A rotina dos profissionais da saúde exige tempo e dedicação do corpo clínico e também de toda equipe de trabalho. Tarefa que vai muito além de prestar atendimento médico/odontológico e necessita de empenho, conhecimento e organização, em especial da gestão do empreendimento. Para atingir metas e objetivos é preciso criar processos que otimizem o serviço, protejam os dados, além de estabelecer uma relação de confiança com os pacientes.
Para isso, o primeiro passo é identificar os gargalos que precisam de melhorias. O segundo, o foco que deve ser direcionado para a qualidade dos serviços prestados. Para entender um pouco mais sobre a importância de uma gestão eficiente na área da saúde, preparamos este texto, com algumas dicas sobre como a otimização de tarefas ajuda a impulsionar ainda mais o seu negócio.
Utilizar a tecnologia a seu favor é primordial, quando se pensa em uma gestão moderna de clínicas e consultórios. A partir da recepção, da elaboração da agenda de consultas, do prontuário do paciente, setor financeiro, entre outros, tudo pode ser devidamente automatizado.
Optar por um software de gestão para dentistas é a melhor opção para melhorar ainda mais as tarefas do empreendimento, independente do seu tamanho. As preparações da equipe, os cuidados com o ambiente de trabalho e a conservação de equipamentos, completam o pacote de cuidados e de atualizações que se fazem necessárias em busca de uma gestão moderna, eficiente e lucrativa.
O que é a gestão de clínicas e consultórios?
Considerada uma das principais tarefas para o profissional da saúde, gestão de clínicas significa modernizar o sistema de gerenciamento, adotando modernas ferramentas para otimizar os resultados.
Para isso, o profissional da saúde precisa implantar sistemas digitais, que permitam acelerar e armazenar de forma segura, informações e serviços, como agendamentos, prontuário, prescrição on-line, entre outros.
Tudo centralizado e de fácil acesso a todos da equipe, por meio de conexão com a internet, a qualquer hora e de qualquer lugar.
Benefícios de uma boa gestão de clínicas e consultórios
A tecnologia, aliada a boas práticas administrativas já se mostrou necessária em todas as áreas do trabalho e na Odontologia não é diferente. Nesse sentido, implantar ferramentas que automatizam os processos e que melhorem a comunicação, facilitando a vida de funcionários e pacientes.
Entre os benefícios desse processo automatizado destacamos:
- Agilidade dos processos com informações precisas e seguras em um só lugar;
- Melhoria na qualidade do ambiente de trabalho, bem como na vida;
- Centralização das informações;
- Agendamento de consultas;
- Novas parcerias estratégicas;
- Inovações e criação de novos serviços;
- Melhoria no fluxo de caixa e controle das entradas e saídas do financeiro;
- Maior controle de estoque ou laudos;
- Maior controle sobre o tempo, com atendimentos e exames agilizados;
- Equipe mais produtiva e rentável;
- Redução de custos e erros;
- Gestão de excelência;
- Acesso rápido a informações, em especial por meio do prontuário eletrônico.
Impactos administrativos na gestão interna
Modernizar a gestão significa considerar a necessidade de administrar finanças, agendas, atendimento ao público e outros pontos. Para atingir seus objetivos, uma clínica ou consultório precisa gerar valor para seus pacientes, seus empregados, fornecedores e proprietários.
Geração de emprego, novas parcerias, inovações tecnológicas, renovação do ambiente de trabalho, bem como das ferramentas apropriadas para isso, são alguns dos reflexos para tornar o negócio viável e saudável financeiramente.
Metas e objetivos atingidos; rotinas dinamizadas; melhoria no atendimento; redução de custos; melhora no faturamento, são alguns dos impactos positivos, que a clínica terá ao modernizar sua gestão. Podemos destacar ainda outros benefícios:
- Eliminação do retrabalho das áreas financeiras;
- A padronização e a parametrização dos processos de entrada de dados, os relatórios e as principais informações gerenciais podem ser disponibilizadas e atualizadas em tempo real;
- Maior segurança no armazenamento de dados sobre os controles de custos, de faturamento, de recebimentos, de convênios e de materiais;
- Otimização dos processos de compras de insumos;
- Aperfeiçoamento da capacidade de análise de informações e na tomada de decisões.
Como a boa gestão de clínicas e consultórios impacta positivamente o paciente?
Com uma equipe trabalhando muito mais satisfeita e produtiva é a vez de buscar os resultados desta gestão de clínicas junto aos pacientes. Seu principal cliente quer agilidade com eficiência desde o momento em que marca a consulta até o fim da consulta.
Além de adotar ferramentas que irão aperfeiçoar vários setores da unidade, a relação profissional da saúde-paciente pode ser melhorada ainda mais, por meio de um bom software para estreitar essa relação. Recursos como o Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) podem cumprir essa tarefa, gerando maior confiança entre profissionais de saúde e paciente.
Desta forma o profissional terá informações precisas, podendo ainda melhorar o volume de informações colhidas, ampliando seus conhecimentos sobre o paciente e seu modo vida. Dados que muitas vezes, chegam a influenciar diretamente em sua qualidade de vida.
Dicas para se manter uma boa gestão de clínicas e consultórios
Adotar uma boa gestão de clínicas e de consultórios passa por medidas como mapeamento de dados, controle e análise de resultados, adoção de estratégias que busquem sempre as melhores soluções para cada situação, bem como o melhor caminho para o crescimento. Algumas dicas podem ser preciosas para o sucesso desse processo.
Priorizar o paciente, estabelecendo uma conexão maior entre e a clínica é o primeiro passo. Procure ouvir suas necessidades, seja paciente e tente entender a sua vivência. Ela pode ser a chave para entender melhor o que o trouxe até a clínica. Investir no local de trabalho é o segundo passo. Limpeza, organização, conforto e modernidade colaboram para deixar o espaço ainda mais aconchegante para pacientes e seus acompanhantes.
Outra medida importante é ter uma equipe capacitada, em constante aprimoramento profissional. Utilize os avanços tecnológicos a seu favor.
Planejamento financeiro responsável, atrelado aos objetivos de alcance da clínica
A gestão financeira é fundamental para o funcionamento de qualquer negócio e deve ser acompanhada de perto e revista periodicamente, com atenção no faturamento, nas contas a pagar, na compra de materiais, no pagamento dos colaboradores, entre outros. Automatizar o departamento financeiro escolhendo um software para isso é essencial.
Aliado a um bom planejamento, são ferramentas que vão além de simplesmente gerar planilhas de controle e de resultados. Elas podem emitir alarmes e lembretes sobre contas, avisos sobre cada pagamento recebido, gráficos para acompanhar o faturamento e outras atividades desse trabalho.
Adotando boas estratégias para tomadas de decisões, um planejamento financeiro serve ainda para definir ações que ajudem a alcançar metas financeiras. Portanto é primordial manter sempre atualizados os registros de fluxo de caixa, bem como manter separadas as despesas pessoais dos custos da clínica.
Nesse caso, o Mobills pode ser um ótimo aliado nesse processo, possibilitando realizar um controle de caixa pessoal e ainda acompanhar o andamento dos seus objetivos financeiros, a partir da função de planejamento já presente no próprio app.
Desenvolver a accountability na empresa
Relacionado também ao comprometimento organizacional de líderes e liderados, o accountability é um método de controle interno e de prestação de contas. Adotado também na área da saúde, traz bons resultados, com transparência dos atos e responsabilização na execução das tarefas.
Ou seja, a metodologia ajuda a aumentar o senso de responsabilidade no meio corporativo. Para isso é preciso deixar claro o que o gestor espera da equipe; ter metas e objetivos muito bem definidos; estabelecer os caminhos para se chegar a este fim, além de avaliar as habilidades necessárias para se alcançar os resultados propostos.
Emitir as notas devidas e manter registro em arquivo de todos os documentos pertinentes à empresa
Questões tributárias são algumas das principais dúvidas dos profissionais da área da saúde. A prestação de serviços incide em diferentes tipos de tributação. No caso de empresas de profissionais liberais elas podem optar entre o Simples Nacional e o Lucro Presumido.
Quem preferir pelo regime do Simples Nacional precisa estar enquadrado em alguns requisitos determinados em lei. Nesses casos, desde de 2018, a análise do faturamento levará em conta o faturamento: microempresas (faturamento anual de até R$ 360 mil) e pequenas empresas (faturamento anual de até R$ 4,8 milhões).
Observar prazos de manutenção de registro da documentação do paciente
Pensando em substituir as pastas e papéis de prontuário, o prontuário eletrônico é uma solução prática, estando disponível em computadores e tablets. Além do registro seguro, ele permite a recuperação e atualização rápidas sobre os dados dos pacientes, sincronizados em tempo e espaço. Informações que podem ser acessadas rapidamente pelo profissional, na clínica ou em outro lugar.
A ferramenta permite armazenar os dados pessoais do paciente, prontuários, laudos médicos, exames, registro de consultas e atestados. De acordo com o Conselho Federal de Medicina (CFM), esses dados devem ser armazenados por, no mínimo, 20 anos.
O prontuário do paciente pode ser útil ainda, como prova para instruir processos disciplinares e judiciais, visando identificar as ações ou omissões da equipe ou da instituição e a sua responsabilidade ou não em relação ao atendimento, caso tenha ocorrido ou não.
Recolher os impostos que incidem sobre a atividade
Os profissionais liberais, têm a liberdade de escolha sobre a forma como queiram prestar o serviço. Se em regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), prestadores de serviços autônomos ou se irão abrir empresa própria, como pessoa jurídica.
Entre eles a contribuição previdenciária com alíquotas de 8 a 11%, por mês e o Imposto de Renda retido na fonte, que pode variar de 0 a 27,5% e não há limite para retenção.
Profissionais autônomos ainda recolhem o Imposto Sobre Serviços (ISS) será retido sempre que o prestador de serviço não seja cadastrado na prefeitura de sua cidade, e a alíquota pode variar de 2 a 5%. O profissional que atua como pessoa jurídica enquadrada como Simples Nacional, recolhe o DAS, que incide sobre o faturamento total da empresa e tem alíquotas que iniciam em 6%; o INSS recolhido sobre o valor do pró-labore e esta alíquota pode ser de 11%.
Como obter auxílio digital na gestão de clínicas e consultórios?
A gestão de clínicas exige modernização e padronização dos processos e está intrinsecamente ligada à automação da administração. Apostar em tecnologias que melhorem a comunicação, a vida dos funcionários e de pacientes, é a medida que fará a diferença, trazendo os melhores resultados.
Lembrando sempre, que para ser bem-sucedido na gestão de clínicas é preciso investir no profissional gestor, na sua formação, nas suas competências e habilidades. Adotar software específicos para cada área de atuação é outra medida importante nesse processo.
Aplicativos de controle financeiro
Neste universo de planilhas e números, ter um dispositivo que registre os dados e organize as tarefas é o desejo de qualquer gestor. Neste quesito o Evernote, pode ser uma boa opção. É uma plataforma organizacional que pode ser acessada de qualquer dispositivo, ideal para coletar, anotar e organizar tarefas e informações, além de poder fazer gravação de áudio, Google docs, desenho etc..
Outra opção no mercado é o Expensify, um aplicativo financeiro para controle e relatório de despesas, que captura até mesmo os recibos através da câmera do smartphone. Ele identifica automaticamente o nome da loja, o valor da compra e a data. Já o Whatsapp Business foi pensado para proprietários de pequenas empresas.
Com ele é possível interagir através de ferramentas automatizadas capazes de organizar e responder as mensagens de forma mais rápida. Já o Consultório funciona como um gerenciador de cadastro de pacientes, consultas e prontuários.
É usado para cadastro, agendamento de consultas, prontuário, anamnese do paciente, pesquisa de CDI-10, envio de lembrete por e-mail e SMS, contata o paciente pelo Whatsapp, possui relatório de produtividade e de faturamento. Todos são compatíveis para aparelhos Android e iPhone.
Sistemas de marcação de consultas online
Como o próprio termo evidencia, sistemas de marcação de consultas ficam mais simples com o apoio de ferramentas digitais. Este tipo de serviço, realizado on-line, abre um canal de comunicação direta entre paciente e clínica de maneira eficiente.
O sistema otimiza tempo, reduz custos e erros de agendamento, oferece flexibilidade para o paciente, aumenta a segurança, além de diminuir a taxa de não comparecimento. O tempo de serviço é quatro vezes menor, se comparado ao realizado por telefone. Além disso, está disponível ao paciente, 24 horas por dia, por sete dias da semana.
O software também armazena as informações do paciente na nuvem, e não em papel, dentro de um HD ou de um servidor interno.
Prontuário eletrônico
Entender o que significa e os mecanismos de funcionamento de um prontuário eletrônico de saúde é de extrema importância para a gestão de clínicas. Trata-se de um sistema informatizado (software ou aplicativo) que permite inserir de forma rápida e eficiente, muitas informações sobre o paciente.
Esse registro digital pode ser atualizado a qualquer momento, independente da presença ou não do paciente. Isso inclui, dados pessoais, histórico familiar, diagnóstico e tratamento, prescrição de medicamentos, exames, entre outros dados necessários para prestar uma boa assistência.
Os registros podem ser compartilhados em tempo real por todos os integrantes da unidade e também pelo paciente, por meio de dispositivos conectados à internet. Também economiza espaço de armazenamento físico.
Um exemplo de sistema é o Medsystem Web que gerencia de forma eficiente e inteligente todas as rotinas administrativas, operacionais e financeiras, desde a gestão de recepção, agendamento, prontuário e prescrições eletrônicas, faturamentos e financeiro.
Outro sistema que também integra todos os setores da unidade é o R-Evolution. Evoluções que facilitam o trabalho de todos os envolvidos, poupam tempo, aumentam a produtividade e oferecem atendimento e suporte diferenciados.
Conclusão
Mesmo envolvendo muitos desafios, já entendemos que gestão de clínicas significa otimizar os processos do estabelecimento, sempre buscando as melhores soluções, com as melhores práticas. Medidas que aperfeiçoam o trabalho diário, bem como o serviço oferecido junto ao paciente e os resultados da clínica.
Adotando modernas ferramentas de trabalho, o profissional terá mais tempo para si e para o paciente; conseguirá visualizar e centralizar todas as informações de forma clara e segura, por meio de relatórios e gráficos automáticos.
Customizar o prontuário, centralizando todas as informações do paciente, além de possibilitar assinar documentos por meio digital, são algumas das vantagens que o sistema informatizado trará à clínica. Avanços que se tornam importantes aliados quando o assunto é redução de custos, colocando a clínica rumo ao crescimento sustentável.
