O bom relacionamento com o paciente garante satisfação e, consequentemente a fidelização dos mesmos. Mas como chamar paciente para retorno ao consultório odontológico?
Se seus pacientes procuram o seu consultório para uma profilaxia, realizam o procedimento e nunca mais aparecem. É preciso ter atitude e resgatar sim esses pacientes. Afinal é mais simples fazer com que essas pessoas retornem, do que conquistar novos pacientes.
Conquiste seus pacientes e incentive-os a retornar a sua clínica. Existem várias formas de comunicar e manter seus pacientes ativos. Pode ser através de ligações, e mails ou mensagens personalizadas, por exemplo.
Quer saber mais sobre como chamar paciente para retorno, e como fidelizar seus pacientes?
Acompanhe a leitura deste post e aprenda tudo sobre essas abordagens. Esclareça suas dúvidas e aumente a rotatividade do seu consultório ou clínica odontológica.
Como chamar paciente para retorno?
É comum que os consultórios odontológicos possuam o contato de Whatsapp de seus pacientes, além das informações como nome e e-mail. É importante que estas informações estejam sempre atualizadas, para que não ocorra falhas de comunicação.
Vamos aqui falar sobre os principais meios de comunicação usados em como chamar paciente para retorno:
Whatsapp na Odontologia
Qual cliente que não tem WhatsApp? Esse é o aplicativo de mensagens mais usado pelos brasileiros. Então fique atento e tenha conhecimento para usá-lo a favor do seu negócio.
As mensagens via Whatsapp são uma ótima opção para entrar em contato com o paciente. É preciso elaborar uma mensagem com a linguagem adequada, e poder de alcance com o seu cliente.
Vale a pena lembrar que erros de português e pontuações, ou mesmo o uso de emojis inadequados, desvalorizam a imagem profissional.
É preciso orientar sua secretária ou o responsável por enviar e responder as mensagens de Whatsapp. É necessário pontuar os assuntos a serem conduzidos neste meio de comunicação.
Muitos pacientes usam o Whatsapp para fazer perguntas sobre precificação de tratamentos e descontos. E o ideal é que esses assuntos sejam tratados sempre pessoalmente ou através de ligação telefônica (dependendo da situação de cada paciente).
Com o Whatsapp também é possível criar linhas de transmissão e enviar aos pacientes as novidades da clínica ou do seu consultório.
Essa é uma excelente opção, desde que usada com sabedoria.
Ligações Telefônicas
As ligações telefônicas são importantes e quando bem realizadas trazem um bom retorno ao consultório.
O ideal é que sua secretária seja treinada para conversar ao telefone. Saber ouvir o cliente e caso não saiba a resposta, é importante ela dizer que irá conversar com o responsável e retornar.
O que é observado no mercado é que muitos pacientes gostam de receber atenção e carinho. E quando estes recebem simples ligações, como por exemplo para saber se está tudo bem, os pacientes vêem com bons olhos.
Ligar para o paciente para saber como está sendo o pós operatório, como está sendo a adaptação do aparelho ortodôntico, ou mesmo para saber sobre qualquer procedimento que está sendo realizado, é dar uma atenção ao seu cliente.
É individualizar seu paciente e mostrar que a sua opinião é importante para a continuidade do tratamento.
Algumas negociações financeiras também podem ser realizadas via telefone.
Uma dica que pode ser inserida no seu dia a dia, é sempre perguntar ao seu cliente qual o meio de comunicação ele prefere. E a partir daí tentar se comunicar de acordo com a preferência dele. Assim você personaliza o atendimento de sua clínica ou consultório.
SMS
A mensagem de texto (SMS) é outra ferramenta importante no relacionamento com os seus clientes. Você pode enviar mensagens de aniversário, lembrete de consulta, confirmação de agendamento e lembrete de retorno.
Enviar SMS é uma opção de se comunicar com o cliente de forma rápida e eficaz, ampliando o alcance de sua marca. Afinal, noventa por cento das mensagens SMS são lidas pelo receptor em até três minutos.
O SMS (Short Message Service) aparece diretamente na tela inicial do smartphone do usuário e este texto pode conter até 160 caracteres. Em um país como o Brasil, na qual um habitante possui em média pelo menos dois dispositivos digitais, deve-se considerar o impacto que essas mensagens podem gerar.
Existem maneiras diferentes de enviar SMS para seus pacientes. Pode ser utilizando as automações predefinidas de SMS para um grupo selecionado ou enviar mensagens de conteúdo diferenciado para cada um de seus pacientes. Uma Plataforma de SMS: Envio de SMS Corporativo é uma ótima ferramenta para se comunicar.
É importante ressaltar que tem no mercado alguns programas ou aplicativos personalizados para consultórios e clínicas. Esses programas dispõem de uma inteligência programada para envio de mensagens customizadas para atender a suas necessidades. Além disso, diminui a sobrecarga da sua recepcionista.
A opção de enviar email para o seu paciente, é uma forma efetiva de comunicação. É importante personalizar, inserir a logomarca, usar a linguagem adequada ao seu cliente.
Várias empresas de marketing podem te auxiliar no envio de emails para seus pacientes. Profissionalizar e fazer disparos como em “mala direta” podem trazer sim resultados ao seu consultório ou clínica odontológica.
Quando for necessário enviar um email individual para um paciente, é preciso ter atenção para não ter erros de português. É necessário direcionar o assunto e sempre agradecer.
Para você que ainda não tem esse tipo de contato com o seu cliente, o ideal é contratar uma empresa de marketing. Esses profissionais podem ajudar a abordar todos os assuntos de interesse e direcionar o seu contato com o paciente.
Para te auxiliar nestes assuntos, leia com atenção nossos textos já publicados:
Marketing para Dentistas: Estratégias off-line que podem te ajudar
Marketing Digital para Dentistas: tudo o que você precisa saber.
Assista o vídeo e saiba mais:
Como organizar sua agenda para chamar paciente para retorno?
Falar de organização de agenda para consultórios envolve discutir as vantagens e desvantagens de usar a agenda no papel ou a tecnológica. Você precisa pensar qual é a melhor opção para o seu dia a dia.
A agenda de papel não exige nenhuma mudança na rotina do consultório, e as anotações são feitas pela própria secretária.
Já a agenda eletrônica traz muitos benefícios, como por exemplo, a agilidade na consulta dos dados do paciente. Prescrições prévias, dentre outras informações de seu histórico que podem ser utilizadas durante o atendimento. Além de não consumir o espaço físico do consultório com o armazenamento de arquivos.
Independente de qual for a opção de escolha de como chamar paciente para retorno, o importante é manter a organização da sua agenda. E marcar os pacientes controlando o tempo de cada consulta.
É comum que os pacientes de retorno demandam menor tempo para a consulta, comparando com os pacientes que chegam pela primeira vez ao consultório.
Outro ponto importante a ser considerado, é ter acesso às informações do seu paciente. Dessa forma é possível marcar cada paciente de acordo com o procedimento necessário. Isso facilita a rotina de toda a equipe de um consultório, tanto na organização dos materiais, quanto na dinâmica dos atendimentos.
O tempo da consulta deve ser individualizado de acordo com cada paciente de retorno. Essa organização é fundamental para que não ocorra atrasos pelo profissional, e para o próximo cliente a ser atendido.
Ao finalizar o atendimento, é primordial que a data do retorno desse paciente esteja pré estabelecida. Para facilitar o próximo contato com o mesmo. Existem recursos na própria agenda eletrônica para que esse mecanismo seja feito de forma automática.
Como treinar sua recepcionista para chamar paciente para retorno?
O bom atendimento é fundamental para o sucesso do seu negócio. Afinal lidar com o atendimento ao público requer atenção, jogo de cintura e muito carisma.
A secretária ou pessoa responsável pela recepção do paciente ao consultório, precisa estar bem preparada e trabalhar de acordo com os princípios da empresa.
O responsável pela equipe deve informar ao recepcionista, o que os pacientes esperam quando chegam ao local. Outro fator importante é propiciar cursos de capacitação, é uma maneira útil de melhorar o atendimento da clínica e obter resultados.
Para treinar sua recepcionista a trazer o paciente para retorno, é preciso compartilhar conhecimento. Se ela entender o quão importante for o retorno dos pacientes para a prevenção da saúde oral, ou mesmo para dar continuidade ao tratamento, o foco dessa função será diferenciado.
Sempre esteja atento para que todo paciente saia do seu consultório ou clínica odontológica com a data prevista para o retorno. Mesmo que esse seja para depois de seis meses. Existem recursos tecnológicos que facilitam essas programações e otimizam tempo.
Valorize seu paciente de retorno, o investimento feito nesse é menor que o investimento feito em qualquer paciente novo.
Lembretes importantes para fidelizar o paciente
Os pacientes buscam mais do que atendimento. Eles querem profissionais que são referências e oferecem uma experiência única.
Segue abaixo algumas ideias de lembretes para serem praticados na gestão do seu consultório ou clínica odontológica. Esses auxiliam na fidelização dos seus clientes.
Confirmação da consulta
As ações relacionadas aos lembretes da consulta marcada devem ser realizadas. Deve-se elaborar uma mensagem padrão para a confirmação da consulta. Essa pode ser enviada via Whatsapp, SMS, email ou mesmo através de uma ligação lembrando sobre a importância de comparecer ao horário agendado.
Normalmente as mensagens são enviadas com antecedência de 24 a 48 horas antes da data marcada. Caso haja alguma desistência, abrirá vaga para um outro paciente.
Segue uma mensagem sugestiva para a confirmação da consulta:
Olá (nome do paciente)! Sua consulta com o Dr. (a) (nome do dentista) está agendada para o dia (data referente), no horário (horário agendado). Responda SIM para confirmar. Em caso de dúvidas, por favor entre em contato com a nossa equipe. Muito Obrigada!
Olá (nome do paciente)! Sua consulta na Clínica (nome da clínica) com o Dr. (a) (nome do dentista) está agendada para o dia (data referente), no horário (horário agendado). Responda SIM para confirmar. Em caso de dúvidas, por favor entre em contato com a nossa equipe. Muito Obrigada!
Retorno de tratamento
As ações relacionadas aos lembretes do retorno devem ser realizadas. Deve-se elaborar uma mensagem padrão para a confirmação do retorno do paciente. Essa pode ser enviada via Whatsapp, SMS, email ou mesmo através de uma ligação lembrando sobre a importância de comparecer ao horário agendado.
Normalmente as mensagens são enviadas com antecedência de 24 a 48 horas antes da data marcada. Caso haja alguma desistência, abrirá vaga para um outro paciente.
Segue uma mensagem sugestiva para a confirmação do retorno do tratamento:
Olá (nome do paciente)! Seu retorno com o Dr. (a) (nome do dentista) está agendado para o dia (data referente), no horário (horário agendado). Responda SIM para confirmar. Em caso de dúvidas, por favor entre em contato com a nossa equipe. Muito Obrigada!
Olá (nome do paciente)! Seu retorno na Clínica (nome da clínica) com o Dr. (a) (nome do dentista) está agendada para o dia (data referente), no horário (horário agendado). Responda SIM para confirmar. Em caso de dúvidas, por favor entre em contato com a nossa equipe. Muito Obrigada!
Aniversário
A data de aniversário é uma data individual. Quando o seu paciente recebe uma mensagem nesta data especial, ele se sente priorizado e feliz. Essa data é uma diferenciação que demonstra carinho pelo seu paciente.
Vale a pena investir em programas de automação para que mensagens automáticas sejam disparadas. Uma vez que é difícil controlar todas as datas de aniversário dos seus pacientes em anotações de papel ou word por exemplo.
Segue uma mensagem sugestiva de aniversário:
Feliz Aniversário (Nome do paciente)! Hojé é dia de festa, dia de comemorar o seu aniversário. Aproveite o seu dia com muita alegria e muitos sorrisos no rosto. Um abraço do Dr.(a) (nome do dentista ou da equipe clínica).
Consultas Preventivas
As consultas preventivas são importantes para a saúde oral do paciente. Portanto, cabe ao profissional orientar todos os pacientes e incentivá-los a estarem presentes no consultório.
Segue uma mensagem sugestiva para as consultas preventivas:
(Nome do paciente)! Vamos agendar a sua profilaxia? A prevenção sempre é a melhor escolha para manter o equilíbrio da sua Saúde Oral. Um abraço do Dr.(a) (nome do dentista ou da equipe clínica).
Leia também: Marketing De Indicação: Como Aumentar A Visibilidade Do Seu Consultório
Dicas de mensagens de como chamar paciente para retorno
Uma mensagem via Whatsapp ou SMS enviada para seus clientes é um jeito simples e muito efetivo de demonstrar atenção e profissionalismo.
Aqui vai uma super dica para o seu negócio: “Personalize seu atendimento, personalize suas mensagens”. Acredite vale muito a pena!
Agora, você já sabe o quão importante é enviar mensagem para seus pacientes especiais. Veja alguns exemplos de mensagens que podem ser enviadas.
Exemplos de Mensagens
1- Olá (nome do paciente)! Estamos entrando em contato para te lembrar que está na hora de agendar o seu retorno. Isso mesmo, vamos cuidar da sua Saúde Oral! Podemos agendar agora? Um abraço do Dr.(a) (nome do dentista ou da clínica).
2- Bom dia (nome do paciente)! Esta mensagem é para te lembrar que está na hora de agendar o seu retorno. Vamos cuidar da sua Saúde Oral. Podemos agendar sua consulta agora? Um abraço do Dr.(a) (nome do dentista ou da equipe clínica).
3- (Nome do paciente)! Já está na hora de cuidar da sua Saúde Oral! Podemos agendar sua consulta? Atenciosamente, Dr.(a) (nome do dentista ou da equipe clínica).
4- (Nome do paciente)! Estamos entrando em contato para lembrar do seu retorno ao consultório. Isso mesmo, vamos cuidar da sua Saúde Oral! Podemos agendar um horário? Um abraço do Dr.(a) (nome do dentista).
5- Boa tarde (Nome do paciente)! Vamos cuidar da sua Saúde Oral? Podemos agendar um horário agora mesmo. Um abraço do Dr.(a) (nome do dentista ou da equipe clínica).
6- (Nome do paciente)! Avaliamos a sua ficha clínica. Já está na hora de agendar a sua consulta preventiva. Podemos agendar um horário? Atenciosamente, Dr.(a) (nome do dentista ou da equipe clínica).
7- (Nome do paciente)! Já está na hora de agendar a sua consulta. Vamos cuidar da sua Saúde Oral. Podemos agendar seu retorno? Um abraço do Dr.(a) (nome do dentista ou da equipe clínica).
8- (Nome do paciente)! Já está na hora de agendar a sua profilaxia, afinal já se passaram seis meses. Isso mesmo, agora é preciso cuidar da sua Saúde Oral! Podemos agendar um horário? Um abraço do Dr.(a) (nome do dentista ou da equipe clínica).
9- (Nome do paciente)! Já está na hora de agendar a sua profilaxia. É preciso cuidar da sua Saúde Oral! Podemos marcar o seu retorno agora? Um abraço do Dr.(a) (nome do dentista ou da equipe clínica).
10- (Nome do paciente)! Vamos agendar a sua profilaxia? A prevenção sempre é a melhor escolha para manter o equilíbrio da sua Saúde Oral. Um abraço do Dr.(a) (nome do dentista ou da equipe clínica).
11- (Nome do paciente)! Está na hora de cuidar da sua Saúde Oral! Podemos agendar um horário? Agradecemos a confiança. Conte sempre com a Nossa Equipe (nome da clínica).
12- Olá (nome do paciente)! Já está na hora de cuidar da sua Saúde Oral! Vamos marcar a sua consulta? Agradecemos a confiança. Conte sempre com a Nossa Equipe (nome da clínica).
Conclusão
Conquiste seus pacientes e incentive-os a retornar a sua clínica. Existem várias formas de se comunicar e mantê-los ativos.
O uso de mensagens via Whatsapp, SMS ou mesmo email, podem ajudar o seu consultório ou a sua clínica, a aumentar o engajamento com os seus pacientes.
Programas ou aplicativos personalizados para consultórios e clínicas, estão disponíveis para o uso. Esses programas dispõem de uma inteligência programada para envio de mensagens customizadas. Além disso, diminui a sobrecarga da recepcionista.
É importante pontuar que seus pacientes retornem com mais frequência ao consultório ou a clínica, para realizarem consultas preventivas. Essas consultas são mais rentáveis que você imagina. O investimento feito para o retorno de um paciente ao consultório é inferior ao de um paciente novo.
Quer saber mais sobre como fidelizar e conquistar seus pacientes? Continue acessando nossos conteúdos. Em breve novos textos e muitas novidades!
Leia também: Captação de Pacientes Odontologia: alavanque a sua clínica
