podem nos ajudar nessa organização.
Podemos utilizar o Google Agenda, por exemplo, para organizar os compromissos. Ela serve tanto para agendar os pacientes quanto para organizar as tarefas do consultório. Por ser gratuita e de fácil acesso pode ser uma ótima opção para você.
Outra ferramenta gratuita, fácil de usar e muito prática para gerenciar tarefas é o Trello.
Nele, é possível elencar as atividades e distribuí-las entre os membros de um grupo, além de conferir de maneira simples o andamento de cada atividade.
Delegue tarefas
Uma grande dificuldade que todos nós dentistas temos é delegar funções. Achamos que só nós mesmos conseguimos fazer as tarefas. Isso é um grande mito. Na verdade, a dificuldade é ensinar a equipe a executar tarefas, pois de nada adianta delegar se as pessoas não foram previamente treinadas para fazê-las.
Por isso, avalie as tarefas do consultório e verifique o que pode ser delegado para sua equipe. Comece com tarefas fáceis e faça o treinamento dos responsáveis. Depois de delegar acompanhe e verifique se o responsável está sabendo executar bem a tarefa.
O grande desafio aqui é sempre acompanhar o andamento da tarefa delegada. O erro quando delegamos e achar que não precisamos monitorar. Monitore sempre e ajude ensinando o colaborador quando necessário.
Evite distrações
Uma das principais coisas que atrapalham o andamento das atividades do consultório são as distrações diárias que podem surgir, e sempre surgem. Por isso, evite deixar as atividades para última hora e procrastinar as atividades para não ficar sobrecarregado quando as urgências acontecerem.
Faça pequenos intervalos entre atendimentos
Para tornar a sua rotina mais tranquila e prazerosa, tente deixar uma margem na sua agenda para fazer exercícios de alongamento, lanchar, tomar água, enfim, para aliviar a sua rotina.
Tornar o nosso dia a dia mais leve e prazeroso é fundamental para deixar nosso tempo de trabalho mais leve e menos estressante.
Preveja imprevistos
Consultório odontológico e urgências são quase sinônimos, não é mesmo? Sempre vão haver urgências e imprevistos. Por isso, trabalhe com uma agenda flexível, tenha um horário curinga para urgências na sua semana, planeje com antecipando as tarefas importantes da clínica para que nada interrompa o bom funcionamento.
Principais erros cometidos na gestão de tempo
Agora que já sabemos como otimizar a nossa gestão de tempo no consultório vamos entender alguns dos principais erros que cometemos e como podemos evitá-los para otimizar nossa produtividade. Veja!
Procrastinar
Sem dúvida, um dos maiores inimigos da produtividade e do tempo é a procrastinação. Sabe aquela tarefa mais chata que tentamos evitar e ficamos enrolando para fazê-la? Pois é isso e procrastinar.
A procrastinação só faz com que trabalho se acumulem na sua lista e te faz sentir culpado por ter desperdiçado tanto tempo. Para evitar a procrastinação tente “quebrar” a tarefa em partes que sejam mais fáceis de gerenciar. E não fuja dos seus problemas! Resolva logo e rápido as tarefas mais chatas!
Não ter objetivos definidos
Os objetivos ou metas do consultório são fundamentais para manter o foco na realização das tarefas. Você já definiu qual será o faturamento mensal e anual do seu consultório? Quantos pacientes novos você quer angariar? Quais melhorias de infra-estrutura você pode fazer?
Pois é toda meta que é feita deverá ter um plano de ação para fazer ela acontecer. Por isso, trace suas metas e as tarefas para alcançá-la, isso será uma grande ajuda para a sua produtividade.
Distrair-se com facilidade
O seu celular vibra a cada 5 minutos com uma nova notificação, às tentações das mídias sociais e todas as outras tarefas diárias que tendem a nos distrair com certeza não inimigas da produtividade e da gestão de tempo.
Por isso, tente limitar essas tarefas para um determinado horário e evite utilizar celular ou redes sociais no horário que você deveria executar uma tarefa.
A metodologia GTD na gestão de tempo
Ser produtivo não significa fazer mais, mas sim aproveitar o seu tempo da melhor forma. Encontrar maneiras de fazer a gestão do tempo pode sim ser um desafio, por isso vamos apresentar uma opção para você: o método GTD.
O método GTD (Getting Things Done) é uma metodologia de produtividade que foi criada por David Allen. Essa metodologia reúne diversas técnicas de produtividade que foram publicadas no livro: Getting Things Done” ou “A arte de fazer acontecer”, em português.
De maneira geral o método GTD baseia-se em cinco passos:
- Capturar: pensar em todas as ideias e tarefas que você tem para fazer;
- Esclarecer: este é o momento em que você se dedica para estabelecer como essas tarefas podem ser feitas;
- Organizar: é importante ter suas listas organizadas para que possa acessá-las na hora certa e no lugar certo;
- Refletir: este é o momento de revisão de todo o nosso protocolos para não perder nada de vista, atualizar as informações e obter perspectiva.
- Engajar: é executar com significado. Saber o que você está fazendo naquele momento, a coisa mais importante que deveria estar fazendo, ao invés de estar preocupado ou distraído com outro assunto. É a tranquilidade de saber que o que você não está fazendo está sob controle.
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Nós do empreendedor dentista somos um canal especializado e podemos te ajudar de diversas formas. Siga o nosso perfil no instagram e veja nossos vídeos no youtube. Confira também o nosso ebook: método meu primeiro consultório de sucesso!
Conclusão
A gestão do tempo consiste na adoção de vários processos, ferramentas e rotinas para cumprir as atividades e processos do consultório dentro dos prazos estabelecidos. Por isso, ter uma rotina e processos estabelecidos facilita e muito a gestão do tempo.
Uma maneira prática de fazer a gestão de tempo no seu consultório é: mapear todas as atividades diárias, semanais e mensais que você e sua equipe têm que cobrir. Depois disso, avalie essas tarefas e veja quanto tempo é necessário para cumpri-las.
Avalie também qual é a melhor pessoa para executar essas tarefas Certifique que a pessoa designada sabe e entende como resolver o executar a tarefa. Depois disso, faça uma tabela desses procedimentos e comece a seguir à risca se procrastinar todas as tarefas para que essas sejam feitas com planejado.
Utilize aplicativos e software para te ajudar a organizar essas tarefas e gerenciar a sua equipe para tornar essas rotina mais fácil!
